Construir una cultura laboral positiva y sólida puede ser crucial para el buen funcionamiento de tu negocio.

Si quieres que tus nuevos colaboradores conozcan a fondo a tu empresa, un manual de bienvenida es una herramienta imprescindible en el plan de iniciación de cualquier empleado.

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Si estás creando tu primer manual de bienvenida o actualizando el que ya tienes, sigue leyendo este artículo porque te explicaremos en qué consiste, te diremos cómo crear el tuyo y te mostraremos algunos ejemplos que te serán de utilidad. 

Por lo regular, el manual de bienvenida es un documento creado por el equipo de Recursos Humanos, que no solo sirve a los nuevos empleados, sino también al personal ya contratado en todos los niveles.

Los manuales de bienvenida son exclusivos de empresa; aunque muchos de ellos comparten aspectos imprescindibles como la misión, visión y valores de la empresa. Dentro de los elementos que se pueden incluir en un manual de bienvenida también encontramos:

  • Resumen de políticas.
  • Procedimientos administrativos.
  • Código de vestimenta.
  • Beneficios para los empleados, como vacaciones o servicio de comedor.
  • Datos de contacto e información de oficinas.

Dicho esto, te compartimos las funciones más importantes de un manual de bienvenida. 

5 funciones de un manual de bienvenida

1. Orientar a tus empleados

Este documento contiene información sobre el funcionamiento y propósito de la empresa que puede servir al empleado para resolver alguna duda de manera inmediata, relacionada con su labor.

2. Incorporarlos como parte de la empresa

Es una herramienta que permite a la empresa acoger a los empleados de manera sencilla y con un tono amable y cercano; contar con un manual de bienvenida ayuda a los empleados a sentirse parte de ella. 

3. Propiciar la productividad

Contiene detalles importantes sobre cada departamento de la empresa que pueden ser de utilidad para que los colaboradores alcancen un rendimiento laboral más provechoso desde el comienzo de sus actividades. Por ello es importante informarles cuáles son sus funciones y las de sus compañeros, así como la distribución de los departamentos o áreas en el espacio laboral.

4. Familiarizar al empleado con la empresa

El manual de bienvenida es una guía de procedimientos y políticas de la compañía que ofrece transparencia y claridad a los empleados desde el comienzo de la relación laboral. Por eso es importante que esté escrito en un tono casual y que facilite la comunicación de información clave.

5. Resolver dudas

En los primeros días, los nuevos empleados podrían tener muchas dudas respecto al los procedimientos internos de la empresa, así que el manual de bienvenida puede proporcionarles información cotidiana de forma rápida, sin necesidad de que acudan al departamento de Recursos Humanos. 

Para que puedan cumplirse estas funciones, entonces el manual deberá contener algunos elementos imprescindibles.

Elementos de un manual de bienvenida

1. Mensaje de bienvenida

Es el saludo con el que la empresa se acerca a sus nuevos empleados. Debe tener el tono que la organización utiliza para impulsar el ambiente de trabajo, así que es buena idea que se redacte un texto que refleje esa personalidad, coherente con el día a día.

Este mensaje puede estar firmado por quien ocupa el puesto de CEO, o quizá por quien está al frente del departamento de Recursos Humanos. Sin embargo, no es necesario que así sea; dependerá de cada caso en particular.

2. Objetivo

Este se refiere al propósito del propio manual de bienvenida: lo que contiene cada una de sus secciones, es decir, lo que se espera que el nuevo empleado sepa ahora y en el futuro.

3. Información de la empresa

Para involucrarse con una empresa, primero hay que conocerla. Sin importar qué tan célebre sea, lo mejor es no asumir que las personas ya están familiarizadas con la historia y los hitos de la organización, por lo tanto, es una buena idea para poner énfasis en lo que hace tan valiosa su actividad.

Aquí también se incluye todo lo relacionado a la historia, visión, misión y valores de la compañía, con una explicación que permita comprender aquello que la impulsa y cómo prefiere desarrollarse en su mercado y entorno.

4. Cultura empresarial

Este apartado es también clave, porque pone de manifiesto la forma en que se espera que las personas colaboren dentro de la empresa y el tipo de valores que deberán proyectar hacia el exterior. Incluirlo en el manual de bienvenida significa que es un aspecto de importancia, por lo que los nuevos colaboradores lo tendrán en mente cada vez que se presente una situación en la que deban elegir entre dos modos de actuar.

Al mismo tiempo, esta sección es un precedente que se podrá utilizar si resulta necesario resolver un conflicto o asunto de índole laboral.

5. Organigrama

Es un gráfico que describe la estructura y organización de la empresa, que contribuye a conocer la gestión del día a día. Es una manera sencilla de mostrar a los nuevos colaboradores quiénes son los superiores, cómo se relacionan los departamentos y el flujo de trabajo de todas las áreas. Por otro lado, permite ubicar a dónde o con quién acudir para resolver asuntos administrativos, de comunicación o de producción; así como tener una idea de hasta qué punto es posible crecer en la empresa.

6. Proceso de incorporación a la empresa

Esta sección muestra una lista de pasos a seguir para finalizar la incorporación a la empresa. Según cada compañía, los colaboradores requieren ingresar algunos documentos extra, firmar contratos o acuerdos, registrar firmas, fotografías o huellas. Al incluirlo aquí es más sencillo que se le dé seguimiento y, sobre todo, que se cumpla, porque es más difícil que la instrucción se pierda, se confunda o se ignore.

7. Políticas y reglas

Si bien no siempre habrá oportunidad de incluir todo el reglamento de una empresa en el manual de bienvenida (sobre todo cuando se trata de empresas enormes), se pueden incluir aquellas normas que funcionan igual para todos, como el uso de instalaciones (estacionamiento, cocina, áreas verdes, etc.), horarios de entrada y salida, registro de asistencia, qué hacer en caso de emergencia, reportes de mala conducta dentro de la empresa (robo de equipo, por ejemplo), si existen reglas de seguridad para determinadas áreas (uso de casco obligatorio o trajes especiales) o lineamientos de vestimenta (uniformes, ropa casual), etc.

8. Prestaciones, bonos, beneficios

No se trata de revelar los sueldos del personal a quien acaba de ingresar a la empresa, sino de darle a conocer los beneficios que se le ofrece a toda la plantilla de colaboradores. Pueden ser los días de asueto, vacaciones, incentivos extra, bonos o premios por alcanzar objetivos, oportunidades de capacitación o cursos, facilidades para trabajar de manera remota, préstamo de equipos, acceso a servicios de salud, educación o entretenimiento, entre otros, según cada empresa. 

Como puedes darte cuenta, el manual de bienvenida tiene que ofrecer información esencial que tus trabajadores puedan consultar de forma constante. ¿Quieres saber cómo hacer uno?

Cómo hacer un manual de bienvenida empresarial

  1. Comienza por el mensaje de bienvenida
  2. Comunica tu objetivo
  3. Comparte la información básica de la empresa
  4. Expón la cultura empresarial
  5. Muestra los datos clave para iniciar
  6. Incluye los beneficios y ventajas
  7. Revisa el diseño

1. Comienza por el mensaje de bienvenida

El manual de bienvenida normalmente contiene un mensaje del presidente o CEO de la empresa. Es la forma de recibir de manera formal a los nuevos empleados y reconocer que están uniéndose al equipo; también es una manera de presentar a la autoridad máxima de la compañía a los nuevos colaboradores. 

El mensaje de bienvenida otorga importancia al documento y genera una sensación de reconocimiento a los empleados.

2. Comunica tu objetivo

Redacta un objetivo que invite a continuar leyendo el documento hasta el final. Muestra una visión general de por qué ha sido redactado, señalando lo que obtendrán una vez que lo hayan leído.

3. Comparte la información básica de la empresa

Ahora es momento de brindar la información de la empresa. Es posible que los empleados que ya pasaron por un proceso de reclutamiento conozcan el giro de la empresa y su historia, pero no está de más señalarlo nuevamente en el manual de bienvenida.

Esto servirá para evitar cualquier mal entendido y reafirmar la información que quieres que los empleados sepan sobre tu marca. Aprovecha para incluir datos interesantes sobre los casos de éxito, premios y reconocimientos que sirvan de referencia para que el empleado se sienta parte de una compañía exitosa.  

Dentro de la información de la empresa es importante incluir tu misión, visión y valores. Si todavía no están bien definidos estos conceptos, descarga este manual para crear tu misión y visión o ajustar los que ya tienes para que el talento que llega a tu organización se identifique con ellos.

4. Expón la cultura empresarial

En esta parte debes explicar cuál es la cultura organizacional en tu empresa. Esta información ayudará al empleado a alinear su compromiso con el de tu organización. Asegúrate de incluir información sobre códigos de vestimenta y conducta entre los empleados.

Es el momento de mencionar cómo es el funcionamiento interno y la manera en que se desarrollan los principales procesos, lo que hará sentir a los empleados que están en un lugar organizado, funcional y con buen ambiente laboral. 

5. Muestra los datos clave para iniciar

Es importante que describas los aspectos fundamentales que el nuevo empleado debe considerar el primer día de trabajo, como acudir al departamento de Recursos Humanos por algún documento, aprovechar el almuerzo de bienvenida y conocer a las personas que están dentro de su equipo.

Proporciona los datos de contacto de quienes pueden ayudarle, en caso de tener alguna duda que no haya sido aclarada en este manual.

6. Incluye los beneficios y ventajas

Algunas empresas cuentan con grandes beneficios para los empleados que muchas veces no conocen y, por lo tanto, no aprovechan. En esta sección te recomendamos mencionar cuáles son los beneficios y ventajas que los nuevos empleados han adquirido al comenzar a trabajar para tu empresa.

Puedes incluir un calendario de los días festivos, los beneficios médicos, las vacaciones a las que tienen derecho, servicio de estacionamiento, el comedor, etc.

7. Revisa el diseño

Cada empresa es responsable de la imagen que quiere proyectar a sus empleados: desde el punto de vista visual, el manual de bienvenida debe transmitir un mensaje coherente. Verifica que el diseño coincida con las pautas de la marca, de acuerdo con las necesidades de tu empresa.

¿Cómo usar la plantilla de manual de bienvenida de HubSpot?

Esta plantilla es tu guía práctica de cómo crear un manual de bienvenida para empresas. Es un documento que podrás editar según tus necesidades.

Accede gratuitamente a la plantilla de manual de bienvenida de HubSpot, llena el formulario y haz clic en el botón «Descargar plantilla».

Plantilla gratis de manual de bienvenida para empresas

Una vez que hayas descargado la plantilla, podrás visualizar el contenido. Recuerda que el diseño depende de cada empresa, por lo que puedes agregar imágenes, modificar la fuente del texto y adaptar las secciones que desees, según tus necesidades.

6 ejemplos de manual de bienvenida organizacional

1. Ejemplo de manual de bienvenida de Coca-Cola

Ejemplo de manual de bienvenida para empresas: Coca-Cola

Imagen de Coca-Cola México

Algunas empresas hacen extensivos sus manuales a empleados temporales y proveedores externos de mercancía y servicios, como en el caso de Coca-Cola, que tiene documentos específicos para diversas áreas. En el ejemplo, vemos una sección que describe el comportamiento o código de conducta que se espera de los empleados frente a algunas prácticas negativas.

2. Ejemplo de manual de bienvenida de una ONG

Este es un documento de 40 páginas que se preocupa por explicar puntualmente los lugares en donde la organización está presente, cuántas áreas tiene, a qué se dedica cada una y cuál es el impacto que genera. La última sección es un anexo dirigido a los voluntarios recién llegados, en la cual se les explica qué se espera de ellos, entre otros aspectos.

Ejemplo de manual de bienvenida para empresas: ONGAWA

Imagen de ONGAWA

3. Ejemplo de manual de bienvenida de Bimbo

Ejemplo de manual de bienvenida para empresas: Bimbo

Imagen de Bimbo

Muchas empresas hacen públicos sus manuales de bienvenida o incluyen sus apartados más importantes en su página web. Esto ayuda a que empleados y público en general conozcan su valores y propósitos. El desempeño de los empleados mejora cuando comprenden la misión y los objetivos de tu empresa, por ello asegúrate de incluirlo en tu manual de bienvenida.

4. Ejemplo de un manual de bienvenida de La Costeña

Ejemplo de manual de bienvenida para empresas: La Costeña

Imagen de La Costeña

La mayoría de los manuales tienen un apartado denominado «Código de ética» o «Código de conducta», el cual tiene el propósito de dar a conocer y reforzar los valores institucionales de la empresa. Idealmente, los colaboradores deberán aplicarlos tanto en su desempeño laboral como en el ámbito personal.

5. Ejemplo de un manual de bienvenida de un servicio de catering

Servalia creó un manual breve y con un elegante diseño que acompaña a la información. Debido a que este negocio maneja alimentos, su política de calidad es una de las secciones más extensas, después de sus normas laborales. Por otro lado, dedicó una sección a su plan de igualdad, con el que se comprometen a dar oportunidades laborales a hombres y mujeres de manera equitativa.

Ejemplo de manual de bienvenida para empresas: Servalia

Imagen de Servalia

6. Ejemplo de un manual de bienvenida de Nestlé

Imagen de Nestlé

Este documento guía las acciones y comportamientos todos los miembros de la compañía en términos de seguridad y salud en el trabajo, sostenibilidad ambiental, comunicación con el consumidor, diversidad e inclusión, derechos humanos, interacción y comunicación transparentes, entre otros.

Como puedes ver, contar con un manual de bienvenida para tus empleados tiene múltiples ventajas para tu empresa y tus colaboradores, por lo que no está de más que busques la mejor manera de presentar tu empresa a través de este documento. Recuerda que la primera impresión es muy importante. 

Manual bienvenida

 Bienvenida

Publicado originalmente el 06 de octubre de 2021, actualizado el 08 de octubre de 2021

Topics:

Recursos humanos