Los 14 indicadores de recursos humanos clave en una empresa

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Diana Gómez
Diana Gómez

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El departamento de recursos humanos es un área empresarial que tiene como objetivo procurar lo más importante que tiene cualquier empresa: las personas. A pesar de que el aspecto humano es esencial para gestionar adecuadamente al personal, lo cierto es que este departamento necesita poseer también un enfoque analítico y herramientas que ofrezcan datos cuantificables.

KPI de Recursos Humanos

Esto es cierto para tareas tan importantes como gestionar el reclutamiento de personal, evaluar los costos derivados del término de una relación laboral y medir la satisfacción y el desempeño de la plantilla. Por ello, es tan necesario que los departamentos de RR. HH. cuenten con indicadores, métricas y herramientas de evaluación.

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En este artículo revisaremos los indicadores que todo profesional de recursos humanos debe conocer, así como las forma en que puede aplicarlos en su día a día. 

Tipos de indicadores de recursos humanos

Un denominador común de todos los indicadores empresariales es que ofrecen a las organizaciones datos cuantitativos que dan información útil sobre el desempeño, actualidad o ejecución de ciertas tareas. 

En el caso de los indicadores para recursos humanos, podemos categorizarlos según el uso que se les dé y de los propósitos que persiguen:

Centrados en el empleado

Estos indicadores están diseñados para conocer más sobre los empleados, sobre la imagen que tienen de tu empresa o sobre su nivel de satisfacción al trabajar para tu organización. En algunos casos estas métricas no dependen de lo que te digan tus colaboradores, sino solo tener por objetivo mejorar la relación de trabajo u ofrecerles beneficios laborales.

De uso de recursos

Con indicadores que permiten ver cuánto dinero se ha gastado en un proceso de contratación, capacitación o despido de un trabajador. Con estos datos se pueden tomar decisiones para aumentar la plantilla de trabajo, automatizar procesos y destinar mayores recursos a áreas que hayan quedado descuidadas.

Operativos

Son métricas que ayudan a saber si la empresa está cumpliendo con sus funciones. Esto se logra evaluando el desempeño de los empleados, su permanencia en la empresa y su movimiento vertical u horizontal dentro de la organización. Asimismo, contribuyen a conocer el lugar en el que se encuentra una empresa dentro del mercado.

Autoevaluativos

Los indicadores autoevaluativos son instrumentos creados para que los mismos departamentos de RR. HH., así como los líderes empresariales, sepan si los procesos de selección, capacitación, seguimiento y manejo de empleados se llevan a cabo de manera correcta. Con estas métricas se puede tener un conocimiento más certero sobre el papel que está desempeñando el departamento de RR. HH. en la empresa y hallar sus áreas de oportunidad para fortalecerlo.

Ahora, revisemos los más importantes indicadores que todo departamento de RR. HH. debe saber aplicar, así como la forma en que puede hacerlo.

Indicadores centrados en el empleado

1. Satisfacción de empleados

La satisfacción de los empleados es importante porque puede afectar el rendimiento general de la empresa, la productividad y la retención de empleados. Los empleados que están satisfechos con sus trabajos suelen ser más comprometidos, lo que se traduce en una mayor productividad y menos rotación. Además, una alta satisfacción de los empleados puede ayudar a atraer y retener talentos valiosos para la empresa.

Cómo calcular la satisfacción de empleados

Existen diferentes estrategias para calcular la satisfacción de los empleados en una empresa, como encuestas, análisis de datos de rotación, evaluaciones del desempeño y retroalimentación de los gerentes. Las encuestas son una de las formas más comunes de medición, mientras que la tasa de rotación y las evaluaciones del desempeño también pueden indicar niveles insatisfactorios.

Además, la retroalimentación de los gerentes puede ayudar a obtener información valiosa sobre la satisfacción de los empleados. Es importante tener en cuenta que cada empresa puede tener necesidades y enfoques diferentes, por lo que es recomendable adaptar las estrategias de medición a la situación particular de la empresa.

Estas encuestas pueden tener la forma de cuestionarios abiertos o de formularios anónimos con escalas del 1 al 10. Recuerda que la escucha activa de tu personal es un elemento clave para asegurarte de que están satisfechos en tu empresa y que permanecerán fieles.

2. Tasa de ausencia

La tasa de ausencia indica el porcentaje promedio de días que los empleados están ausentes durante un cierto periodo. Es una métrica clave de recursos humanos que realiza el seguimiento de las ausencias que pueden diferir de un periodo a otro y cuyos resultados pueden arrojar información sobre el clima laboral o áreas problemáticas en la empresa.

Cómo calcular la tasa de ausencia

Para obtener esta tasa necesitarás dos datos: el número de días que se ha ausentado un empleado y los días laborales establecidos. Bastará con que dividas el primer valor entre el segundo y que multipliques por 100 para obtener una tasa porcentual de ausentismo.

Por ejemplo, si un empleado se ha ausentado 30 días en un periodo laboral de 300 días, sabrás que su tasa de ausencia es del 10 %. Este valor es alto y puede indicar que el trabajador no se siente cómodo en tu empresa. Cuanto más bajo sea este valor tanto individual como colectivamente, será mejor.

3. Tasa de rotación

La rotación te ayudará a identificar cuestiones preocupantes de retención y debe calcularse de manera trimestral y anual. En España, la rotación de empleados es de un 17 %, por lo que es mejor darle seguimiento al número y a la comparativa de mercado respecto de tu tasa anual o trimestral. 

Cómo calcular la tasa de rotación

Para medir la tasa de rotación de tu plantilla necesitarás conocer el número de personas que han abandonado tu empresa en un periodo definido. Este valor deberá dividirse entre el promedio de empleados con el que iniciaste un periodo y el de empleados con el que lo cerraste.

Si, por ejemplo, iniciaste el año con 100 empleados y lo terminaste con 80, sabrás que en promedio tuviste 90 empleados activos y que perdiste 20. Para obtener tu tasa dividirás 20 entre 90, y multiplicarás el resultado por 100. En este caso, sabremos que la tasa de rotación es de 25 %. 

Fórmula de rotación de empleados

Indicadores de uso de recursos

4. Costos de rotación

Cuando un empleado se va de tu empresa, pierdes conocimiento y productividad. También se altera el ánimo de los demás empleados y aumenta el coste de reclutamiento y contratación para reemplazar a este empleado. Cuando un empleado abandona su trabajo, le sale caro a la empresa, sin importar si la persona tenía bajo rendimiento. 

Cómo calcular el costo de rotación

Para obtener este dato solamente necesitarás sumar todos los gastos derivados de la separación de cada uno de los elementos que han salido de tu empresa, así como de los producidos por el proceso de reemplazo, como la búsqueda, selección, contracción y capacitación.

Si a una empresa le ha costado 1000 USD la liquidación de un elemento, 50 USD la publicación de la vacante, 200 USD el proceso de selección y 500 USD la capacitación del nuevo miembro, sabremos que su costo de rotación es de 1750 USD por empleado. Este valor puede sumarse al de cada caso para obtener un costo total, así como dividirlo entre el número de personal saliente para obtener un promedio.

Fórmula de costos de rotación de empleados

5. Costo de contratación

Este número te dirá cuánto le cuesta a tu empresa contratar a un nuevo empleado, más allá del salario y los beneficios. Un estudio de la Society for Human Resource Management estima que el coste de la contratación de un empleado es de 4683 USD en promedio.

Cómo calcular el costo de contratación

Calcular esta métrica es muy simple. Solo necesitarás saber qué gastos generó el reclutamiento de un elemento y dividirlo entre los ingresos percibidos tras su integración al equipo. Así, sabrás cuántos recursos fueron invertidos y si has conseguido cubrir los gastos derivados del proceso.

Los costes de contratación deben incluir el coste de la publicación en las bolsas de trabajo, contratos con los entrevistadores, revisión de las solicitudes, evaluación de candidatos y entrevistas. En ocasiones, también se deben considerar los costos asociados a los exámenes médicos requeridos por algunas organizaciones.

Formula de costo de contratación

6. Ingresos por empleado

Este indicador te ayuda a saber la cantidad de ingresos generados por empleado en cierto periodo. Se utiliza para comparar empresas de una misma industria. Esta información ayuda a las empresas a conocer si vale la pena seguir contratando empleados o es momento de invertir en herramientas de automatización que permitan ahorrar costes de contratación.

Cómo calcular los ingresos por empleado

La fórmula para obtener el cálculo de ingresos por empleado consiste en dividir los ingresos totales percibidos debido a una actividad empresarial o en un periodo específico entre el número total de empleados. 

Si, por ejemplo, tienes una plantilla de 10 vendedores y en un mes has logrado captar 200.000 USD en ventas, sabrás que los ingresos por empleado son de 20.000 USD en el periodo. 

Fórmula de ingresos por empleado

7. Gastos de capacitación

El desafío de toda organización es generar estrategias de inversión inteligentes. Por ello vale la pena medir los gastos de capacitación para asegurar la retención de empleados, a través de estrategias de capacitación que no representen grandes gastos y que aseguren el éxito laboral futuro. 

Cómo calcular los gastos de capacitación

Para obtener este valor solo necesitas conocer el gasto total derivado de un proceso de capacitación: contratación de capacitados, renta de espacios de enseñanza, compra de materiales, suscripción a certificaciones, etc.

Este valor será dividido entre el número total de empleados que recibieron la capacitación. Así, obtendrás el costo por trabajador derivado del proceso. Si lo comparas con el ingreso por empleado sabrás si tus inversiones están rindiendo frutos o no.

Fórmula para obtener los gastos de capacitación

Indicadores operativos

8. Permanencia en el cargo

Este número revela cuánto tiempo suelen quedarse los empleados en tu empresa. Puedes utilizar esta cifra para identificar cuánto tiempo permanecen antes de irse de la empresa. Esto te permitirá conocer el momento en el que los empleados codiciados están «en riesgo» y también seleccionar a los empleados que tienen un cierto nivel o estén en un departamento específico para monitorear su permanencia en el cargo.

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Cómo calcular la permanencia en el cargo 

Divide la suma del número de meses, años o incluso días que continúa un empleado en el cargo y divídelo entre el número de empleados actuales. Esto te dará un valor numérico que refleja el promedio de tiempo que tu plantilla se ha mantenido dentro de tu empresa. 

Puedes usar también los datos de exempleados para saber cuánto tiempo suele permanecer el personal y estimar el lapso que los empleados actuales estarán contigo.

Fórmula de permanencia en el cargo

9. Tasa de retención

La tasa de retención es un valor que va de la mano con la permanencia en el cargo. Con ella puedes saber el volumen de trabajadores que continúan en tu empresa después de cierto periodo. Para calcular esta tasa es posible que sea mejor dividir a los trabajadores entre los que tienen alto y bajo rendimiento para comprender mejor quién se está yendo y por qué.

Cómo calcular la tasa de retención

Divide el número de empleados que han permanecido en tu empresa durante un periodo definido entre el número de empleados que formaban parte de tu plantilla al inicio del periodo. Multiplica este resultado por 100 y obtendrás este importante valor.

Dar seguimiento a tu tasa de retención y comparar este número con la tasa de rotación te proporcionará un panorama más amplio sobre la estabilidad de tu personal. 

Fórmula de tasa de retención

10. Tasa de tiempo extra

Esta métrica de recursos humanos ayuda a evaluar la productividad de los empleados en función del tiempo extra que han trabajado. Puede calcularse como un número promedio de cada uno de los empleados y facilita la detección de las áreas que requieren más atención. 

Cómo calcular el tiempo extra

La tasa de tiempo extra se calcula sumando las horas adicionales que un empleado ha laborado en un periodo específico entre el número total de horas trabajadas en el periodo. Este valor se multiplica por 100 para obtener una tasa porcentual.

Por ejemplo, si tu empleado ha trabajado 12 horas extras en una semana y ha sumado un total de 52 horas laborales (teniendo en cuenta su jornada de 40 horas), sabremos que su tasa de tiempo extra es de 23 %. 

Fórmula de tiempo extra

Indicadores autoevaluativos

11. Canal de fuente

Debes monitorear el lugar donde encuentras candidatos y saber qué canales te proporcionan los mejores empleados (aquellos que aceptan tu oferta y se convierten en grandes colaboradores para la empresa). Al incluir este identificador puedes comprobar el coste de contratación, la tasa de rotación y la permanencia en el cargo por fuente.

Cómo calcular el canal de fuente

Esta métrica puede ser engañosa si no se hace con cuidado. Para obtenerla será necesario que mantengas un control puntual de las fuentes de donde provienen tus candidatos y no perder de vista esta información llegado el momento de la contratación. Suma cada empleado a la fuente de donde provino y con el tiempo tendrás una buena métrica sobre el éxito de tus canales de contratación.

Con este dato sabrás cuántos empleados han llegado a ti por medio de correos electrónicos, portales de empleos o recomendaciones. Así podrás reasignar los presupuestos para contratar desde el canal más productivo. 

12. Tasa de rendimiento de contratación

Esta cifra muestra la eficiencia de tu proceso de contratación. Se puede utilizar para monitorear cada paso de la entrevista y proceso de contratación. Puedes usar el siguiente cálculo para entender qué fuentes de candidatos producen una proporción de alto rendimiento.

Cómo calcular el rendimiento de contratación

Para calcular el rendimiento de contratación será necesario que sumes el número de candidatos que han avanzado en cada una de las etapas del proceso de selección, ya sea entrevista, examen de conocimientos o firma de contrato. Este valor será dividido entre el número de candidatos contactados inicialmente. Por último, multiplicarás este número entre 100.

Supongamos que en un proceso de selección entrevistaste inicialmente a 147 candidatos. Tras un arduo proceso, solo dos de ellos llegaron a la entrevista con el dueño de la empresa. Para esta etapa sabrás que hubo un rendimiento de contratación de 1,3 %.

Formula de rendimiento de contratación

13. Oferta/proporción de aceptación 

Puedes confirmar la efectividad de tu proceso de contratación al saber cuál es tu oferta/proporción de aceptación. Esta métrica se relaciona con el rendimiento de contratación, pero te da un dato adicional de gran importancia: si realmente estás cubriendo los puestos que necesitas o no. Esto te ayudará a perfeccionar tu idea del tipo de persona que debes buscar. 

Cómo calcular la oferta/proporción de aceptación 

Calcular la relación entre oferta y proporción de aceptación es simple. Bastará con que sepas cuántos puestos ofertaste en un periodo y compararlo con los que cubriste. Si en un año tienes la misma cantidad de ofertas y aceptaciones, estás en equilibrio, pero si alguno de los dos valores es más alto significa que tus ofertas no son realistas, que no estás buscando candidatos en el lugar correcto o que tu marca no es competitiva en el mercado laboral.

También podrías señalar los cambios que necesitas realizar en el proceso de reclutamiento. ¿Cómo demuestras tu cultura? ¿Por qué estas personas aceptan otras ofertas? ¿Qué evita que la gente trabaje en tu empresa? ¿El salario o la ubicación son un factor para atraer al talento?

14. Tiempo de contratación

El tiempo promedio que tarda una empresa en cubrir una vacante en México es de 24 días. Esto significa que las organizaciones invierten mucho tiempo y recursos en encontrar al candidato perfecto. Por eso es tan importante dar seguimiento puntual al momento en que se publica una vacante y cuando el candidato acepta la oferta. Esta métrica te indicará qué tan rápido seleccionaste a tu mejor candidato y lo llevaste a través del proceso hasta contratarlo. 

Cómo calcular el tiempo de contratación

Para calcular este valor será necesario que sumes el total de días que un número X de puestos han permanecido vacantes. Este resultado será dividido entre el mismo número de procesos de selección que llevaste a cabo.

Supongamos que llevaste a cabo 3 procesos de selección; el primero ofertó una vacante que estuvo libre por 50 días, el segundo por 14 y el tercero por 23. Al sumar estos valores obtendremos 87 días. Al dividirlo entre tres obtendremos un promedio de 29 días.

Fórmula de tiempo de contratación

Cuál es el indicador principal a evaluar en una gerencia de RR. HH.

Todos estos indicadores son esenciales para cualquier organización, pero lo cierto es que algunos te pueden dar un panorama más completo sobre el estado general de tu organización. Si, por ejemplo, tu empresa requiere actuar rápidamente, es seguro que quieras saber cuál es el indicador principal a evaluar en una gerencia de RR. HH.

Hoy en día, no son los empleados quienes buscan un puesto laboral. Por el contrario, cada vez es más común que las empresas quieran atraer a los mejores perfiles profesionales. Tal es esta tendencia que el 75 % de los candidatos investigan a las marcas antes de siquiera considerar solicitar un puesto.

Ten presente que si cuentas con el mejor talento, lo administrativo, lo operativo y lo laboral funcionarán óptimamente. Por ello, debes asegurarte de que tu empresa dé una buena imagen como empleadora y de que tus actuales colaboradores se sienten cómodos en ella. Esto hace que medir la satisfacción de tus empleados y crear una cultura organizacional de tu empresa sea esencial.

Con esa y todas las demás métricas que te hemos presentado podrás optimizar tus procesos de reclutamiento y mejorar el rendimiento del departamento de Recursos Humanos en tu empresa. Comienza a analizarlos y aplicarlos, así se incrementará el crecimiento de tu compañía.

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