Construir una cultura laboral positiva y sólida puede ser crucial para el buen funcionamiento de tu negocio.

Si quieres dar a conocer tu empresa a tus nuevos colaboradores, un manual de bienvenida es una herramienta imprescindible en el plan de iniciación de cualquier empleado.

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Si estás creando tu primer manual de bienvenida o actualizando el que ya tienes, sigue leyendo este artículo en el que te explicaremos qué es un manual de bienvenida y te diremos cómo crear el tuyo, además de mostrarte algunos ejemplos que serán de utilidad. 

¿Qué es un manual de bienvenida?

Un manual de bienvenida es una guía breve que contiene información útil que facilita la adaptación de los nuevos empleados en las empresas y contiene un resumen de la cultura corporativa. El éxito de un manual de bienvenida para empresas depende de lo que incluyas; una de las principales reglas es escribirlo de manera clara y comprensible.

Por lo regular, el manual de bienvenida es un documento creado por el equipo de Recursos Humanos. Se trata de un documento que no solo sirve a los nuevos empleados sino también al personal ya contratado en todos los niveles. Es una herramienta útil que demuestra cuánto te importan tus empleados y que facilita la integración de cada uno de ellos en sus equipos de trabajo, además de que fomenta el sentimiento de pertenencia.

Los manuales de bienvenida son exclusivos para cada empresa que representan; la mayoría comparte elementos que son imprescindibles como la misión, visión y valores fundamentales de la empresa. Dentro de los elementos que se pueden incluir en un manual de bienvenida también encontramos:

  • Resumen de políticas
  • Beneficios para los empleados como vacaciones o servicio de comedor
  • Procedimientos administrativos
  • Código de vestimenta
  • Datos de contacto e información de oficinas

5 funciones de un manual de bienvenida

1. Orientar a tus empleados

Este documento contiene información sobre la cultura corporativa de la empresa que puede servir al empleado para resolver alguna duda de manera inmediata y tenerlo siempre que necesite consultar algo en particular relacionado con su labor.

2. Incorporarlos como parte de la empresa

El manual de bienvenida es una herramienta que permite a la empresa acoger a los empleados de manera sencilla y con un tono amable y cercano; contar con un manual de bienvenida ayuda a los empleados a sentirse parte de ella. 

3. Propiciar la productividad

El manual de bienvenida también contiene detalles importantes sobre cada departamento de la empresa que pueden ser de utilidad para que los empleados alcancen un rendimiento laboral más provechoso desde el comienzo de sus actividades en la compañía. Por ello es importante que al comienzo de sus actividades sepan cuáles son sus funciones y las de sus compañeros de trabajo, así como la distribución de los departamentos en el espacio laboral.

4. Familiarizar al empleado con la empresa

El manual de bienvenida es una guía de procedimientos y políticas de la compañía que ofrece transparencia y claridad a los empleados desde el comienzo de la relación laboral. Por eso es importante que el manual de bienvenida sea en un tono casual y que facilite la comunicación de información clave a los empleados.

5. Resolver dudas

En los primeros días, los nuevos empleados podrían tener muchas dudas con respecto al funcionamiento o procedimientos internos de la empresa, así que el manual de bienvenida puede ayudarles a contestar cualquier pregunta que tengan al respecto de forma rápida sin necesidad de que acudan al departamento de Recursos Humanos. 

1. Comienza por el mensaje de bienvenida

El manual de bienvenida normalmente contiene un mensaje de bienvenida del presidente o CEO de la empresa. Es la forma de recibir de manera formal a los nuevos empleados y reconocer que están uniéndose al equipo; también es una forma de presentar a la autoridad máxima de la compañía a los nuevos colaboradores. 

El mensaje de bienvenida incluido en el manual otorga importancia al documento y genera una sensación de reconocimiento a los empleados.

2. Comunica tu objetivo

Redacta un objetivo que invite a continuar leyendo hasta el final del documento. Muestra una visión general de por qué ha sido redactado el manual de bienvenida señalando lo que obtendrán una vez que lo hayan leído.

3. Comparte la información básica de la empresa

Ahora es momento de entrar de lleno con la información de la empresa: aunque es posible que los empleados que ya han pasado por un proceso de reclutamiento conozcan el giro de la empresa y su historia, no está de más señalarlo nuevamente en el manual de bienvenida.

Esto servirá para evitar cualquier mal entendido y reafirmar la información que quieres que los empleados sepan sobre tu marca. Aprovecha para incluir datos interesantes sobre los casos de éxito, premios y reconocimientos que sirvan de referencia para que el empleado sienta que está siendo parte de una compañía exitosa.  

Dentro de la información de la empresa es importante incluir tu misión, visión y valores. 

4. Expón la cultura empresarial

En esta parte debes explicar cuál es la cultura organizacional en tu empresa, en tanto que se trata de información que ayudará al empleado a alinear su compromiso con el de tu organización. Asegúrate de incluir información sobre códigos de vestimenta y conducta entre los empleados.

Es el momento de mencionar lo que hace que tu empresa sea única: menciona cómo es el funcionamiento interno, los valores y la manera en que se desarrollan los principales procesos, lo que hará sentir a los empleados que están en un lugar agradable y con buen ambiente laboral. 

5. Muestra los datos clave para iniciar

Es importante que describas los aspectos fundamentales que el nuevo empleado debe considerar hacer el primer día de trabajo, como acudir al departamento de Recursos Humanos por algún documento, aprovechar el almuerzo gratis por ser su primer día en la empresa y las personas clave que están dentro de su equipo.

Dale los datos de quienes pueden ayudarle en caso de tener alguna duda que no haya sido aclarada en este manual.

6. Incluye los beneficios y ventajas

Algunas empresas cuentan con grandes beneficios para los empleados que muchas veces no conocen y por lo tanto no aprovechan. En esta última sección te recomendamos mencionar cuáles son esos beneficios y ventajas que los nuevos empleados han adquirido al comenzar a trabajar para tu empresa.

Puedes incluir un calendario de los días festivos, los beneficios médicos, las vacaciones a las que tienen derecho, servicio de estacionamiento, servicio de comedor, etc.

7. Revisa el diseño

Cada empresa es responsable de la imagen que quiere proyectar a sus empleados: desde el punto de vista visual, el manual de bienvenida debe transmitir un mensaje coherente. Verifica que el diseño coincida con las pautas de la marca de acuerdo con las necesidades de tu empresa.

¿Cómo usar la plantilla de manual de bienvenida de HubSpot?

Esta plantilla es tu guía práctica de cómo crear un manual de bienvenida para empresas. Es un documento que podrás editar según tus necesidades.

Accede gratuitamente a la plantilla de manual de bienvenida de HubSpot, llena el formulario y haz clic en el botón «Descargar plantilla».

Plantilla gratis de manual de bienvenida para empresas

Una vez que hayas descargado la plantilla, podrás visualizar el contenido. Recuerda que el diseño depende de cada empresa por lo que puedes agregar imágenes, modificar la fuente del texto y adaptar las secciones que desees según tus necesidades.

3 ejemplos de manual de bienvenida organizacional

1. Ejemplo de manual de bienvenida de un restaurante

Esta sección describe el comportamiento o código de conducta que se espera de los empleados desde el comienzo de sus actividades en un restaurante.

Plantilla gratis para hacer un manual de bienvenida

2. Ejemplo de manual de bienvenida de una agencia digital

El primer día de oficina siempre es motivo para estar nervioso ya que llegas a un lugar diferente, además de que debes conocer a personas nuevas y buscar adaptarte a su ritmo de trabajo. Por eso, el manual de bienvenida debe proporcionar a los nuevos integrantes de tu empresa, ya sea desde becarios hasta los directivos, una bienvenida cálida y amigable.

Ejemplo de un manual de bienvenida de agencia o negocio digital

3. Ejemplo de manual de bienvenida de un hotel

El desempeño de los empleados mejora cuando comprenden la misión y los objetivos de tu empresa, por ello asegúrate de incluirlo en tu manual de bienvenida.

Ejemplo de manual de bienvenida de un hotel

Como puedes ver, contar con un manual de bienvenida para tus empleados tiene múltiples ventajas para tu negocio, por lo que no está de más que busques la mejor manera de presentar tu empresa a través de este documento. ¡Recuerda que la primera impresión es muy importante! 

Manual bienvenida

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Publicado originalmente en noviembre 18 2020, actualizado noviembre 19 2020

Topics:

Recursos humanos