Cómo definir el organigrama de tu agencia de marketing o publicidad

La mayoría de las agencias de marketing en Latinoamérica crecen de manera reactiva, es decir, la contratación de nuevo personal depende de las necesidades de los clientes: al obtener un cliente nuevo, contratan un nuevo ejecutivo de cuenta; o si el cliente pregunta por servicios de desarrollo web, deciden emplear un programador.

Así es como el reclutamiento de personal y la estructura de organigramas en las agencias de marketing fácilmente se convierten en una reacción ante una necesidad, en vez de una ejecución de acuerdo con un plan de crecimiento.

Esta estrategia no está mal, pero tampoco es la ideal. Especialmente si, a medida que pasa el tiempo, tu agencia de marketing mejora el pronóstico de sus ventas, el crecimiento anticipado y el modelo de retención de clientes a largo plazo. Si puedes predecir el estado financiero de tu agencia de marketing a 6 o 12 meses, también puedes anticipar las necesidades de roles y aptitudes que tu equipo merece.

Un organigrama para tu agencia de publicidad ayudará a que estructures tu trabajo correctamente, y tus clientes lo notarán.

7 Beneficios de tener un organigrama en tu agencia de marketing digital

Aunque reflexionar en las metas actuales y futuras del organigrama de tu agencia de marketing puede parecer una práctica desactualizada, existe un método de diseño que es muy útil y relevante hoy en día. De esta manera podrás:

1. Entender los roles de tu equipo y alinear las metas de acorde a estas aptitudes

No caigas en el error de tener a una persona cubriendo varios cargos o roles a la vez, pues a largo plazo resulta poco efectivo y tus colaboradores tarde o temprano se desgastarán. El organigrama de una agencia de publicidad o de marketing te ayudará a definir los roles. 

2. Demostrar a tu equipo por qué su rol es importante e indispensable en la agencia de marketing

Darle responsabilidades específicas a tus colaboradores no solo incrementa su efectividad sino que también les da sentido de pertenencia, lo cual tiene un efecto directo en su desempeño.

3. Definir una estructura de comunicación entre la compañía y los canales que existen

Sin una estructura definida dentro de tu negocio será cada vez más complicado establecer un canal claro de comunicación entre colaboradores. Un organigrama te permite asegurar que, independientemente de dónde se origine el mensaje, las comunicaciones no se pierdan o queden archivadas en un correo electrónico.

4. Revelar el modelo de la toma de decisiones en tu agencia de marketing

La estructura organizacional es clave en la toma de decisiones, pues brinda un panorama claro de las personas que están involucradas en un proyecto en específico. También te ayuda a proyectar cómo se verá tu empresa en un número determinado de años en función de los escenarios que tengas en mente: ¿podrás unir áreas?, ¿debes contratar más personas?, ¿hay un área que no está funcionando bien?

5. Aclarar el crecimiento profesional de cada uno de los miembros en tu equipo

Nadie comienza un trabajo nuevo sin tener aspiraciones de crecimiento. Si tu agencia digital cuenta con un organigrama y una estructura definida, podrás mostrarles a tus futuros empleados la ruta que podrían seguir profesionalmente en caso de que decidan unirse a tu equipo. Adicionalmente, ver las opciones de crecimiento es un factor motivacional.

6. Retener talento al demostrar claridad, expresión y transparencia

Tener roles definidos te ayuda a disminuir la tasa de abandono en tu propio equipo, pues cada colaborador sabe a qué se dedica, según la descripción de sus labores y cómo su rol impacta en el resto de tu agencia. No hay nada peor que terminar siendo el «todero».

7. Dar énfasis en el seguimiento de información y procesos que existen dentro de tu agencia

Cuando tienes un organigrama, cuentas con una estructura que te permitirá definir el estado de tus proyectos y optimizar los procesos internos con base en los resultados de tu equipo: ¿esta es la manera adecuada de unir estas áreas?, ¿cómo podría optimizar la transferencia de información de un área con otra?

Diseñar un organigrama de agencia de publicidad no es una tarea fácil. Puedes tomar un enfoque funcional donde organices a tu equipo con base en sus roles y responsabilidades. También puedes organizar a tu equipo según iniciativas o proyectos.

Lo más probable es que el documento que diseñes cambie a medida que tu agencia va creciendo, y este modelo se adapte a las necesidades de tu agencia. Al final, el organigrama de tu agencia deberá ser apto para ti y el equipo, y deberá servir como un mapa de cómo quieres hacer crecer tu agencia.

Roles principales para una agencia de marketing o publicidad

Independientemente de la estructura que decidas adoptar dentro de tu agencia digital (posiblemente la modificarás a medida que optimizas los procesos), el paso más importante, antes de comenzar, es tener los roles definidos.

Sin embargo, antes de hablar de ellos, es indispensable destacar que cada uno variará en función de los objetivos, del crecimiento que tenga tu agencia y del volumen de trabajo.

Key Account Manager

El Key Account Manager (o KAM, por sus siglas en inglés), es la persona que se encarga de gestionar las cuentas de los clientes dentro de tu agencia. Su labor principal es conseguir buenas relaciones entre tus clientes y tu negocio. 

Además, es quien hace el diagnóstico inicial de los prospectos y, una vez que se convierten en clientes, él presenta al equipo que estará detrás de las acciones que comprenden la estrategia digital.

Estratega de redes sociales o Community Manager

Mientras que el primero hace referencia a la parte estratégica de la comunicación online a través de los medios digitales, el segundo se encarga de llevarla a cabo.

Los estrategas de redes sociales se encargan de analizar, adicionalmente, la efectividad de la estrategia, es decir, del posicionamiento de una organización en redes sociales.

Content Manager

Su función es crear de manera coherente y optimizada para las necesidades SEO de cada empresa los contenidos que se van a publicar en el blog de tus clientes.

El Content Manager, además, revisa que todos los contenidos estén alineados con los buyer personas de cada cliente y estén optimizados para la conversión.

Especialista SEO

El especialista SEO es quien el responsable de la arquitectura de los sitios web y de la optimización de los contenidos que estos alojan. Es quien se asegura a nivel on-page (y a veces técnico) de que los contenidos han sido redactados con las palabras clave adecuadas para maximizar el tráfico y la conversión.

Especialista SEM

El especialista SEM es la persona que gestiona las campañas de PPC o de pago de tus clientes en función de los objetivos de la estrategia. Algunas agencias, dependiendo de su tamaño, cuentan también con algunos roles adicionales, tales como:

Diseñador UX/UI

Se enfoca en la estructura de los sitios web, con el objetivo de garantizar que su usabilidad y experiencia sean las mejores. Colabora con los programadores y especialistas SEO para avalar que existe alineación entre las 3 áreas, lo cual impacta positivamente en la experiencia de usuario, la conversión y el posicionamiento.

Programador

Esta persona se especializa en todos los requerimientos técnicos que demanda la construcción de sitios web. Habitualmente trabaja codo a codo con el especialista en diseño UX/UI y el especialista SEO en los aspectos técnicos que exigen ambos roles.

Analista de datos

Se encarga de analizar toda la información recolectada por los otros miembros de tu equipo para determinar cuán efectivas resultan las estrategias, ya sean de conversión, tráfico, posicionamiento, entre otros.

Para ayudarte a crear el organigrama de tu agencia, hemos diseñado esta guía sobre cómo estructurar los equipos de tu agencia de marketing. Además te mostraremos ejemplos reales de agencias exitosas y cómo lograron crecer.

1. Verifica tu modelo de negocios

Antes de empezar es recomendable que verifiques cuál es tu modelo de negocios, para que analices si la operación de tu agencia es lo adecuado; quizá puedes limitarte o expandirte. Es importante que tengas claro el porqué de tu agencia de marketing o publicidad. 

Al estructurar una agencia puedes caer en la tentación de ser muy general o querer hacer todo, pero quizá tus recursos, experiencia o tu equipo no se prestan para ello. Aquí es importante saber a quiénes buscas atraer con tus servicios. 

No es lo mismo decir que eres una agencia de marketing especializada en Inbound Marketing que ser una agencia experta en SEO o una agencia de creación de videos. 

2. Delimita tus servicios

Vinculado al punto anterior, es importante delimitar tus servicios e identificar cuáles son tus puntos fuertes. Es el momento de ampliar tu oferta, si detectas que puedes hacer más o que puedes ser más especializado.

Una agencia de marketing digital puede ofrecer servicios creativos para el desarrollo de posteos de redes sociales (copy y diseño), pero quizá no cuenta con la función de community management; tal vez tu fuerte sea el trabajo con Google ADS, entonces puedes ofrecer servicios de campañas pagadas, pero excluir lo relacionado con el SEO.   

3. Identifica los roles de tu equipo

Tal como vimos en la sección anterior, es crucial que definas roles de tu equipo, con base en tu oferta de servicios y delegando las actividades exclusivas a quienes son especialistas. La experiencia señala que tener «todólogos» puede perjudicar el trabajo de tu agencia. 

Saber quién hace qué es fundamental. No olvides que en una agencia de marketing o publicidad no todos los roles son creativos, seguramente necesitarás perfiles administrativos, comerciales y financieros. 

4. Define los procesos de trabajo

En esta parte debes pensar cómo llegan los clientes, quién los atiende, cómo se hace el seguimiento interno, cómo se entrega el trabajo, etcétera. 

El objetivo es conocer tus procesos de atención, revisión, seguimiento, producción, entre otros. Cuanto más grande sea tu agencia, los procesos serán más complejos, pero siempre será positivo que los definas claramente. 

5. Establece mandos y flujos de comunicación

Relacionado con lo anterior, deberás establecer las cadenas de mando, es decir, quién es el jefe o líder de una área o un equipo, quién revisa, a quién se le reporta y cuáles serán los flujos de comunicación entre tus colaboradores. 

6. Traza tu organigrama

Una vez realizado todo lo anterior, debes crear un tipo de organigrama que te ayude a estructurar mejor a tu equipo de trabajo y que represente tus procesos. Puedes elegir entre un organigrama vertical, horizontal, circular o mixto; y a partir del modelo que selecciones, trazarlo de forma clara y simplificada.

7. Busca retroalimentación de tu equipo

Cuando hayas trazado tu organigrama de agencia de publicidad o marketing busca la retroalimentación de tus colaboradores para que opinen sobre los procesos y flujos; quizá ellos detectan algo que no está o algo que sobra. 

8. Optimiza tu organigrama de agencia de publicidad o marketing

Si hay ajustes debes hacerlos para que tu organigrama quede perfecto, es decir, que sea funcional y eficiente. Además podrás añadirle diseño y fotografías para que cada área o colaborador esté claramente respresentado. Así, tendrás listo tu organigrama para una agencia de marketing o publicidad. 

Ejemplos de organigramas para una agencia de marketing o publicidad 

1. Organigrama vertical para agencia de marketing o publicidad

Aquí puedes ver un ejemplo de un organigrama vertical con base en roles y una jerarquía bien definida. Observa cómo la dirección general se separa bastante de los equipos operativos, toda vez que tiene la mediación del líder de equipo.

2. Organigrama horizontal de agencia de marketing o publicidad

En este ejemplo tienes una estructura organizacional en la que los mandos se diluyen un poco. Observa cómo de forma horizontal están los principales departamentos que hacen que esté en marcha la agencia.

Los equipos de marketing, sistemas y arte estarán formados por muchos de los roles que aquí hemos verificado; como puedes ver, todos tienen el mismo peso para la empresa y están relacionados entre sí. 

3. Organigrama mixto de una agencia de marketing 

Este ejemplo es un organigrama que combina una estructuración vertical con una horizontal. Lo que hace esta agencia es tener un CEO involucrado en todas las áreas, pero separa la parte administrativa de lo operativo. Los bloques de administración, dirección comercial y el project manager descienden del CEO, es decir, le reportan, por eso se crea una línea vertical. Del project manager se desprende la área que produce, pero se mantiene una estructura horizontal de los equipos creativos para que fluya mejor la comunicación entre ellos. Observa cómo hay una línea que relaciona marketing con ventas, porque en este caso la agencia sabe que es necesario alinear los objetivos de estos dos equipos.  

Esperamos que estas claves te ayuden a estructurar tu agencia de marketing o de publicidad. Recuerda que el organigrama es la guía para que puedas verificar tus procesos y roles.

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