Seguramente en algún momento de tu vida profesional te has preguntado cómo hacer una mejor cotización para tus proyectos. En definitiva, la solicitud de una cotización por parte de un cliente potencial es una señal positiva para la compra; en ese momento es muy importante proporcionar los datos indicados: así es como lograrás un buen cierre de venta.

¿Qué es una cotización?

Ahora bien, para lograr realizar una buena cotización, es necesario empezar con lo básico para evitar confusiones. Una cotización es un documento donde se establecen el coste a pagar relacionado con tu producto o servicio, el precio final determina la cantidad que deberá pagar tu comprador —quien puede considerar este factor como la información más relevante de la cotización de tu proyecto.

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Sin embargo, una cotización profesional es mucho más que una cantidad monetaria escrita en un papel, existen distintos datos que debes asegurarte de cubrir completamente que te explicaremos detalladamente en el proceso siguiente que te ayudará a mejorar tus próximas cotizaciones.

1. Verifica la información de contacto de tu empresa

Como primer punto para hacer una cotización necesitas contar con la información de contacto de tu empresa. De este modo, tendrás por seguro que tu cliente dispone de tus datos necesarios para establecer la comunicación que requiera con tu compañía en cualquier momento.

Ya sea que forme parte del cuerpo del texto, o bien que aparezca en otras secciones del documento (como el encabezado o a pie de página), asegúrate de incluir la siguiente información:

  • Nombre de la empresa.
  • Dirección de la empresa
  • Datos de contacto generales de la empresa
  • Responsable de elaborar la cotización
  • Número telefónico de oficina
  • Correo electrónico del responsable de la cotización

2. Identifica los detalles de la cotización

Al hacer una cotización es importante que consideres los datos específicos que distinguen a este tipo de documento como un referente único de negociación; debes incluir información complementaria como:

  • Número de seguimiento
  • Fecha de elaboración
  • Vigencia de la cotización 

Recuerda que los datos de tu cotización son elaborados en condiciones de tiempo específicas, por ello debes asegúrate de que la información al respecto del periodo de vigencia sea clara y legible.

3. Completa la información de tu cliente

Esta información suele contemplar los datos de contacto del cliente representado por el colaborador de su empresa. Es el referente que facilitará que tú u otros miembros de tu equipo puedan comunicarse con él cuando sea necesario. Los datos mínimos que debes considerar son:

  • Nombre del contacto empresarial
  • Empresa del cliente
  • Datos de contacto de tu cliente

Aunque a primera vista este tipo de información no parece importante, es vital para tener identificada cada cotización y no perderla de vista en ningún momento.

4. Realiza una descripción del trabajo

Este elemento es una síntesis del producto o servicio a comercializar con tu cliente. Procura escribir un resumen de un párrafo; no omitas los detalles que ayuden a tu cliente a entender la relación del precio establecido con el trabajo que se realizará. Debes mencionar al menos la siguiente información:

  • Detalle del proyecto
  • Descripción de pasos para realizarlos
  • Tiempo estimado de procesos
  • Fecha de entrega tentativa

Asegúrate de contar con la información correcta para hacer tu cotización. No dejes de verificar con tu cliente los detalles necesarios para realizar el proyecto en cuestión; no dudes en preguntar cualquier factor adicional o duda directamente con él —ya que elementos no considerados o malentendidos pueden alterar el cálculo presentado en la cotización.

5. Especifica tus costes detalladamente

Este es un apartado importante porque aquí tu cliente encontrará la relación entre el producto o servicio que desea adquirir y su precio final. Al tratarse de cantidades monetarias, se debe realizar un apartado en el que aparezcan las cantidades, precios unitarios y totales para la adquisición o compra final. Además incluye un desglose específico del cargo de impuestos de acuerdo con las leyes fiscales de tu país. Por último, verifica que tu cotización posea la descripción, cantidad, precio y cálculo de los siguientes rubros:

  • Nombre del producto o servicio
  • Cantidad solicitada
  • Precio por unidad
  • Precio total
  • Subtotal
  • Impuestos
  • Total de cotización

Te recomendamos distribuir estos datos por medio de una tabla, de esta manera será más fácil localizar la información necesaria en el momento que se desee de una manera más sencilla.

6. Obtén la firma del cliente

Es un apartado muy importante, ya que es el que te permite registrar  la aprobación o visto bueno de tu cliente a través de su firma. Una cotización se elabora para determinar los detalles solicitados por el cliente, a partir de costes principalmente, y es una información importante para tu comprador. No dejes pasar los datos siguientes en esta sección:

  • Nombre del cliente
  • Descripción del puesto
  • Nombre de la empresa

De nueva cuenta, la cotización es un documento importante como un referente en el cierre de venta, por eso la información y aceptación del precio deben ser muy claras y específicas.

7. Revisa los términos y condiciones de la cotización

Por último en este proceso, es conveniente que revises los términos y condiciones, ya que en algunos casos los factores que determinan una cotización pueden modificarse a causa de cambios en el contexto original en el que la cotización fue creada. Esto puede modificar el precio o cotización, por lo que rectificar este apartado de acuerdo con las necesidades específicas de tu cotización es un último paso necesario. Para que estés seguro de haber cumplido este paso revisa la siguiente información en tu documento de cotización:

  • Disposiciones legales
  • Requisitos
  • Reglas
  • Especificaciones
  • Estándares de calidad

Cada cotización debe ser específica y detallada meticulosamente en todos los aspectos que la componen. De esta forma te asegurarás de que el producto o servicio que el cliente obtendrá se ajusta al precio final y condiciones acordadas.

Ejemplo de cotización de un proyecto

Ahora te presentamos un ejemplo de una cotización adecuada para tu proyecto hecho con la plantilla de cotización de precios que tenemos preparada para ti. En ella encontrarás todas las instrucciones que necesitas para realizar tus propuestas comerciales exitosamente. A continuación analizaremos brevemente cada uno de estos pasos. Recuerda personalizar cada elemento de acuerdo con las necesidades que tengas.

1. Información de contacto de tu empresa

Este espacio es ideal para dejar tus datos de contacto en una redacción clara y legible. Esto ayudará al cliente a localizarte cuando lo necesite.

Ejemplo de cotización hecho con la plantilla de HubSpot

2. Detalles de la cotización

Recuerda que la información de tu cotización es única e identificable con elementos como folio, fecha de elaboración y vigencia de la propuesta. Debes incluir estos datos en un lugar claro y visible, pues serán el referente con el cual se podrá identificar y rastrear posteriormente este elemento.

Ejemplo de cotización, sección de número de identificación y vigencia

3. Información del cliente

Este espacio te servirá para vaciar los datos de identificación más importantes de tu cliente. También es una oportunidad para que el cliente verifique sus propios datos (a fin de evitar posibles errores de contacto en cualquier momento de su relación comercial). 

Ejemplo de cotización, sección de datos del cliente

4. Descripción del trabajo

Debes mencionar todos los pasos o elementos necesarios para llevar a cabo el servicio o realizar el producto sujeto a cotización. Puedes tener una descripción tan breve o extensa como lo necesites, solo asegúrate de escribir los detalles que son importantes para el conocimiento de tu cliente.

Sección para describir los productos o servicios en una cotización, hecho con la plantilla de HubSpot

5. Costos detallados

Primero, marca cuál es el precio mínimo por una unidad o coste unitario, y después especifica la cantidad del producto o la frecuencia de cada servicio en la cotización. Para lograrlo utiliza una tabla de datos y usa sus columnas para especificar el costo, cantidades e impuestos dentro de tu cotización.

Cómo llenar la sección de detalles de costes de la plantilla de cotizaciones de HubSpot

De esta manera podrás relacionar la información monetaria en columnas que sean fáciles de identificar por tu cliente en cualquier momento. 

6. Firma del cliente

Antes de iniciar con los preparativos para cumplir con el trabajo encomendado asegúrate de contar con la aprobación de tu cliente en todos los detalles que involucre el trabajo a realizar, además de tu cotización.

Ejemplo de cotización hecho con la plantilla de HubSpot, sección de firma de autoriación

Ten en cuenta que este campo asegura que las condiciones, tiempos y costes descritos en tu cotización son del conocimiento de tu cliente, por lo que debe ser firmado, ya sea de manera física o digital.

7. Términos y condiciones

Además de la información derivada del desglose de costes y su vigencia temporal, la información de esta sección te servirá para clarificar cualquier vinculación legal que sea necesaria.

Ejemplo de la sección de términos y condiciones en la plantilla de HubSpot para hacer cotizaciones

Adapta esta sección con base en las características e implicaciones legales de tu producto o servicio. Verifica que las cláusulas aquí escritas sean claras y específicas, tanto para tu empresa como para el cliente, en función del producto o servicio que realizarás.

6 consejos adicionales para tu cotización 

Debido a que una cotización es un documento clave en el proceso de comunicación comercial que se tiene con un cliente, debes esmerarte en la calidad y detalle que contiene. Sigue los consejos siguientes y lograrás que tu cotización sea un referente sólido y confiable para tu cliente.

1. Contempla distintos métodos de pago

Considera que tu cliente puede efectuar el pago de tu producto o servicio por medios bancarios tradicionales, digitales o directa en forma de efectivo. Cuantas más opciones de pago tengas habilitadas, será más fácil que él pague cuando tome la decisión de efectuar la compra.

2. Marca las condiciones de pago

Puedes implementar esquemas de descuentos por el concepto de pago por adelantado o establecer calendarios programados para cada cuota de pago. Estas condicionantes afectarán directamente la forma en que tu cliente realizará la compra. Por ejemplo, puedes marcar un descuento porcentual cuando se realiza una compra en una sola exhibición, en efectivo o en otro método de pago. Además, puedes indicar otras opciones de pago después de la fecha de entrega en periodos posteriores de 30, 60 o 90 días.

3. Especifica las condiciones de ejecución o envío

Sobre todo en el caso de los productos físicos, tienes que determinar el lugar y fecha en que se realizará la entrega. En caso de no hacerlo, corres el riesgo de experimentar un malentendido con tu cliente en el momento de entregarle el producto. Para los servicios digitales debes señalar claramente los horarios de atención disponibles y las tareas que se desarrollarán en cada fase. 

4. Clarifica costes adicionales

Puede ser que tu producto/servicio requiera cubrir costes asociados directamente con su funcionamiento, pero que no forman parte de la cotización en cuestión. Señala todos los costes vinculados de tal manera que tu cliente pueda conocer esta información desde el principio.

5. Verifica tu información 

Recuerda que una cotización es un documento que representa a la empresa ante un cliente potencial. Por tanto, recurre a todos involucrados en la negociación para asegurarte de que la información que tendrá el cliente es adecuada y actualizada. No dudes en preguntar a otras áreas la posibilidad de algún cambio o ajuste que pueda modificar el contenido de tu cotización.

6. Automatiza el proceso

A medida que tu negocio comienza a crecer, con toda seguridad te verás obligado a automatizar el proceso de cotizaciones. Si bien tener plantillas predeterminadas es una gran manera de agilizar el proceso, también puedes evaluar un software que te permita automatizar la tarea. Así conseguirás responder a todas tus solicitudes en el menor tiempo posible y dedicar más tiempo a tus otras tareas.

Ahora que conoces cómo puedes hacer una cotización profesional para tu cliente, podrás enviar una propuesta comercial completa e integral. Tan solo tienes que adaptar estos consejos de acuerdo con el giro de tu empresa, llenar todos los campos necesarios de la plantilla y prepararte para conseguir venta tras venta.

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Publicado originalmente en diciembre 16 2020, actualizado diciembre 16 2020

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Emprendimiento