Cómo hacer una cotización (incluye ejemplos y plantilla)

Seguramente en algún momento de tu vida profesional te has preguntado cómo hacer una mejor cotización para tus proyectos. La solicitud de una cotización formal por parte de un cliente potencial es una señal positiva para la compra, y es un aspecto que siempre puede mejorar.

Elaborar y optimizar tus cotizaciones es una gran oportunidad para proporcionarles a tus clientes potenciales toda la información que necesitan para cerrar ese trato que tanto deseas. Sigue leyendo este contenido y conoce todo lo que requieres saber sobre la realización de una cotización para tus leads y clientes.

Índice de contenidos

¿Qué es una cotización?
Elementos de una cotización
Para qué sirve una cotización
Diferencia entre cotización, estimación y presupuesto
¿Cómo hacer una cotización en 7 pasos?
Cómo utilizar la plantilla de cotización de HubSpot para tu proyecto
5 ejemplos de cotización con la plantilla gratuita
6 consejos adicionales para tu cotización
Software para crear cotizaciones

Para realizar una buena cotización es necesario conocer los puntos clave y los pasos básicos.

Crea cotizaciones de alta calidad

Cuéntanos un poco de ti para acceder a la plantilla

Qué es una cotización

Una cotización es un documento en el que se establece el costo a pagar por un producto o servicio. El precio final determina la cantidad que deberá pagar tu comprador o cliente, quien puede considerar este factor como la información más relevante de la cotización de tu proyecto.

Sin embargo, una cotización formal es mucho más que una cantidad monetaria escrita en un papel. Existen distintos datos que debes incluir (indistintamente del sector de tu empresa).

Elementos de una cotización

Independientemente de los fines de una cotización, habrá elementos fundamentales que todas deben incluir. Pudiera ser una cotización de servicio o comercial (como la que trataremos aquí), una cotización bursátil o un cotización social (cuota que pagan los trabajadores de forma constante para adquirir servicios o beneficios de seguridad social). Aun así todas deben exponer claramente esta información:

Datos del negocio: estos son fundamentales para que tu prospecto o cliente sepa de qué empresa está recibiendo esa cotización. Es imprescindible incluir el nombre de la empresa o del prestador de servicio, página web, redes sociales o medios de contacto e incluso podrías incluir la dirección.
Datos del cliente: hay que dirigir tu cotización hacia alguien, entonces debes agregar el nombre del representante de la empresa a la que le estás ofreciendo un producto o servicio, cargo y empresa a la que pertenece.
Concepto: es la descripción de lo que ofreces en esta cotización, es decir, qué servicio o producto brindas, en qué consiste y sus alcances. Esto debe describirse de una forma breve, pero muy clara.
Importes: este factor es crucial porque es la base del objetivo de una cotización: dar a conocer al lead o cliente cuánto cuesta lo que ofreces. Puede ser una cantidad total o, si es necesario, con el desglose de las cifras que corresponden a cada parte o proceso del servicio. Cuanto más detallado seas, más orden y coherencia tendrá tu documento. Cuando se realizan negocios internacionales debes indicar también la moneda en la que se ejecutará la operación.
Modos o métodos de pago: es importante aclarar los métodos de pago con que cuentas, o si tienes alguna restricción. Además, puedes especificar ciertas condiciones, por ejemplo, si incluye impuestos, si hay algún descuento especial por el pago total, si se puede dividir el monto total en mensualidades, etc.
Cómo será la entrega del servicio: se refiere al tiempo en que debe entregarse el servicio completo que se ha propuesto en la cotización, los plazos para desarrollarlo o las etapas necesarias para que el servicio se concrete.
Garantías y soporte: aunque es un elemento que no siempre aplica, ya que depende del producto o servicio que cotizas, es importante agregar qué tipo de garantías o soporte brindas.
Políticas o términos legales: aquí incluyes todos los aspectos generales y particulares relacionados con esta cotización, es decir, qué es lo posible y qué resulta inviable. Todos los límites deben quedar claros, tanto para el cliente como para ti.
Comentarios adicionales: si así se requiere, es factible establecer comentarios, notas o precisiones, pero esto no es obligatorio.

A partir de estos elementos, puedes crear un formato de cotización personalizado para tu negocio, que sea útil para todas las cotizaciones que hagas.

Para qué sirve una cotización

La cotización sirve primordialmente para que la información respecto a las características y el costo de productos o servicios tenga un respaldo, tanto para la compañía como para el consumidor.

Este documento le da seriedad a la empresa que envía la cotización porque especifica en detalle lo que ofrece, lo que cuesta y el tiempo de vigencia de la oferta. También otorga una garantía al cliente que considera contratar a la empresa.

Diferencia entre cotización, estimación y presupuesto

En algunas ocasiones, la cotización se confunde con el presupuesto o con una estimación. Sin embargo, estos tres conceptos no significan lo mismo.

El presupuesto se refiere a los recursos económicos que tiene una empresa o un cliente para invertir en uno o varios productos, servicios, proyectos. La cotización es el documento donde se le expone a esa empresa o cliente lo que costará ese servicio, producto o proyecto en el que está interesado.

Por lo tanto, la cotización comercial se envía a un posible cliente para que este haga una evaluación y considere si tiene el presupuesto suficiente para contratar a esa empresa o negocio.

Finalmente, la estimación es solo una suposición aproximada de lo que costaría un trabajo. No tiene el nivel de detalle requerido en una cotización.

Cómo hacer una cotización en 7 pasos

Verifica la información de contacto de tu empresa.
Identifica los detalles de la cotización.
Completa la información de tu cliente.
Realiza una descripción del trabajo.
Especifica tus costos detalladamente.
Obtén la firma del cliente.
Revisa los términos y condiciones de la cotización.

1. Verifica la información de contacto de tu empresa

El primer punto para elaborar una cotización es añadir la información de contacto de tu empresa. De este modo, garantizarás que tu cliente dispone de los datos esenciales para establecer la comunicación con tu compañía en cualquier momento.

Ya sea que forme parte del cuerpo del texto o que aparezca en otras secciones del documento (como el encabezado o a pie de página), asegúrate de incluir:

Nombre de la empresa
Dirección de la empresa
Datos de contacto generales de la empresa (teléfonos, correo electrónico, sitios web)
Responsable de elaborar la cotización y sus datos específicos (nombre, puesto, extensión telefónica, correo)

2. Identifica los detalles de la cotización

Al hacer una cotización comercial es importante anotar los datos específicos de cada documento, pues cada cotización es una negociación única. Debes incluir información complementaria como:

Número de seguimiento
Fecha de elaboración
Vigencia de la cotización

Recuerda que los productos o servicios que ofreces se elaboran a partir de condiciones de tiempo específicas, por ello debes cerciorarte de que la información sobre el periodo de vigencia sea clara.

3. Completa la información de tu cliente

Así como el cliente tiene los datos de la empresa para establecer contacto, la empresa debe tener información del consumidor para que tú u otros miembros de tu equipo puedan comunicarse con él cuando sea necesario. Los datos mínimos que debes considerar son:

Nombre del contacto empresarial
Empresa
Datos de contacto de tu cliente

Recuerda que dicha información es vital para elaborar cada cotización.

4. Realiza una descripción del trabajo

Este elemento es una síntesis del producto o servicio a comercializar. Procura escribir un resumen de un párrafo; no omitas los detalles que ayuden a tu cliente a entender la relación del precio establecido con el trabajo que se realizará. Debes mencionar al menos la siguiente información:

Detalle del proyecto
Descripción de pasos
Tiempo estimado de cada proceso
Fecha de entrega tentativa

Asegúrate de contar con la información correcta para hacer tu cotización comercial (tus recursos, tus gastos, tus tiempos ). Verifica con tu cliente los detalles del proyecto en cuestión. Aclara cualquier duda o factor adicional directamente con él para que no haya deficiencias o malentendidos que alteren el cálculo presentado en la cotización.

5. Especifica tus costos detalladamente

Este es un apartado importante porque para tu cliente resulta relevante entender la relación entre el producto o servicio que desea adquirir y su precio final. Al tratarse de cantidades monetarias, se debe incluir un apartado en el que aparezcan las cantidades, precios unitarios y totales para la adquisición o compra final.

Además, asegúrate de añadir un desglose específico del cargo de impuestos de acuerdo con las leyes fiscales de tu país. Por último, verifica que tu cotización reúna la descripción, cantidad, precio y cálculo de los siguientes rubros:

Nombre del producto o servicio
Cantidad solicitada
Precio por unidad
Precio total
Subtotal
Impuestos
Total de cotización

Te recomendamos distribuir estos datos en una tabla, de esta manera será más fácil localizar la información en el momento que se desee.

6. Obtén la firma del cliente

Es un apartado indispensable, ya que aquí se registra la aprobación o visto bueno de tu cliente por medio de su firma. La cotización determina los detalles del producto o servicio solicitado y los costos, por lo que, tanto el cliente como el proveedor, deben llegar a un acuerdo en el que ambos estén satisfechos. No dejes pasar los datos siguientes en esta sección:

Nombre del cliente
Descripción del puesto
Nombre de la empresa

De nueva cuenta, la cotización comercial es un referente en el cierre de venta, por eso la información y aceptación del precio deben ser muy claras y específicas.

7. Revisa los términos y condiciones de la cotización

Por último, es conveniente revisar los términos y condiciones, ya que en algunos casos la cotización puede modificarse a causa de cambios en el contexto que perjudiquen la situación original para la cual la cotización fue creada.

Si el cliente solicita cambios durante el proceso de trabajo, eso puede modificar el precio de la cotización. Por eso es necesario establecer y cumplir con:

Disposiciones legales
Requisitos
Reglas
Especificaciones
Estándares de calidad

Cada cotización debe ser específica y meticulosa en todos los aspectos que la componen. De esta forma te aseguras de que el producto o servicio que el cliente obtendrá se ajusta al precio final y condiciones acordadas.

Si tú o el cliente incumplen los términos establecidos, es natural que haya ajustes a la cotización y los términos deben indicar cómo se asumirán si eso sucede.

Cómo utilizar la plantilla de cotización de HubSpot para tu proyecto

Ahora te presentamos un ejemplo de una cotización comercial hecho con la plantilla de cotización de precios que tenemos preparada para ti. En ella encontrarás todas las instrucciones necesarias para realizar tus propuestas comerciales exitosamente. A continuación, analizaremos brevemente cada paso. Recuerda personalizar cada elemento de acuerdo con las necesidades que tengas.

1. Descarga la plantilla

Ingresa a nuestro sitio y llena el formulario para descargar la plantilla gratuitamente.

Pantalla para descargar la plantilla de cotización de HubSpot

Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades. Ten en cuenta el programa al que tienes acceso para editar los datos cada vez que envíes una nueva cotización.

2. Agrega la información de contacto de tu empresa

Este espacio es ideal para consignar tus datos de contacto; utiliza una tipografía legible. Esto ayudará al cliente a localizarte cuando lo necesite.

Ejemplo de cotización hecho con la plantilla de HubSpot

3. Incluye los detalles de la cotización

Recuerda que la información de tu cotización comercial es única y la puedes identificar con elementos como folio, fecha de elaboración y vigencia de la propuesta. Debes incluir estos datos en un lugar visible, pues serán el referente con el cual se podrá rastrear posteriormente este documento.

Ejemplo de cotización, sección de número de identificación y vigencia

4. Anota la información del cliente

Este espacio te servirá para colocar los datos de contacto de tu cliente. También es una oportunidad para que el cliente verifique sus información (a fin de mantener la comunicación en cualquier momento de la relación comercial).

Ejemplo de cotización, sección de datos del cliente

5. Recuerda agregar la descripción del trabajo

Debes mencionar todos los pasos o elementos necesarios para llevar a cabo el servicio o elaborar el producto sujeto a cotización. Puedes tener una descripción tan breve o extensa como lo necesites, solo asegúrate de escribir los detalles esenciales para el conocimiento de tu cliente.

Sección para describir los productos o servicios en una cotización, hecho con la plantilla de HubSpot

6. Anota los costos detallados

Primero, anota el costo unitario o precio por unidad, después especifica la cantidad (del producto) o la frecuencia (de cada servicio) en la cotización. Puedes usar una tabla u hoja de cálculo y usar las columnas para detallar el costo, cantidades e impuestos de tu cotización comercial.

Cómo llenar la sección de detalles de costes de la plantilla de cotizaciones de HubSpot

De esta manera podrás presentar las cantidades en columnas que sean fáciles de identificar por tu cliente en cualquier momento.

7. Incluye la firma del cliente

Antes de iniciar con los preparativos para cumplir con el trabajo encomendado, asegúrate de contar con la aprobación de tu cliente en todos los detalles que involucre el trabajo a realizar, además de tu cotización.

Ejemplo de cotización hecho con la plantilla de HubSpot, sección de firma de autoriación

Este campo garantiza que las condiciones, tiempos y costos descritos en tu cotización son del conocimiento de tu cliente, por lo que debe firmarlo, ya sea de manera física o digital.

8. Explica los términos y condiciones

Además de la información derivada del desglose de costos y su vigencia, la información de esta sección te servirá para clarificar cualquier vinculación legal que sea necesaria.

Ejemplo de la sección de términos y condiciones en la plantilla de HubSpot para hacer cotizaciones

Adapta esta sección con base en las características e implicaciones legales de tu producto o servicio. Cerciórate de que las cláusulas aquí escritas sean claras y específicas, tanto para tu empresa como para el cliente, en función del producto o servicio que realizarás.

Si deseas ampliar esta sección, te invitamos a que veas el siguiente video sobre «¿Cómo hacer una cotización?»:

Ahora ya conoces todas las secciones que debe incluir una cotización, pero para que tengas una mejor idea de cómo hacer una, te compartimos unos cuantos ejemplos. Recuerda que con HubSpot tienes un software para cotizaciones que te ayudará en esta labor.

7 ejemplos de cotización con la plantilla gratuita

1. Ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Una cafetería con varias sucursales en Buenos Aires necesita un nuevo diseño web para su nuevo servicio de venta en línea. Se pone en contacto con Webbyntastic que tiene buena reputación, sobre todo por su servicio de mantenimiento web.

Información de la compañía

Información de la compañía en un ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Identificación de la cotización

Identificación de la cotización en la plantilla de cotización de HubSpot para una empresa de desarrollo web

Información del cliente

Ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web con información del cliente

Descripción del trabajo

Descripción del trabajo en la cotización de una empresa desarrolladora web

Costos detallados

Costos detallados en un jemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Firma del cliente

Ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Términos y condiciones

Términos y condiciones en un ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

2. Ejemplo de cotización de una agencia de creación de contenido

Imagina que una organización privada desea que una agencia se encargue de crear los contenidos que publicará en sus redes sociales y en otros medios de comunicación. La idea es que la estrategia de relaciones públicas y branding se realiza en la organización y la agencia se encarga únicamente de crear el contenido para su blog, boletín, artículos en periódicos y revistas, así como la producción de videos.