Guía paso a paso para despedir a un empleado

Si alguna vez tuviste que despedir a un empleado, sabes lo difícil que es. Es la parte del trabajo que la mayoría de los gerentes detestan.

Para ser sinceros, es normal sentir algo de temor a la hora de cortar la relación con un empleado. Después de todo, ese miedo es lo que te hace humano. Por fortuna, puedes seguir algunos pasos para asegurarte de que la conversación transcurra sin sobresaltos.

Sentimientos de culpa, incertidumbre acerca de la decisión, posibles repercusiones legales y excusas por parte del empleado son algunos de los motivos por los que muchos ejecutivos evitan despedir a las personas que tienen un rendimiento bajo, y cuando finalmente lo hacen, casi siempre la conversación se torna angustiante.

Sin embargo, mantener en el equipo a empleados con un desempeño deficiente es perjudicial para el resto del equipo, los clientes, la organización y hasta para el empleado en cuestión. Los estándares bajos son contagiosos y pueden desmotivar a los otros miembros del equipo. Además, estos empleados suelen generar resentimiento. Tomar medidas sirve de advertencia para otros miembros con bajo desempeño, ayuda a los ejecutivos a cumplir con los objetivos y garantiza que los clientes sean valorados y reciban la atención que necesitan.

Colegas y gerentes que han perdido sus empleos me han confesado incontables veces que lo peor no fue el despido mismo, sino cómo fue transmitido el mensaje. Un colega me dijo: «el mensaje me cayó como una bomba».

A la hora de despedir a un empleado, aunque el proceso no alterará el resultado, cambiará considerablemente la experiencia y reducirá las probabilidades de ir a juicio. Saber cómo despedir a un empleado correctamente hace que los gerentes se sientan más seguros de sí mismos y sean más compasivos, y que los miembros del equipo acepten mejor la situación.

1. Informa al equipo de recursos humanos

Una vez que hayas tomado la decisión de despedir a un empleado, revisa antes el manual del empleado. Asegúrate de que los fundamentos para el despido sean congruentes con la política de la empresa y de que estás listo para informar al personal correspondiente de antemano.

Por lo general, ante un despido, primero se notifica a recursos humanos (RR. HH.) y al departamento de asuntos legales. Ellos te explicarán cómo proceder e informarán a las áreas de TI y seguridad para que puedan desconectar el equipo de la oficina del empleado tras su partida. Colabora con RR. HH. para calcular la indemnización definitiva y recopila toda la documentación que necesitarás para hacer efectivo el despido. Hablaremos sobre esta documentación en el paso 7.

No estés solo al momento de despedir al empleado. Invita a una persona de RR. HH. o a uno de tus colegas como testigo.

2. Programa una reunión con el empleado

Una vez que hayas notificado a RR. HH. sobre el despido, programa una reunión con el empleado. Lo ideal es que esta tenga lugar de inmediato, pero si el empleado no puede, debería ser lo antes posible. Si te preguntan sobre el porqué de la reunión, sé prudente, pero di que prefieres discutir los detalles durante la reunión.

Si la discusión tendrá lugar por teléfono, piensa cuándo sería el mejor momento para hablar. Veremos cómo despedir a un empleado por teléfono después del último paso de este proceso.

Si tienes la oportunidad, lo mejor es tener esta conversación en persona y en un entorno privado. Esto te permitirá emplear un tono serio pero compasivo, y presentar toda la documentación que el empleado necesitará, incluidos los documentos sobre el seguro médico, la indemnización o el paro.

3. Comienza dando las malas noticias

Lo primero que debes hacer en la reunión es informar al empleado que será despedido. Brindar demasiado contexto o preparación antes del despido puede parecer maduro, pero en última instancia, podría hacer que el despido parezca menos oficial y dejar al empleado con mucho que asimilar al marcharse.

No cambies tu decisión de despedir a esta persona a menos que surja evidencia nueva y convincente, pero tampoco busques deliberadamente esta información. Puedes dejar que el empleado exponga su punto de vista, pero en esta etapa del proceso es muy poco común que se dé marcha atrás con la decisión.

4. Menciona objetivos de rendimiento anteriores

El cuarto paso en el proceso depende de una acción que idealmente llevaste a cabo antes de esta reunión: monitorizar el rendimiento del empleado y brindarle apoyo. Es importante que, con tacto, hagas referencia a las advertencias y consejos que se le dio en distintos momentos.

Si hubo suficientes instancias de seguimiento, es probable que la reunión de despido se lleve a cabo después de una reunión en la que claramente hablaste de los objetivos que debían alcanzarse, el plazo en el que esto debía ocurrir y, lo más importante, las consecuencias si esto no se cumplía (en este caso, perder el empleo).

Documenta todas estas sesiones de capacitación por escrito antes de llevar a cabo la reunión de despido. ¿No tienes ninguna documentación? Reúnete con RR. HH. para considerar la idea de diseñar un plan de rendimiento a 30, 60 y 90 días antes de desvincular definitivamente a esta persona de la empresa. Esto le dará al empleado la oportunidad de mejorar y tú tendrás la documentación que necesitas si esto no ocurre.

El plan de mejora de rendimiento sirve, entre otras cosas, para asegurarnos de que el despido no tome por sorpresa al empleado. Si queremos ser justos, el despido nunca debería sorprender al empleado, a menos que sea como resultado de un acto repudiable o como parte de un ajuste de personal.

5. Explica lo justo y necesario, pero sé específico

Cuando hagas referencia al desempeño pasado del empleado, recuerda que es importante no cruzar la línea entre explicar por qué lo despides y simplemente hacerlo sentir peor. Ofrece una explicación breve y clara.

Por ejemplo: «se determinó que [el objetivo X] debía cumplirse [antes de la fecha Y] y esto, desafortunadamente, no ocurrió».Se debió dar feedback más detallado sobre este objetivo en revisiones de rendimiento.

Hay dos motivos para que la reunión sea breve:

1. No querrás iniciar una discusión o una conversación demasiado extensa. La decisión ya se tomó y no hay lugar para negociaciones. Aunque dar un feedback claro es sumamente importante para el crecimiento, en este punto eso ya debería haber ocurrido.
2. No hay necesidad de seguir hiriendo los sentimientos de esta persona. El empleado podría desahogarse y hacer preguntas, pero limítate a escucharlo y a repetir tu mensaje de manera concisa.

No enumeres un montón de fracasos. Lo único que harás será poner el dedo en la llaga, crear resentimiento y generar una discusión.

6. Escucha a la otra persona y repite tu decisión

A pesar de tus esfuerzos por ser breve, es posible que el empleado te de respuestas extensas o excusas. Está bien que quiera expresar su opinión. En lo que no debería quedar duda es que la decisión de despido está tomada.

Escucha lo que te quiere decir el empleado y pon mucha atención, ya que se trata de una conversación que probablemente volverás a tener en tu carrera, y la perspectiva del empleado es valiosa; pero a menos que ofrezca evidencia contundente de que ha habido un error, reitera que sus servicios ya no son necesarios.

7. Proporciona los documentos para gestionar la continuidad de la atención médica y los próximos pasos relacionados

Define claramente los pasos a seguir con el empleado. Hay algunas medidas importantes que debes tomar. Lo primero es dejar en claro la fecha efectiva de despido. En muchas empresas, esto significa de inmediato.

A continuación, infórmale sobre la política de indemnización, si corresponde, y explícale si podrá continuar recibiendo cobertura médica por tiempo limitado tras su partida. Depende de las leyes de tu país, los empleados que han sido despedidos podrán o no extender la cobertura del seguro médico luego de su desvinculación profesional. Por lo general, RR. HH. es quien entrega la documentación del seguro médico tras un despido, pero es importante que tú también demuestres conocimiento de este paso fundamental.

Una vez que hayas revisado este paso con el empleado, define quién acompañará a esta persona a su escritorio para buscar sus pertenencias.

8. Agradece al empleado por sus servicios y deséale buena suerte

El último paso durante un despido es agradecer a la persona por sus servicios. No te disculpes, pero di que desearías que las cosas hubiesen sido diferentes y ofrece tus mejores deseos para el futuro.

Un último consejo: evita despedir a un empleado el día viernes. El lunes es más recomendable porque el empleado puede comenzar a hacer contactos más fácilmente durante la semana.

Despedir a alguien por teléfono no es lo ideal, pero a veces la naturaleza del empleo lo amerita. Quizá esta persona trabaja de manera remota y le resulta difícil ir a la oficina. Además, obligarlo a ir solo para perder su trabajo haría la conversación más desmoralizante aún. Quizá se trate de un trabajador autónomo y una breve llamada es todo lo que se necesita para sacarlo de la rotación como contratista.

Independientemente del motivo, hay una manera correcta de despedir a una persona por teléfono.

1. Programa una reunión telefónica con el empleado

Al igual que harías en una situación de despido en persona, asegúrate de programar una reunión con el empleado antes de la llamada y de que este sepa que será por teléfono.

Si puedes, considera hacer la llamada por chat en video. Esto te permitirá ver al empleado a la cara aunque no esté presente contigo en la sala, y es una muestra de integridad.

Como gesto de cortesía, infórmale que serás tú quien lo llamará. Debido a la naturaleza de la llamada telefónica, lo más educado es hacer la mayor parte del esfuerzo, ya que pedirle al empleado que sea él quien llame para ser despedido podría demostrar poco interés de tu parte en una decisión que, en teoría, es difícil.

2. Pide a un miembro de RR. HH. que esté en la reunión y preséntalo

Asegúrate de que una persona de RR. HH. esté presente en la llamada contigo, pero como el empleado no sabrá que hay un tercero en la línea, preséntalos. Es posible que el miembro de RR. HH. tenga que decir algo durante la llamada, y si interrumpe sin que el empleado haya sabido que estaba allí puede parecer desconsiderado y de mala educación.

3. Ten lista la documentación sobre el seguro médico para enviarla por correo electrónico al empleado

Antes de llamar al empleado, ponte de acuerdo con recursos humanos para tener lista la documentación relacionada con el seguro médico y enviarla por correo electrónico después de la llamada. El empleado que pierde su trabajo tiene mucho que asimilar, y darle todos los recursos que necesitará para facilitar este proceso es fundamental cuando no está contigo en la sala para recibir esta información.

4. Comienza dando las malas noticias

Ya habrás oído este consejo para despedir a alguien en persona. El mismo principio se aplica a los despidos por teléfono. Siempre comienza informando que la empresa concluirá la relación laboral con el empleado, sin importar si dicho empleado se encuentra en la sala contigo o no.

5. Menciona objetivos de rendimiento y dale al empleado una oportunidad de expresar su opinión

Hacer referencia a los objetivos de rendimiento en el pasado y al hecho de que no se alcanzaron es importante, tanto en persona como por teléfono. Sin embargo, cómo el empleado no puede ver cómo se está desarrollando la conversación, invítalo a dar su opinión después de darle la noticia.

6. Informa que enviarás un correo electrónico de seguimiento

Si el empleado da motivos por los que no deberían despedirlo, repite que la empresa ha decidido que esto es lo mejor para ambas partes.

Para minimizar aún más la resistencia y para no perder el rumbo de la llamada, informa al empleado que tú o RR. HH. le enviará un correo de seguimiento con toda la documentación necesaria que confirma su desvinculación. Esta también es tu oportunidad para enviar un documento electrónico si continuará teniendo un seguro que le permita seguir gozando de cobertura médica por un período limitado tras el despido. Dale al representante de RR. HH. la oportunidad de hacer comentarios sobre esta documentación si fuera necesario.

¿Hay pertenencias del empleado en tu oficina? Si el empleado confirma que sí, informa en el correo electrónico que se las enviarás a la dirección deseada.

7. Agradece al empleado por sus servicios y deséale buena suerte

No hables de más tan solo porque se trata de una llamada telefónica. Puede ser difícil terminar las conversaciones telefónicas, y aunque deberías darle al empleado la oportunidad de expresar su opinión, no es recomendable que haya muchas pausas incómodas cuando esta persona no puede ver tu reacción al otro lado de la línea. Esta es otra razón para tener la reunión por chat en video. Simplemente agradécele por prestar sus servicios a la empresa y deséale todo lo mejor en su próximo emprendimiento.

Aunque, en última instancia, el despido suele ser lo mejor para ambas partes, para el empleado es difícil verlo así en el momento. Los pasos mencionados en este artículo te ayudarán a despedir a un empleado de la manera más considerada posible. Mostrarse compasivo y asegurarse de que nada en la reunión tome por sorpresa al empleado son las claves para evitar finalizar la relación en malos términos.

El temor a las acciones legales han agregado otra dificultad y más estrés a estas conversaciones, que ya por naturaleza son difíciles. No obstante, es importante expresar que lamentas que las cosas hayan sido de esta manera y desearle a la persona éxito en su futuro. A la hora de pensar en cómo despedirás a un empleado, transmite un mensaje objetivo pero usa un tono humano.

Despedir a alguien significa terminar la relación laboral con esa persona. Profesionalmente, eso es lo que estás haciendo, pero el tono emocional que emplees, de comprensión y respeto, harán la diferencia. Independientemente de lo que haya llevado al despido de esa persona, demuestra compasión.

Este artículo proporciona información pensada para ayudar a nuestros lectores a entender mejor los aspectos legales en torno al área de RR. HH. Sin embargo, «información legal» no es lo mismo que «asesoramiento jurídico», que es la aplicación de la ley a las circunstancias específicas de un individuo. Si bien hemos llevado a cabo una investigación para tener mayor seguridad de que nuestra información sea precisa y útil, deberías consultar a un abogado si deseas contar con la garantía profesional de que esta información, y tu interpretación de ella, es precisa. En resumen, no debes considerar esta información como un consejo ni recomendación legal o garantías de ningún tipo, y solo deberías considerar que este artículo tiene un fin de entretenimiento.