9 formas de hacer que los datos de tu empresa sean más confiables

Los datos de tu empresa son ese elemento vital que forma y recorre parte de todo tu negocio: impulsan tus flujos de trabajo automatizados, brindan a los representantes de servicio al cliente la historia completa de cada consumidor para que cada vez que suene el teléfono se brinde el mejor servicio, y también mantienen a tu organización informada para una mejor toma de decisiones.

Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse del auge del big data, optimizando los datos de su organización y creando procesos para ponerlos en funcionamiento. Según el portal IT Reseller, 8 de cada 10 empresas creen que los datos son uno de los sus activos más valiosos.

Cuando los datos de tu empresa son fiables y precisos, su uso y aprovechamiento es más fácil. Pero cuando aparecen errores, duplicados y signos de interrogación, no es tan útil tener esa información. Cuando no puedes confiar en los datos de tu empresa, los problemas surgen rápidamente y se multiplican en todas las áreas de tu compañía.

6 de cada 10 empresas sufren de desorganización de datos, duplicados e inconsistencias y esto hace que entre 25% y 30% de los ingresos trimestrales de una empresa se pierdan según los expertos. Ya en 2013, HBR también se habló sobre el efecto dominó de los datos no confiables como parte del «Problema de credibilidad de los datos»:

«Cuando los datos no son confiables, los gerentes rápidamente pierden confianza en ellos y recurren a su intuición para tomar decisiones, dirigir sus empresas e implementar estrategias. Por ejemplo, son mucho más propensos a rechazar implicaciones contrarias importantes a la intuición que surgen de los análisis de big data.»

Para obtener los mejores resultados como organización basada en datos, estas son algunas de las mejores prácticas para fortalecer los cimientos y hacer que los datos de tu empresa sean lo más confiables posible.

9 formas de corregir datos poco fiables y aumentar su precisión

1. Mejora tu base de datos

La deuda de datos (el costo asociado a la mala gobernanza de los datos en una empresa) es un problema importante para diversas organizaciones y muchas empresas afirman que la alfabetización de datos es crucial para preparar su compañía para el futuro y la nueva normalidad.

Hacer que los datos de tu empresa sean más confiables no solo sucede por arte de magia: requiere marcos, procesos sólidos y un lugar de trabajo con conocimientos de datos. Tan pronto como sea posible en tu viaje empresarial, asegúrate de tener lo siguiente:

• Un sólido sistema de CRM para centralizar todos los datos de contacto.
• Procesos para organizar y segmentar datos.
• Integraciones entre aplicaciones.
• Programas formales de alfabetización de datos implementados para educar a tu equipo.
• Una estrategia clara de cómo utilizarás y mantendrás los datos que recopiles.

Recuerda el viejo proverbio: el mejor momento para plantar un árbol fue hace 20 años, el segundo mejor momento es ahora. Lo mismo ocurre para poner en orden tus datos.

2. Determina de dónde provienen tus datos nuevos

Al igual que los datos confiables, los datos desordenados y poco confiables no aparecen por accidente: siempre hay una fuente. Para que los datos de tu empresa sean más fiables, sigue el rastro de donde proceden.

Para hacerlo, respóndete las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se agregan los datos a tu CRM?
• ¿Hay formularios o importaciones manuales que están causando que los datos incorrectos abarroten tu base de datos?
• ¿Los diferentes miembros del equipo están importando datos conflictivos de distintas formas a varias aplicaciones?

3. Optimiza tus formularios y canales de recopilación de datos

Una vez que hayas identificado cómo ingresan tus datos nuevos a tus aplicaciones, tómate un tiempo para optimizar estos canales de recopilación.

Para obtener datos válidos y confiables, asegúrate de que estos factores sean ciertos para cada dato que recopiles:

• Realmente necesitas recopilarlos.
• Los estás recopilando en un formato uniforme y estandarizado entre aplicaciones.
• Tienes permiso para obtenerlos según las regulaciones de protección de datos.
• Se almacenarán y organizarán en la aplicación adecuada para el propósito correcto.

4. Eliminar los silos

Una receta para datos poco fiables es tener silos de datos. Esto consiste en tener una colección de datos a la que un departamento tiene acceso, pero otros no.

Los efectos negativos de los silos de datos afectan la productividad y rendimiento de cualquier organización e incluyen: falta de transparencia, eficiencia, colaboración y confianza.

Para eliminar los silos de datos, usa un CRM central entre departamentos, conecta los datos entre las aplicaciones en tu pila tecnológica y concéntrate en construir una cultura de colaboración entre áreas.

5. Segmenta tus datos

Los buenos datos comerciales están organizados, agregan valor a tu empresa y se recopilan con el permiso explícito de los usuarios. Para que tus datos estén más organizados, la segmentación debe ser tu amiga.

La segmentación puede verse como etiquetas, membresías de listas, grupos u otras propiedades que te brinden más información sobre cada contacto y dividan tu base de datos en categorías claras de preferencias, información demográfica, historial de compras y más.

Cuando integras tus datos entre aplicaciones usando una iPaaS (plataforma de integración como servicio) puedes crear sincronizaciones basadas en tus segmentos y conectar los datos correctos de dos maneras entre tus aplicaciones.

6. Limpia tus bases de datos

Para que los datos sean más fiables, limpia los que están desordenados lo antes posible. Esto significa arreglar o quitar:

• Datos incorrectos
• Datos desactualizados
• Datos duplicados

Según SiriusDecisions, en promedio cuesta alrededor de 1 USD evitar un duplicado, 10 USD corregir un duplicado y 100 USD almacenar un duplicado si no se elimina.

Para ayudar a prevenir duplicados y otros datos incorrectos, crea estándares para toda la empresa en cuanto a la entrada y mantenimiento de datos, luego sincroniza los datos de la fuente más precisa con tus otras aplicaciones y crea una vista completa de tu base de datos. También es valioso configurar y documentar procesos para estandarizar y verificar nuevos datos.

7. Conecta tus aplicaciones para integrar datos

Las estrategias de gestión de datos más eficaces conectan datos entre aplicaciones. Esto elimina los silos de datos, crea una vista integrada de toda la información y sincroniza los datos en los lugares correctos tan pronto como algo cambia.

La forma más fácil de lograr una integración de datos de calidad es con una solución iPaaS de código cero que conecta los puntos entre todas sus aplicaciones comerciales clave, desde tu CRM hasta tu sistema de email marketing y software de soporte al cliente. Puedes hacer esto con el software de sincronización de datos de HubSpot.

8. Crea paneles de informes accesibles

En lugar de ocultar tus conocimientos de datos en paneles privados, hazlos transparentes para las personas adecuadas. Para muchos KPI, eso significa todo tu equipo.

Las organizaciones con los datos más efectivos y confiables generalmente eligen un número limitado de KPI impactantes y los hacen muy visibles para los colaboradores.

Esto no solo ayuda a tu equipo a invertir en el desempeño de la empresa, el equipo y el individuo, sino también aumenta las probabilidades de que se detecten errores y discrepancias en tus datos. Los datos más fiables están puestos en los paneles.

9. Programa un mantenimiento regular

Mantener la calidad de los datos en tu empresa no es un trabajo de una sola vez: requiere mantenimiento, limpieza y optimización continua. Si tu empresa tiene un gerente de operaciones exclusivo, parte de su función laboral puede ser monitorear y optimizar la calidad de los datos. Pero en cualquier caso, vale la pena hacer que la integridad y la alfabetización de todos datos sean parte del ADN de tu empresa o parte del rol diario de cada miembro del equipo.

Esto significa crear bases para que los datos fluyan hacia tu organización y se sometan a una limpieza regular, junto con procesos para solucionar problemas y automatizar la integración.

Al optimizar la confiabilidad de los datos, puedes asegurarte de que tu empresa pueda recibir resultados y la información más precisa de tu base de datos, tanto ahora como en el futuro, ya que la integridad de los datos sigue ganando importancia.

Para obtener los datos más confiables, usa el software de integración de datos de HubSpot para conectar tus herramientas comerciales y enriquecer tus datos en cada aplicación. Con sincronizaciones bidireccionales automatizadas entre aplicaciones, incluido tu CRM y la herramienta de email marketing, estarás en la mejor posición para administrar tus datos de manera integral, realizar verificaciones de estado regulares y crear una vista actualizada de 360 grados de los datos de tus clientes.