Seguramente en algún momento de tu vida profesional te has preguntado cómo hacer una mejor cotización para tus proyectos. La solicitud de una cotización por parte de un cliente potencial es una señal positiva para la compra y es muy necesaria, pero es un aspecto que siempre puede mejorar.

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Aprender u optimizar las cotizaciones es importante pues presenta la oportunidad perfecta para proporcionar los datos indicados que te permitirán tener un buen cierre de venta. Sigue leyendo este contenido y conoce todo lo que necesitas saber sobre la realización de cotizaciones para tus leads y clientes.

Para realizar una buena cotización es necesario empezar con lo básico para evitar confusiones, por eso a continuación te presentamos el significado de este concepto.

¿Qué es una cotización?

Es un documento donde se establece el costo a pagar relacionado con tu producto o servicio. El precio final determina la cantidad que deberá pagar tu comprador, quien puede considerar este factor como la información más relevante de la cotización de tu proyecto.

Sin embargo, una cotización comercial profesional es mucho más que una cantidad monetaria escrita en un papel. Existen distintos datos que debes mencionar pues te ayudarán a mejorar tus próximas cotizaciones.

Ahora bien, quizá hayas oído el término cotización en otros contextos. No es incorrecto, pero debes mantener siempre presente que la cotización a la que nos referimos cae en la categoría de cotización comercial (independientemente del giro de tu empresa). Para que conozcas los otros significados de cotización te dejamos a continuación un breve repaso de las categorías o tipos de cotización.

1. Cotización bursátil

Este tipo de cotización se refiere a la acción que sucede cuando un activo financiero ha sido admitido dentro del mercado bursátil. En palabras sencillas, es el término que hace referencia a la tasa o cotización oficial que se le otorga a un activo financiero dentro de la bolsa.

Esta cotización es relevante dentro del ámbito financiero o económico, por lo que no tiene una relación directa con el siguiente tipo de cotización.

2. Cotización comercial

Esta cotización es aquella a la que hacemos referencia en este contenido. Como te comentamos, es un documento que normalmente realiza el departamento de ventas (o preventas) para los clientes potenciales.

Cuenta con toda la información necesaria que necesita una persona interesada en un producto o servicio para tomar su decisión.

3. Cotización social

Este último tipo de cotización hace referencia a la cuota que pagan los trabajadores de forma constante para adquirir servicios y beneficios de seguridad social.

Una vez que hemos definido de forma clara y detallada cada uno de los tipos de cotizaciones, podemos continuar explicándote más sobre la cotización comercial.

Esto le da seriedad a la empresa que envía la cotización y otorga una garantía a la persona interesada que considera contratar a la empresa.

Diferencia entre cotización, estimación y presupuesto

En algunas ocasiones, el término cotización se utiliza igual que el concepto de presupuesto. Sin embargo, no significan lo mismo y la razón es muy sencilla.

El presupuesto se refiere a los recursos económicos con los que cuenta una empresa o un cliente para invertir en uno o varios productos, servicios, proyectos. La cotización es el documento donde se le expone a esa empresa o cliente lo que costará ese servicio, producto o proyecto en el que está interesado.

Por lo tanto, la cotización comercial se envía a un posible cliente para que este haga una evaluación y considere si tiene el presupuesto suficiente para contratar a esa empresa o negocio.

Finalmente, la estimación es solo una suposición aproximada de lo que costaría un trabajo. No tiene el nivel de detalle requerido en una cotización.

¿Cómo hacer una cotización en 7 pasos?

  1. Verifica la información de contacto de tu empresa.
  2. Identifica los detalles de la cotización.
  3. Completa la información de tu cliente.
  4. Realiza una descripción del trabajo.
  5. Especifica tus costos detalladamente.
  6. Obtén la firma del cliente.
  7. Revisa los términos y condiciones de la cotización.

1. Verifica la información de contacto de tu empresa

Como primer punto para hacer una cotización necesitas contar con la información de contacto de tu empresa. De este modo, garantizarás que tu cliente dispone de los datos necesarios para establecer la comunicación que requiera con tu compañía en cualquier momento.

Ya sea que forme parte del cuerpo del texto o que aparezca en otras secciones del documento (como el encabezado o a pie de página), asegúrate de incluir la siguiente información:

  • Nombre de la empresa.
  • Dirección de la empresa.
  • Datos de contacto generales de la empresa.
  • Responsable de elaborar la cotización.
  • Número telefónico de oficina.
  • Correo electrónico del responsable de la cotización.

2. Identifica los detalles de la cotización

Al hacer una cotización comercial es importante que consideres los datos específicos que distinguen a este tipo de documento como un referente único de negociación; debes incluir información complementaria como:

  • Número de seguimiento.
  • Fecha de elaboración.
  • Vigencia de la cotización.

Recuerda que los datos de tu cotización se elaboran en condiciones de tiempo específicas, por ello debes cerciorarte de que la información sobre el periodo de vigencia sea clara y legible.

3. Completa la información de tu cliente

Esta información suele contemplar los datos de contacto del cliente, representado por el colaborador de su empresa. Es el referente que facilitará que tú u otros miembros de tu equipo puedan comunicarse con él cuando sea necesario. Los datos mínimos que debes considerar son:

  • Nombre del contacto empresarial.
  • Empresa del cliente.
  • Datos de contacto de tu cliente.

Aunque a primera vista este tipo de información no parece importante, es vital para tener identificada cada cotización y no perderla de vista en ningún momento.

4. Realiza una descripción del trabajo

Este elemento es una síntesis del producto o servicio a comercializar con tu cliente. Procura escribir un resumen de un párrafo; no omitas los detalles que ayuden a tu cliente a entender la relación del precio establecido con el trabajo que se realizará. Debes mencionar al menos la siguiente información:

  • Detalle del proyecto.
  • Descripción de pasos para realizarlos.
  • Tiempo estimado de procesos.
  • Fecha de entrega tentativa.

Asegúrate de contar con la información correcta para hacer tu cotización comercial. No dejes de verificar con tu cliente los detalles necesarios para realizar el proyecto en cuestión. No dudes en preguntar cualquier factor adicional o duda directamente con él, ya que elementos no considerados o malentendidos pueden alterar el cálculo presentado en la cotización.

5. Especifica tus costos detalladamente

Este es un apartado importante porque aquí tu cliente encontrará la relación entre el producto o servicio que desea adquirir y su precio final. Al tratarse de cantidades monetarias, se debe realizar un apartado en el que aparezcan las cantidades, precios unitarios y totales para la adquisición o compra final. Además incluye un desglose específico del cargo de impuestos de acuerdo con las leyes fiscales de tu país. Por último, verifica que tu cotización reúna la descripción, cantidad, precio y cálculo de los siguientes rubros:

  • Nombre del producto o servicio.
  • Cantidad solicitada.
  • Precio por unidad.
  • Precio total.
  • Subtotal.
  • Impuestos.
  • Total de cotización.

Te recomendamos distribuir estos datos por medio de una tabla, de esta manera será más fácil localizar la información necesaria en el momento que se desee.

6. Obtén la firma del cliente

Es un apartado muy importante, ya que aquí se registra la aprobación o visto bueno de tu cliente a través de su firma. Una cotización se elabora para determinar los detalles solicitados por el cliente, a partir de costos principalmente, y es una información importante para tu comprador. No dejes pasar los datos siguientes en esta sección:

  • Nombre del cliente.
  • Descripción del puesto.
  • Nombre de la empresa.

De nueva cuenta, la cotización comercial es un documento importante como un referente en el cierre de venta, por eso la información y aceptación del precio deben ser muy claras y específicas.

7. Revisa los términos y condiciones de la cotización

Por último en este proceso, es conveniente que revises los términos y condiciones, ya que en algunos casos los factores que determinan una cotización pueden modificarse a causa de cambios en el contexto original en el que la cotización fue creada. Esto puede modificar el precio o cotización, por lo que rectificar este apartado de acuerdo con las necesidades específicas de tu cotización es un último paso necesario. Para que estés seguro de haber cumplido este paso, revisa la siguiente información en tu documento de cotización comercial:

  • Disposiciones legales.
  • Requisitos.
  • Reglas.
  • Especificaciones.
  • Estándares de calidad.

Cada cotización debe ser específica y meticulosamente detallada en todos los aspectos que la componen. De esta forma te asegurarás de que el producto o servicio que el cliente obtendrá se ajusta al precio final y condiciones acordadas.

Cómo utilizar la plantilla de cotización de HubSpot para tu proyecto

Ahora te presentamos un ejemplo de una cotización comercial adecuada para tu proyecto hecho con la plantilla de cotización de precios que tenemos preparada para ti. En ella encontrarás todas las instrucciones que necesitas para realizar tus propuestas comerciales exitosamente. A continuación analizaremos brevemente cada uno de estos pasos. Recuerda personalizar cada elemento de acuerdo con las necesidades que tengas.

1. Descarga la plantilla

Ingresa a nuestro sitio y llena el formulario para que puedas descargar la plantilla gratuitamente.

Pantalla para descargar la plantilla de cotización de HubSpot

Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades. Ten en cuenta el programa al que tienes acceso para editar los datos cada vez que envíes una nueva cotización.

Selección del formato de descarga para la plantilla de cotización de HubSpot

2. Agrega la información de contacto de tu empresa

Este espacio es ideal para dejar tus datos de contacto; hazlo con una redacción clara y legible. Esto ayudará al cliente a localizarte cuando lo necesite.

Ejemplo de cotización hecho con la plantilla de HubSpot

3. Incluye los detalles de la cotización

Recuerda que la información de tu cotización comercial es única e identificable con elementos como folio, fecha de elaboración y vigencia de la propuesta. Debes incluir estos datos en un lugar visible, pues serán el referente con el cual se podrá identificar y rastrear posteriormente este elemento.

Ejemplo de cotización, sección de número de identificación y vigencia

4. Anota la información del cliente

Este espacio te servirá para vaciar los datos de identificación más importantes de tu cliente. También es una oportunidad para que el cliente verifique sus propios datos (a fin de evitar posibles errores de contacto en cualquier momento de la relación comercial). 

Ejemplo de cotización, sección de datos del cliente

5. Recuerda agregar la descripción del trabajo

Debes mencionar todos los pasos o elementos necesarios para llevar a cabo el servicio o realizar el producto sujeto a cotización. Puedes tener una descripción tan breve o extensa como lo necesites, solo asegúrate de escribir los detalles que son importantes para el conocimiento de tu cliente.

Sección para describir los productos o servicios en una cotización, hecho con la plantilla de HubSpot

6. Anota los costos detallados

Primero, marca cuál es el precio mínimo por unidad o costo unitario, y después especifica la cantidad del producto o la frecuencia de cada servicio en la cotización. Para lograrlo utiliza una tabla de datos y usa sus columnas para especificar el costo, cantidades e impuestos dentro de tu cotización comercial.

Cómo llenar la sección de detalles de costes de la plantilla de cotizaciones de HubSpot

De esta manera podrás relacionar la información monetaria en columnas que sean fáciles de identificar por tu cliente en cualquier momento. 

7. Incluye la firma del cliente

Antes de iniciar con los preparativos para cumplir con el trabajo encomendado, asegúrate de contar con la aprobación de tu cliente en todos los detalles que involucre el trabajo a realizar, además de tu cotización.

Ejemplo de cotización hecho con la plantilla de HubSpot, sección de firma de autoriación

Ten en cuenta que este campo garantiza que las condiciones, tiempos y costos descritos en tu cotización son del conocimiento de tu cliente, por lo que debe ser firmado, ya sea de manera física o digital.

8. Explica los términos y condiciones

Además de la información derivada del desglose de costos y su vigencia, la información de esta sección te servirá para clarificar cualquier vinculación legal que sea necesaria.

Ejemplo de la sección de términos y condiciones en la plantilla de HubSpot para hacer cotizaciones

Adapta esta sección con base en las características e implicaciones legales de tu producto o servicio. Cerciórate de que las cláusulas aquí escritas sean claras y específicas, tanto para tu empresa como para el cliente, en función del producto o servicio que realizarás.

Para que tengas una mejor idea de cómo hacer una, te compartimos unos cuantos ejemplos más.

3 Ejemplos de cotización con la plantilla gratuita

1. Ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Una cafetería con varias sucursales en Buenos Aires necesita un nuevo diseño web para su nuevo servicio de venta en línea. Se pone en contacto con Webbyntastic que tiene buena reputación, sobre todo por su servicio de mantenimiento web.

Información de la compañía

Información de la compañía en un ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Identificación de la cotización

Identificación de la cotización en la plantilla de cotización de HubSpot para una empresa de desarrollo web

Información del cliente

Ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web con información del cliente

Descripción del trabajo

Descripción del trabajo en la cotización de una empresa desarrolladora web

Costos detallados

Costos detallados en un jemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Firma del cliente

Ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Términos y condiciones

Términos y condiciones en un ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

2. Ejemplo de cotización de una agencia de creación de contenido

Imagina que una organización privada desea que una agencia se encargue de crear los contenidos que publicará en sus redes sociales y en otros medios de comunicación. La idea es que la estrategia de relaciones públicas y branding se crea en la organización y la agencia se encarga únicamente de crear el contenido para su blog, newsletter, artículos en periódicos y revistas, así como la producción de videos.

Información de la compañía

Información de una agencia de creación de contenido en un ejemplo de cotización

Identificación de la cotización

En este caso no hay número de cuenta del cliente porque es la primera vez que tiene contacto con la agencia. Hasta que se reciba el primer pago de este proyecto, se abre la cuenta.

Identificación de la cotización en ejemplo de cotización para una agencia de creación de contenido

Información del cliente

Información del cliente en ejemplo del uso de la plantilla de cotización para una agencia

Descripción del trabajo

Descripción del trabajo en la plantilla de cotización para una agencia de creación de contenido

Costos detallados

En este caso es importante definir que los costos se toman en cuenta mes a mes, para que en el caso de que se interrumpa la relación, ambas partes conozcan cuánto material debe entregarse y que se pague la cantidad que se especifica.

Ejemplo costos detallados de una cotización para una agencia de creación de contenido

Firma del cliente

Ejemplo de cotización hecho con la plantilla de HubSpot para una agencia de creación de contenido

Términos y condiciones

Términos y condiciones de una cotización hecha con la plantilla de cotización de HubSpot

3. Ejemplo de cotización de un centro de atención a clientes

En este otro ejemplo hablaremos de una compañía que ofrece servicios de atención a clientes para empresas que tienen un alto volumen de consultas por teléfono o redes sociales (aunque no sea una organización tan grande). En este caso el cliente interesado es una institución educativa y necesita una compañía que pueda ayudarla con las consultas que recibirán con el nuevo ciclo escolar. Además de la atención por teléfono desean configurar un bot para WhatsApp que les permita gestionar mejor la atención.

Información de la compañía

Información de la compañía en un ejemplo de cotización de un centro de atención a clientes

Identificación de la cotización

Identificación de la cotización en ejemplo de cotización de un centro de atención a clientes

Información del cliente

Uso de la plantilla de cotización de HubSpot para un centro de atención a clientes

Descripción del trabajo

Descripción del trabajo en la plantilla de cotización HubSpot para un centro de atención a clientes

Costos detallados

Costos detallados en una cotización de un centro de atención a clientes hecho con la plantilla de cotización de HubSpot

Firma del cliente

Firma del cliente en ejemplo de cotización de un centro de atención a clientes

Términos y condiciones

Términos y condiciones en ejemplo de cotización de un centro de atención a clientes

Como puedes ver, cada empresa y cada cliente necesitarán elementos distintos. Por eso también queremos que tengas en cuenta algunos consejos para que tu cotización comercial sea efectiva.

6 consejos adicionales para tu cotización 

Debido a que una cotización es un documento clave en el proceso de comunicación comercial que se tiene con un cliente, debes esmerarte en la calidad y detalle que contiene. Sigue los consejos siguientes y lograrás que tu cotización sea un referente sólido y confiable para tu cliente.

1. Contempla distintos métodos de pago

Considera que tu cliente puede efectuar el pago de tu producto o servicio por medios bancarios tradicionales, digitales o directa en forma de efectivo. Cuantas más opciones de pago tengas habilitadas, será más fácil que él pague cuando tome la decisión de efectuar la compra.

2. Marca las condiciones de pago

Puedes implementar esquemas de descuentos por el concepto de pago por adelantado o establecer calendarios programados para cada cuota de pago. Estas condicionantes afectarán directamente la forma en que tu cliente realizará la compra. Por ejemplo, puedes marcar un descuento porcentual cuando se realiza una compra en una sola exhibición, en efectivo o en otro método de pago.

Además puedes indicar otras opciones de pago después de la fecha de entrega en periodos posteriores de 30, 60 o 90 días.

3. Especifica las condiciones de ejecución o envío

Sobre todo en el caso de los productos físicos, tienes que determinar el lugar y fecha en que se realizará la entrega. En caso de no hacerlo, corres el riesgo de experimentar un malentendido con tu cliente en el momento de entregarle el producto. Para los servicios digitales debes señalar claramente los horarios de atención disponibles y las tareas que se desarrollarán en cada fase. 

4. Clarifica costos adicionales

Puede ser que tu producto o servicio requiera cubrir costos asociados directamente con su funcionamiento, pero que no forman parte de la cotización en cuestión. Señala todos los costos vinculados, de tal manera que tu cliente pueda conocer esta información desde el principio.

5. Verifica tu información 

Recuerda que una cotización comercial es un documento que representa a la empresa ante un cliente potencial. Por tanto, recurre a todos involucrados en la negociación para asegurarte de que la información que tendrá el cliente es adecuada y actualizada. No dudes en preguntar a otras áreas la posibilidad de algún cambio o ajuste que pueda modificar el contenido de tu cotización.

6. Automatiza el proceso

A medida que tu negocio comienza a crecer, con toda seguridad te verás obligado a automatizar el proceso de cotizaciones. Si bien tener plantillas predeterminadas es una gran manera de agilizar el proceso, también puedes evaluar un software que te permita automatizar la tarea. Así conseguirás responder a todas tus solicitudes en el menor tiempo posible y dedicar más tiempo a tus otras tareas.

Ahora que conoces cómo puedes hacer una cotización profesional para tu cliente, podrás enviar una propuesta comercial completa e integral. Tan solo tienes que adaptar estos consejos de acuerdo con el giro de tu empresa, llenar todos los campos necesarios de la plantilla y prepararte para conseguir más ventas.

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Publicado originalmente el 02 de agosto de 2021, actualizado el 04 de agosto de 2021

Topics:

Emprendimiento