¿Quieres hacer un evento virtual? Conoce 6 claves para hacerlo (+ ejemplos)

Muy pocas personas a inicios del 2020 habrían pensado que su rutina daría un giro tan inesperado. Desde eventos de entretenimiento hasta profesionales y empresariales, han tenido que cambiar el formato de presentación y adaptarse a las nuevas circunstancias. 

Hoy los eventos presenciales han ido resurgiendo de a poco: muchas empresas, si bien tuvieron que aguardar un poco de tiempo para llevar a cabo sus conferencias, ahora han optado por un modelo híbrido: virtual y presencial. Sea como fuere, las empresas y marcas no pueden quedarse de brazos cruzados. De hecho, 7 de cada 10 profesionales han trasladado su evento presencial a una plataforma virtual; además, no ven este cambio como algo pasajero, sino como algo que continuará en el futuro en conjunto con algunas actividades esenciales que obedezcan a la estrategia.

Por fortuna, los usuarios han emitido una buena aceptación a la participación en eventos virtuales. Prueba de ello, es el aumento del 55% en el consumo de videos en YouTube en España. Además, desde artistas hasta empresas, los creadores de contenido apuestan cada vez más por subir sus contenidos por streaming para seguir interactuando con su audiencia. 

Por ello, si tenías un evento en puerta y has tenido que cancelarlo, no te desanimes ni des por perdido tu proceso de logística y planificación; hay una alternativa viable e innovadora que puedes implementar: muda tu evento presencial a una plataforma virtual. Tal vez la idea te dé algo de temor o pienses que los resultados no serán los mismos, pero con una buena organización tu perspectiva cambiará y seguramente quedarás satisfecho. Créenos: así planificamos nuestro evento INBOUND 2020 y 2021. Para el 2022 adoptamos un modelo híbrido, donde el componente virtual fue fundamental.

A continuación te presentamos una serie de recomendaciones e información que te harán ver con buenos ojos esta nueva realidad. Después de todo, quien no evoluciona, no avanza.

1. Redefine los objetivos de tu evento 

Antes de dar cualquier paso, lo primero que tienes que hacer es sentarte con tu equipo de trabajo y hablar sobre los objetivos de tu evento. Algunas preguntas que pueden ayudarte a conocerlos son las siguientes: 

• ¿El objetivo principal que tenía para mi evento presencial puede seguir siendo el mismo que para el evento virtual? 
• ¿Aplicaré el mismo número límite de asistentes o podré ampliarlo?
• ¿Mi evento virtual será privado o abierto al  público? 
• ¿Seguiré conservando el mismo costo de acceso? 
• ¿Qué quiero conseguir con este evento virtual? 

Un aspecto bastante positivo de los eventos virtuales es que puedes extender el número de asistentes que esperas. Después de todo, lo único que requieren los interesados es apartar su mañana o tarde para conectarse, preparase algún snack o bebida de su preferencia, buscar su lugar favorito en casa u oficina y listo. No hay tantos impedimentos para que puedan asistir. 

Y si bien el lugar físico pudo verse afectado, tus objetivos no tienen por qué ser tan diferentes. Por ejemplo, el número de asistentes sigue siendo un indicador a medir y, de hecho, lograrás registrarlo más fácilmente. Con esta información, podrás conocer si tus estrategias de promoción fueron las correctas o si el tema de tu evento realmente fue el mejor para tu público objetivo. 

Si tu evento presencial tenía por propósito aumentar tu presencia de marca, con uno virtual también puedes hacerlo. Esto requerirá esfuerzos en contenido para que, tanto antes como después de tu evento, los asistentes sepan quién eres, qué haces y qué tienes que ofrecerles.

Si tú y tu equipo se encuentran un tanto bloqueados en cuanto a cuáles objetivos siguen siendo viables y cuáles no, apóyense en el sistema OKR (Objectives Key Results). Con él, podrán redefinir de manera más sencilla los objetivos del evento virtual y aclarar sus dudas en cuanto a las metas que quieren alcanzar. 

La estructura del sistema OKR es bastante simple pero funcional: por cada objetivo debe haber resultados clave medibles. Consta de tres ejes esenciales: objetivos, que son la descripción de la meta a alcanzar; resultados clave, que miden el proceso hacia los objetivos implementados; e iniciativas, que son las acciones o tareas a emprender para alcanzar los objetivos. 

Como cualquier otro sistema para determinar objetivos, se requiere que sean lo más claros y realistas posibles. Hagan una lista de diferentes metas y elijan las tres que se acoplen a lo que desean y pueden alcanzar. Eviten frustrarse por querer cumplir 10 objetivos. Menos es más. 

2. Elige la mejor plataforma para realizarlo 

Con seguridad una de las primeras cosas que se tienen que hacer a la hora de organizar un evento presencial es elegir el mejor lugar para realizarlo. Con un evento virtual pasa lo mismo. Por fortuna, ya existen muchas plataformas de streaming perfectas para realizar todo tipo de eventos: lanzamientos, webinars, convenciones, ferias, entre otros. 

Una de las grandes ventajas de los eventos por streaming es que su alcance es mayor, ya que los interesados no tienen dificultad de trasladarse hasta la sede del evento. Tan solo basta, en la mayoría de las veces, con inscribirse y conectarse el día indicado. Hay posibilidades de que el evento tenga algún costo, y si es así, lo único que tiene que hacer la persona interesada es una transferencia y mostrar el comprobante de pago. Algunas plataformas más avanzadas envían un correo con la posibilidad de crear un usuario y la URL para acceder al evento posterior al pago.

Elegir la mejor plataforma para llevar a cabo tu evento es más sencillo de lo que parece. Infórmate de todas las opciones que hay actualmente y compara requisitos, precios y facilidades. En la siguiente sección hemos listado algunas plataformas gratuitas y de pago que podrían funcionarte; compara y elige la que más te convenga

Plataformas de streaming gratuitas 

Estas plataformas te permiten crear videos en directo y compartirlos con el público de tu elección. Si bien su gran ventaja es que no te generan un gran costo, tal vez no tengan la calidad de imagen esperada y corran el riesgo de presentar retrasos en la transmisión. 

YouTube 

No es sorpresa para nadie que YouTube se ha vuelto una herramienta poderosa para el sector B2B. Y es que al menos un 70% de especialistas en marketing especializados en la industria consideran que el video convierte leads calificados de manera más efectiva que cualquier otra estrategia de marketing de contenidos. Por ello, no sólo crear contenido sino también hacer tu evento desde esta plataforma suena a una buena idea. 

La ventaja más grande de YouTube es que está disponible para cualquier persona, por lo que nadie tendrá complicaciones para acceder a tu evento. Además, al ser una red tan conocida, es muy fácil de usar. Un último punto a favor de esta opción es que la plataforma admite una gran diversidad de temas especializados, por lo que los usuarios tendrán la certeza de que lo que expongas será confiable y útil. 

Facebook Live 

Otra herramienta gratuita y muy fácil de utilizar es Facebook Live. Por cuestiones de la reciente cuarentena, tuvo algunas actualizaciones que mejoraron sus funciones. Ahora, por este motivo, ya cuentas con subtítulos automáticos, solicitud de menor capacidad de datos para una visualización más eficiente y hasta la posibilidad de que las personas puedan escuchar el audio de las transmisiones en vivo sin ver el video. 

Si aún no sabes cómo hacer una transmisión en vivo en Facebook Live, descuida. Con solo entrar al perfil de tu empresa a través de algún dispositivo móvil y elegir la opción de video en vivo, estarás mostrando tu contenido al instante. 

Instagram Live 

Al igual que Facebook, Instagram también cuenta desde hace ya un tiempo con la opción de hacer videos por streaming. En esta red social hemos podido ver desde grandes artistas hasta especialistas en diferentes industrias o sectores ofreciendo pláticas, actividades, dinámicas y más contenido para su público. 

Las ventajas de usar Instagram Live para tu evento virtual es que es un proceso muy sencillo: solo necesitas un dispositivo móvil y una cuenta de Instagram para transmitir. Además, su acceso es muy fácil y el alcance es ilimitado. Como en Facebook, aquí también puedes interactuar en tiempo real con la audiencia para responder a sus preguntas, dudas o comentarios. 

VIMEO 

Esta plataforma de video se ha caracterizado por dar alojo a increíbles creaciones multimedia. Ahora, también puedes realizar videos en vivo para que tus clientes y demás usuarios puedan interactuar con tu marca o empresa. Su mayor ventaja es que tiene una calidad de imagen increíble, por lo que puedes gozar de un streaming incluso hasta en ultra HD de 4K. 

Plataformas de streaming de pago 

Este tipo de alternativa es ideal si deseas que tu evento virtual tenga un mejor control con respecto a la privacidad. Sus controles de acceso son mayores, por lo que puedes garantizar tanto la seguridad de tus usuarios como la de tu mismo contenido. Además, a diferencia de las plataformas gratuitas, su calidad en imagen y velocidad de transmisión es destacable. 

StreamYard 

StreamYard en una plataforma profesional para emitir videos por streaming. Lo mejor de todo es que los usuarios pueden abrirla directamente desde su navegador, sin necesidad de hacer alguna instalación o descargar una aplicación. Si bien su versión gratuita cuenta con muchas opciones y funciones, si deseas calidad HD para tu evento virtual tendrás que contratar su plan Professional. 

Akamai 

Akamai cuenta con una solución para video por streaming llamada Adaptive Media Delivery. Con ella, tu evento virtual será una gran experiencia para ti y tus espectadores, pues mantiene una calidad de imagen alta, compatibilidad con cualquier tipo de dispositivo móvil y un mayor control para saber quiénes están viendo tu contenido. 

StealthSeminar 

StealthSeminar es una herramienta ideal para la emisión de webinars. Cuenta con dos diferentes planes de pago y podrás automatizar tu evento para enviar recordatorios a tus próximos asistentes, ya sea por Facebook o a través de un mensaje multimedia. Entre otras características, tiene chat personalizado, intercambio de archivos en directo, caja de preguntas y respuestas, así como configuración y personalización de landing pages. 

Class on live 

Si tu evento va más dirigido hacia una clase o talleres en línea, Class on live es la mejor opción. Su diseño es muy sencillo y fácil de utilizar. Entre sus cualidades más destacables se encuentran sus funcionalidades de envío de correos electrónicos automatizados para invitar a tus contactos y el gestor de pago para tu evento. Además, no es necesario realizar descargas extra de programas o plugins. 

Si navegas por la  red, podrás conocer todas las opciones que tienes para realizar tu evento virtual y hacerlo exactamente como deseas. La ventaja es que, al haber tantas alternativas en el mercado, puedes encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades y posibilidades. 

En el caso de que tu evento virtual no se trate de solo la exposición de un tema, sino de un encuentro de expertos en tu industria, puedes hacer uso de un avatar online interactivo. Con esta opción, los asistentes no solo podrán escuchar diferentes ponencias o demostraciones simultáneamente, sino que también podrán interactuar en tiempo real con todo aquello que tenga que ver con tu evento. 

Empresas como Virtway Events o Walcon están llevando más allá la realización de eventos virtuales a través de tecnología 3D en el mundo virtual. Este tipo de formato le puede dar un giro novedoso a tu feria virtual e incluso puede hacer que la interacción y comunicación con tus asistentes sea tan efectiva como la presencial.

3. Encuentra patrocinadores que se sumen a tu evento

Es posible que tu evento presencial ya contara con patrocinadores. Puedes confirmarles el cambio de formato de tu  evento y confirmar su participación. En caso contrario, si te cancelan, te interesará saber que hay empresas dispuestas a invertir en eventos online e interactivos.

La elección de tus patrocinadores no debe tomarse a la ligera, pero ¿cómo encontrar a los mejores patrocinadores para tu evento virtual? El portal Eventbrite recomienda lo siguiente:

• Estudia a tus asistentes: antes de contactar, lo mejor es asegurarte del tipo de marcas o empresas que siguen tus asistentes. Busca que sean compañías que ofrezcan algo relevante a tu sector o industria y también que puedan complementar tus servicios. Por ejemplo, si tu evento es sobre tendencias en el diseño web, puedes invitar a marcas de software de edición o programación. 
• Investiga acerca de cada empresa o marca que te interese contactar: es importante que las compañías con las que busques un patrocinio compartan tus valores como empresa. Visita sus sitios y redes sociales y analiza el tipo de comunicación que tienen con sus clientes. También averigua si suelen patrocinar eventos, para evitar perder tiempo tratándolos de contactar. 
• No te excedas en patrocinios: quizá haya empresas muy reconocidas que consideres que le darán mayor auge a tu evento. Sin embargo, enfócate solo en aquellas que verdaderamente le aportarán valor a tus asistentes. 

Una vez que ya hiciste la lista de tus posibles patrocinadores, tienes que asegurarte de enamorarlos de tu evento virtual. De lo contrario, no se interesarán en participar. Contacta a cada una de las empresas y realiza una presentación donde hables acerca de tu compañía, la razón de tu evento virtual, la forma en que será desarrollado y el impacto que esperas entre la audiencia. 

Recuerda que, así como confías en que el patrocinador te beneficie, ellos esperan lo mismo de tu evento. Dales a conocer la manera en que tu evento encaja perfecto con su tipo de clientes y de qué modo tus estrategias los hará participes también. 

4. Prepara a tu público para un evento virtual 

Así como los eventos digitales pueden ser algo nuevo para ti, con tu audiencia no es diferente. Recuerda que estos cambios de lo presencial a lo digital fueron más rápidos de lo que se tenía previsto. La adaptación ha tenido que ser inmediata; aún queda mucho por descubrir para sacar la mayor ventaja a todas las herramientas y soluciones que existen para facilitar el trabajo y las relaciones virtuales. 

Si ya estás convencido de hacer un evento virtual, no olvides preparar a tu público. Brinda información con anticipación. Esto puede ser a través de campañas de correo electrónico, blogs y redes sociales. Comienza con lo básico: explica qué es un evento virtual, cuáles son sus beneficios, cómo pueden conectarse (paso por paso) y dales todos los conceptos que lleguen a necesitar. 

Si está dentro de tus posibilidades hacer una guía acerca de todo lo que conlleva un evento virtual, no dudes en desarrollarla. Tal vez haya interesados que no estén muy familiarizados con la tecnología y este puede ser un impedimento para que se animen a asistir. Esto también te ayudará a saber a qué tipo de actividad responden mejor y cuál es la mejor opción para tus próximos eventos, según sea la respuesta de los asistentes. 

No solo es cuestión de que invites a las personas a tu evento, también debes darles una experiencia integral. De esta forma, cuando llegue el gran día, ellos estarán listos y con el conocimiento suficiente para aprovechar al máximo las herramientas de cualquier plataforma en la que realices tu plática o evento. 

5. Desarrolla el contenido que vas a presentar 

Este paso es muy importante. Aunque consideres que presentar alguna plática, tema o exposición de manera virtual es más sencillo, lo cierto es que requiere el mismo compromiso y dedicación que un evento presencial. 

Si no habías considerado crear una presentación antes de mudar tu evento presencial a uno virtual, tendrás que hacerlo. Esta será tu única forma de exponer ante tu audiencia el tema y lograr el objetivo que tengas planeado. La buena noticia es que hacer una presentación no tiene complejidades.

A continuación, te compartimos las ideas principales a tener en cuenta para hacer una presentación. 

• Elige la forma en que presentarás tu tema: sea a través de un webinar o una feria virtual, define la forma en que te presentarás. Recuerda que una presentación virtual puede ser un poco más difícil de seguir; por ello, considera cuál es la alternativa para retener a la audiencia.
  Por ejemplo: en vez de solo exponer, puedes crear todo un panel de discusión donde invites a expertos a debatir un tema en específico. Otra idea es entrevistar a un líder de opinión de la industria, para que complemente tus ideas. 
• Escribe un guion: una ventaja de los eventos virtuales es que puedes apoyarte en material escrito para darte más seguridad. Considera que estarás hablando o exponiendo sobre uno o diversos temas durante mucho tiempo y dar un seguimiento excepcional puede ser complicado.
  
  Por ello, un guion podrá ayudarte a estructurar tus ideas y administrar el tiempo. De esta forma, podrás saber cuánto tiempo te queda para seguir presentándote. Sabrán lo mismo tus invitados o demás ponentes. Evita solo leer tus diapositivas, ya que se verá poco profesional. Estudia con tiempo lo que dirás, pero no dudes en improvisar con algunos ejemplos, dinámicas o preguntas a la audiencia para hacerlos participar. 
• Haz una presentación perfecta: el diseño de tus diapositivas también es importante. Tienes que captar la atención de tu audiencia y para eso no puedes crear una presentación muy saturada de información, pues esto puede ocasionar que varios asistentes abandonen el evento. Si tu evento cuenta con invitados, ten en cuenta que ellos muy seguramente se esforzarán por hacer una presentación memorable.

Por eso te compartimos algunas recomendaciones para cuidar este último aspecto: 

• Diseño: tú y los demás expositores pueden tener un diseño de diapositiva con los colores y elementos que representen a la empresa. En caso de no contar con este material, en la web existen diferentes plantillas de presentaciones de PowerPoint gratuitas que podrán servirles.
• Texto: ayuda a tus asistentes a comprender de manera fácil y rápida lo que tienes que decirles. Una estructura básica para una buena presentación incluye el título de tu presentación, introducción, diapositiva por cada tema principal y diapositiva para concluir y finalizar tu tema. 
  
  En el caso de la introducción debes explicar a grandes rasgos qué expondrás y por qué. No olvides presentarte, decir qué haces actualmente y hablar un poco de tus antecedentes o (experiencia en la industria). Además es bueno que indiques si realizarás un espacio para preguntas y respuestas al final de tu presentación. De esta forma, los asistentes podrán contemplar desde el inicio que tienen esta oportunidad y si les interesa quedarse. 
  No agregues mucho texto para evitar saturar a tu audiencia y ayúdate de viñetas que expresen la idea principal o ilustren el tema con ejemplos. 

Ahora pasamos a los consejos que te ayudarán con la asistencia.

• Datos: una forma para mantener el compromiso de los asistentes virtuales es brindando datos o cifras acerca del impacto que tiene tu tema en sus empresas. Si hay algún estudio reciente o tu empresa ha realizado algún caso de estudio, no dudes en presentarlo.
• Imágenes: el hecho de que tus asistentes puedan visualizar mejor tu tema en su día a día los ayudará a entender mejor y sentirse interesados. Haz uso de gráficos o imágenes que complementen tu tema.
• Sesión de preguntas y respuestas: es indispensable que pongas especial atención en esta sección, pues te ayudará a crear una mejor conexión con los asistentes, demostrar tu experiencia y hacerles ver cómo puedes apoyarlos con sus necesidades o problemáticas. 

Ya que este es un tema bastante importante, lo abordaremos a detalle. El tiempo ideal de tu sección de preguntas y respuestas puede ser un cuarto de la duración total de tu presentación. Sin embargo, si necesitas y tienes la oportunidad de extenderlo, ¡hazlo! Si tienes una audiencia muy involucrada, es una buena señal y qué mejor que puedas responder a la mayor parte de comentarios.

Una opción bastante útil es que al inicio de la sesión invites a la audiencia a ir enviando sus dudas o comentarios a lo largo de la presentación. De esta forma, podrás darles prioridad e irte preparando con la información que desean.

Algunas herramientas, como Aha Slides, te permiten interactuar en tiempo real con las personas que están en tu evento. A la par de una sección de preguntas y respuestas también puedes incorporar una dinámica o competencia entre los invitados. Esto los alentará a estar más atentos a tu tema y no querer perderse ni un segundo.

Unos últimos consejos para manejar como todo un experto tu sesión de preguntas y respuestas, son los siguientes:

• Prepárate: sí, puede sonar obvio, pero es un punto que no debes olvidar. Días antes de tu presentación, analiza tu tema con los ojos de tus asistentes y adelántate a algunas preguntas o dudas que podrían tener y ensaya tus respuestas. Una recomendación infalible es que hagas una simulación de tu exposición con amigos o colegas, de esta manera ellos podrán darte una retroalimentación para mejorar. Tú, a la vez, llegarás muy listo con tu verdadero público. 
• Confía en ti mismo: es posible que cause un poco de temor el hecho de no saber cómo luce tu audiencia al otro lado de tu dispositivo móvil. No verás sus reacciones ni sabrás si están cautivados con tu presentación. Sin embargo, actúa con confianza y míralos a los ojos. Muéstrate relajado y sonríe regularmente. 
• Evita lucir nervioso: este punto va de la mano con el anterior. Si constantemente te agarras el cabello o la nariz, si truenas los dedos de la mano o te mueves en exceso, darás una imagen negativa ante la audiencia. Sabemos que quizá es la primera vez que realizas un evento virtual, pero descuidarte puede hacerte transmitir mensajes no verbales que no deseas como: mentiras, desconfianza, poco conocimiento, entre otros. Tú eres un experto y debes reflejarlo. Antes de salir a la pantalla, respira profundamente y recuerda todo el esfuerzo que has invertido para que tu presentación salga a la perfección.
• Confirma con tu audiencia si sus dudas han quedado claras: tal vez por el número de preguntas hayan quedado algunas sin responder o quizá la respuesta o ejemplo no hayan sido entendibles en un 100%. Sea cual sea la razón, asegúrate regularmente de que lo que hayas explicado esté claro. Con esto, brindas oportunidad de solventar más dudas y evitas que tu público se vaya con información o ideas erróneas.
• Alístate para preguntas o comentarios incómodos: dentro de la audiencia, tal vez haya alguna persona que pregunte algo fuera de lugar o simplemente busque exhibirte. Así como debes prepararte para todo lo bueno que gira en torno de tu presentación, también hazlo con lo que puede salirse de control. Busca en línea videos de presentadores o incluso famosos que fueron tomados por sorpresa, observa y analiza su respuesta ante estas situaciones, seguro te prepararán para contestar mejor.

6. Haz seguimiento de los asistentes de tu evento 

Después de tu evento, realiza un seguimiento de los clientes potenciales para saber cuál fue su impresión. La manera perfecta de hacerlo es a través del correo electrónico. Para continuar y extender la conexión con algún prospecto, uno o dos días posteriores del evento, asegúrate de que reciban contenidos audiovisuales quienes hayan asistido. También comparte una presentación de tu empresa. Esto les hará saber que sigues pendiente de ellos. 

De igual forma, te recomendamos que en este mismo correo busques obtener la impresión que los asistentes tuvieron sobre tu evento. Puede ser a través de una breve encuesta en donde compartan cómo se sintieron, qué fue lo que más les gustó y qué creen que se puedan mejorar para futuros eventos. 

No olvides refrendar la relación laboral. Al finalizar tu mensaje, puedes agregar un CTA para agendar una cita personal con tu empresa. De esta manera, podrás tener una mejor visión acerca de cuántos de los asistentes pueden llegar a conversión. En el caso de tus clientes actuales, estas acciones los fidelizan y les hace saber que estás presente para cubrir sus necesidades y requerimientos. 

Consejos para organizar tu evento virtual con éxito 

Ahora ya sabes cómo transformar tu evento presencial en uno virtual, si además tomas en cuenta las siguientes recomendaciones esenciales, lograrás que tu primera experiencia en una plataforma digital sea todo un éxito.

Solicítale a tus ponentes y patrocinadores que implementen las mismas medidas para potenciar el alcance. 

1. Envía recordatorios a tus asistentes 

A diferencia de un evento presencial, los eventos virtuales requieren notificaciones constantes para que no se olviden. Esto puede ser desde una o dos semanas previas al evento. Envía correos electrónicos y mensajes de texto para que lo tengan presente. 

En los mensajes que compartas no olvides incluir información breve del evento: temas a tratar, ponentes principales, hora de inicio y plataforma en la que podrán verlo. Si también lo deseas, haz uso de chatbots en redes sociales para notificarles.

Además de esto, puedes hacer sugerencias para que disfruten mejor su experiencia en tu evento virtual, como optar por cierto dispositivo móvil, tener una cierta velocidad de internet para evitar retrasos en la transmisión y hasta una lista de snacks para que lo disfruten. Sin duda, será un detalle que agradecerán. 

2. Crea espacios para networking 

Los eventos de empresas tienen regularmente como principal objetivo crear relaciones. Y el hecho de que tu evento sea virtual no significa que no pueda haber espacio para que colegas, emprendedores y profesionales puedan entablar conversaciones de valor. Algunas ideas para crear una interacción eficaz son: 

• Haz un grupo exclusivo para los asistentes: este puede ser creado desde antes de que se realice el evento. La idea es que haya un espacio donde todos tengan la oportunidad de expresar preguntas, comentarios o dudas. Además, se pueden abrir debates acerca de nuevas tendencias, el panorama de su industria o simplemente comentar acerca de sus experiencias y proyectos. Ten por seguro que con una convivencia previa, el día de tu evento habrá mayor participación. Puedes hacerlo en Facebook para mayor comodidad y facilidad de todos. 
• Crea un hashtag de tu evento virtual: los hashtag le dan presencia a tu evento. Crea uno relevante y fácil de recordar e invita a tu audiencia a utilizarlo. Puedes hacerlo en Facebook, Instagram y Twitter. En estos últimos te serán de gran ayuda para que otras personas se enteren de tu evento y los asistentes puedan empezar a interactuar entre ellos. 
• Desarrolla una app de tu evento virtual: un 63% de los planeadores de eventos utilizan apps para organizarlos. Si está dentro de tus posibilidades y presupuesto, puedes diseñar una aplicación móvil especial para tu evento virtual. En ella, además de agregar toda la información necesaria (como fecha, horarios y ponentes), los asistentes pueden crear sus propios perfiles y compartir datos acerca de la empresa en la que se desenvuelven, sus actividades y experiencia en el sector. 
• Diseña una sala especial para networking: si tu evento será dentro de una plataforma digital con avatares en 3D, puedes crear un espacio exclusivo para aquellos asistentes que quieran reunirse con otros emprendedores o expertos y dialogar. Esta es una idea bastante innovadora y útil, pues, a pesar de no poder tener un contacto físico, sí podrán beneficiarse de una sala privada donde podrán intercambiar ideas y negocios. 

3. Realiza un programa de actividades de tu evento 

No importa que tu evento no sea presencial, si vas a contar con más de tres pláticas y además tendrás otras actividades, realiza un programa para que los asistentes puedan saber a qué hora empieza el tema de su preferencia. Esto puedes hacerlo a través de la app que crees para tu evento, en una imagen extra que puedes enviar por correo electrónico y redes sociales, o incluirla en la misma landing page de tu evento. 

Por ejemplo, el evento virtual Non-Stop El Origen del Marketing Virtual, incluyó su programa de actividades dentro de la landing page en la que podías registrarte. Tú también puedes tener esta misma opción, para reunir toda la información de tu evento en un solo lugar. En este programa tienes que proporcionar los horarios y temas de cada orador, así como un poco de su experiencia en la industria. De ser posible enlaza a las redes sociales o sitios web de cada uno, para que los asistentes puedan conocer un poco más de él. 

4 consejos para atraer participantes a tu evento online

Ya conoces el proceso de logística detrás de un evento virtual, y las estrategias principales para que tenga éxito, pero la difusión y promoción son otro asunto del que tendrás que ocuparte. La buena noticia es que cuentas con muchas opciones que ya conoces, solo es cuestión de cambiar el enfoque.

A continuación te compartimos las mejores ideas para que todos se enteren de tu próximo evento virtual. 

1. Promociona tu evento en redes sociales e internet 

Este es el consejo más importante. Si no difundes tu evento en estos canales, probablemente los resultados no serán los esperados. Puedes apoyarte en tus ponentes para expandir la promoción y que más audiencia sepa que hay un evento virtual que no pueden perderse. Esto es de gran beneficio porque cada orador tiene su propia base de datos, además de diversos seguidores en sus redes sociales que harán crecer tu evento. 

Facilita el proceso para ellos: diseña plantillas y textos para los correos electrónicos que envíen; escribe algunas publicaciones de blog que puedan subir a sus sitios web y crea imágenes y videos promocionales para que puedan compartir en sus redes sociales. La idea es que solo tengan que copiar y pegar para empezar a promocionar. 

Otra buena idea es crear una URL personalizada para cada expositor. Podrán compartirla entre su audiencia para que las personas interesadas se inscriban al evento. Además de brindar un trato personalizado, esto también te ayudará a contabilizar cuántas personas asistieron por parte de cada uno. Con esta información puedes garantizar qué oradores tienen mayor interés y peso para ser invitados a próximos eventos. 

Ahora, ahondaremos un poco en cada una de las estrategias digitales que te serán de utilidad para promocionar tu evento virtual. 

Publicaciones de blog

Reúnete con tu equipo de trabajo y determinen qué temas van a desarrollar para publicar en el blog de tu empresa. Si su evento es un encuentro de inbound marketing, pueden publicar periódicamente un contenido de blog donde se abarquen los temas de los ponentes, el objetivo del evento o material de apoyo para algún lanzamiento que se haga durante el transcurso del evento.

Si para ese momento ya cuentas con un calendario editorial, te recomendamos intercalar los blogs regulares con aquellos que se refieran a tu evento. De esta manera tendrás material para compartir a lo largo del tiempo en lo que llega el día del encuentro. 

Redes sociales

No es sorpresa para nadie el poder que tienen las redes sociales para las empresas. Y para la promoción de sus eventos, no es diferente. Pero, para hacerlo eficientemente, es indispensable que elijas bien cuál es la más viable según tu industria o sector. Recuerda que debes promocionar tu evento donde esté tu audiencia. Por ejemplo, si tu compañía se dedica a la venta de servicios de consultoría de marketing, tiene más sentido utilizar una red como LinkedIn en vez de Instagram. 

También puedes optar por crear un evento en Facebook para que los usuarios tengan presente la fecha y puedan recibir recordatorios automáticos por parte de la red social. Este espacio, además, te da oportunidad para compartir todos tus otros esfuerzos de marketing. Por ejemplo, si has creado un sitio web especial para tu evento o una landing page, puedes compartirla en la página de evento de Facebook para que más personas se sumen e interactúen con tu contenido. 

Recuerda que el contenido lo es todo. De nada servirá que tu evento en Facebook sea publicado si nadie se relaciona con tu marca: comparte entradas de blog, videos o imágenes referentes a tu evento. También puedes crear encuestas o simplemente preguntarles a los usuarios qué esperan de tu evento. De esta manera, podrás afianzar la relación que tienes con tus asistentes desde antes de la fecha del evento a través de este canal. 

Ahora bien, si creaste un hashtag de tu evento, úsalo en cada publicación que hagas para que las personas se familiaricen e interactúen con él. Si aún no lo haces, no olvides que tiene que ser único y memorable: así será más probable que las personas lo utilicen. Un último consejo para este tema: evita hacer un hashtag demasiado complicado, la gente podría olvidarlo o escribirlo mal. 

Si esta estrategia está bien implementada, cuando una persona ajena a tu evento se tope con el hashtag tal vez se interese y vea de qué se trata; si es algo relevante para ella, no dudará en registrarse. El uso de hashtags también te ayudará a dar seguimiento de las interacciones que va teniendo tu evento y si las estrategias de difusión implementadas están funcionando.

2. Usa el poder de los influencers 

Cada vez más empresas se valen de influencers en redes sociales, gracias a su número de seguidores o popularidad. El uso de influencers puede ser a través de una previa contratación de personalidades y expertos relevantes a tu industria o, mejor aún, que tus propios clientes lo hagan. Nadie mejor que ellos saben las experiencias que brindas y en sus propias palabras podrán decirles a sus seguidores que no se pueden perder tu evento. 

Acércate a tus clientes más fieles o a aquellos que ya se han registrado y ofréceles algún incentivo para que lo promocionen en sus redes sociales. Por ejemplo, pueden recibir algún descuento o promoción en alguno de tus productos y servicios si 3 de sus seguidores se inscriben y conectan a tu evento virtual. Esta es una excelente manera de involucrarte más con tus clientes y hacerlos más partícipes de este evento de lo que hubieran pensado. 

3. Organiza un concurso online 

Si tu evento tendrá algún precio, organiza un concurso o sorteo para ganar pases directos. La ventaja es que puedes emprender cualquier idea: gamificaciones, códigos de descuento o sorteos directos. El objetivo es hacer que tu evento esté por todos lados y los usuarios no puedan evitar saber de él. Y si tienen posibilidades de ganar premios, se sentirán mucho más atraídos.

Una estrategia en tendencia actualmente son los giveaways en redes sociales. Si ya cuentas con patrocinadores, incentívalos a ofrecer algún producto o servicio de su marca para atraer más seguidores e invitados al evento. La idea es que los usuarios sepan que esas marcas estarán participando en tu evento y que puedan obtener una muestra con los regalos. 

Estas colaboraciones también son muy funcionales como empresa, pues los clientes leales de uno de tus patrocinadores podrá conocerte y sumarte a sus marca favoritas. Al igual que un evento tradicional, en la organización y proceso de uno virtual también puedes reforzar tus relaciones y dar a conocer tus servicios o productos con clientes de tus socios. 

4. Invita a tu base de correo electrónico

La ventaja de las invitaciones por correo electrónico es que ya cuentas con una base de datos para utilizar. Quizá, además de tus clientes, no hayas considerado otros prospectos a los que le podrían interesar asistir. 

Algunas buenas prácticas para enviar correos electrónicos sobre tu evento son las siguientes: 

Define a quién invitarás a tu evento

Si bien tu base de datos resulta muy útil, también tienes que segmentarla. Tal vez haya contactos a los que no les interese este formato o no lo comprendan, por lo que filtrar los contactos te será de utilidad. Algunas preguntas que puedes hacerte antes de mandar tu invitación son las siguientes: 

• ¿Quiénes están familiarizados con plataformas digitales? 
• ¿Es un evento solo para tomadores de decisiones de la empresa o puede registrarse cualquier colaborador de otras áreas? 
• ¿Enviarás tu invitación a prospectos que apenas se están relacionando con tu empresa o solo a clientes ya bien vinculados con tu organización? 

Estas preguntas también te ayudarán a definir qué tipo de mensaje y contenido compartirás previamente al día de tu evento. 

Determina una secuencia de mensajes

Los correos electrónicos de eventos no son lo mismo que enviar un newsletter semanal. Limítate a enviar solo unos cuantos mensajes donde compartas lo más importante de tu evento. Una estrategia de secuencia puede ser la siguiente: 

• Mensaje de invitación: puedes enviarlo un mes antes de tu evento y describir los detalles como la fecha, hora y plataforma en que será visible. Como es una clase de evento todavía desconocido, te recomendamos dar más información acerca de en qué consiste un evento virtual y cómo será su experiencia. No olvides agregar un CTA para que se registren en ese momento. 
• Mensaje de confirmación: una vez que el usuario se haya registrado, envía un correo que confirme su asistencia. De esta manera, sabrá que su inscripción fue correcta. De ser posible, asegúrate de que el evento se agregue a su calendario para que no olvide su compromiso. 
• Mensaje de recordatorio: hay eventos que los envían desde una semana antes, pero puede ser excesivo. Recuerda que es un evento virtual y las personas no requieren tanta preparación. Puedes mandar la primera alerta tres días antes, un día antes y el día mismo del evento. 
• Mensaje de agradecimiento: este es el último correo que los asistentes recibirán de tu parte (al menos por este evento). En él solo tienes que agradecerles por haber participado en esta primera experiencia y hacerles saber que sin ellos no hubiera sido lo mismo. Si ya tienes pensado hacer eventos próximos, dales un adelanto para que se mantengan pendientes de tu sitio web y redes sociales. 
• Mensaje a los que no participaron: no excluyas a aquellos contactos que no pudieron entrar a tu evento. Mejor cuéntales un poco cómo fue la experiencia y cómo se la pasaron los asistentes. Esto seguro los hará sentirse más interesados y pendientes para el próximo evento que organices. 

Pídele a tus ponentes y patrocinadores que también envíen esta secuencia de correos a sus bases de datos. Diseñen un mensaje en el que el texto y la imagen sean los mismos. Si también lo deseas, puedes mandar un par de mensajes más, en caso de que hayas actualizado el programa de tu evento o hayas creado algún contenido en tu sitio que valga la pena difundir. 

4 eventos virtuales que tuvieron éxito

Ahora que ya conoces un poco más de la logística, consejos para tener éxito y las estrategias de difusión para un evento virtual, es tiempo de que los veas en acción. Por fortuna, no eres el primer valiente que ha decidido (o tenido) que mudar su evento a las plataformas digitales. Y hemos listado algunos eventos virtuales que lograron ser todo un éxito para que los uses como ejemplo y guía de lo que debes hacer para el tuyo. 

1. SEOnderground

SEOnderground es uno de los eventos con mayor participación de expertos en actualidad del marketing digital, SEO y negocios de Latinoamérica. Organizado por Los Creativos en asocio con diferentes agencias y partners de la región, el evento busca brindar una mirada fresca e innovadora acerca de las nuevas tendencias digitales, los negocios, las novedades en herramientas digitales y, por supuesto, todo lo relacionado con la optimización para motores de búsqueda.

SEOnderground, que lleva varias ediciones virtuales exitosas, ha optado por un modelo híbrido en su versión 2022.

2. IAB México - Innovation Day Influencer Marketing 

Uno de los eventos más esperados del año en México, el Innovation Day Influencer Marketing, tuvo que ser suspendido debido a la contingencia provocada por la pandemia. Y si bien, tenían pensado continuar su fecha presencial para mayo, IAB México tomó la decisión de organizar el primer evento abierto al público de manera virtual.

Las charlas, debates y demás eventos que organiza año con año IAB México tienen una gran participación. Aunque de manera virtual, esta vez no fue la excepción. Las personas supieron adaptarse a las circunstancias y su cartelera continuó siendo muy atractiva con temas y paneles interesantes que todos pudieron disfrutar. 

Para Gabriel Richaud, director general de la empresa, el 2020 es un año que quedará marcado en la historia por poner a prueba la resiliencia de las compañías y su empatía con la sociedad. 

Imagen de IAB México

¿Qué hizo exitoso este evento? IAB México ya contaba con una serie de eventos presenciales pasados que eran prueba de la profesionalidad en su trabajo por lo que nadie dudó de su propuesta: no permitieron que la contingencia los privara de brindarle a su audiencia una experiencia increíble llena de pláticas, paneles y hasta un showcase. 

El evento fue abierto al público para que las personas que no los conocían pudieran saber de qué trataba su evento. De esta manera podrían sumarse en los próximos. Este evento fue promocionado en sus redes sociales y contaron con una landing page en la que podías registrarte y ver el programa de actividades con sus respectivos invitados. 

3. Congreso DSM20 

El evento de Digital & Social Marketing, organizado por la escuela de Marketing and Web, se ha realizado de manera virtual desde hace ya cuatro años. Y su edición pasada fue trending topic en España, Colombia y Venezuela: superó las 30.000 inscripciones y tuvo más de 2900 personas conectadas simultáneamente. 

Imagen de Marketing and Web 

¿Qué hizo exitoso este evento? Sin duda la escuela de Marketing and Web tiene ya experiencia en los eventos virtuales y lo demuestra. En primer lugar, sus eventos son gratuitos, lo que los hace accesibles a todo el público. Las pláticas y temas son interesantes, abordados por personalidades y expertos reconocidos en su industria. 

Se promocionaron en redes sociales y crearon interacción con los usuarios a través de su hashtag #DSM2020. Además, sortearon 33 premios entre los asistentes que escribieron el tuit más original. También contaron con su propia landing page donde podías consultar todos los detalles del evento y, como una forma de seguir incrementando su visibilidad, hoy en día en ese mismo enlace puedes acceder a la repetición de todas las ponencias que se ofrecieron en su reciente edición. 

4. Congreso Effie 2019 

La empresa Effie Mobility decidió innovar desde el año pasado con un congreso internacional de eficiencia energética 100 % virtual. Registró más de 2.500 accesos y 50 expositores pudieron mostrar sus productos y servicios en los cinco paneles integrados en la plataforma virtual. Este 2020 ya está lista su segunda edición y se espera que también sea todo un éxito. 

¿Qué hizo exitoso este evento? Sin duda, la innovación y el esfuerzo por apostar a nuevas experiencias para los usuarios. En su nueva edición continúan creciendo y han agregado más aspectos clave para mejorar la interacción entre las personas. 

Contarán con nuevas incorporaciones tecnológicas como el sonido 3D, para lograr una comunicación más personal y directa: más cercana a la que ofrecería un entorno real. Además, tendrán más escenarios como: zona de exposición, auditorios, showroom, salas de networking privadas, salas de formaciones y zonas de descanso. 

En el sitio web del evento podrás encontrar CTA para registrarte, hacerte un patrocinador o expositor y también visitar un blog de últimas noticias para seguir informándote sobre la nueva edición del evento.

Los eventos virtuales han llegado para quedarse y son una gran oportunidad para seguir dando una identidad a tu empresa y asociarla con los usuarios en línea.

Sí es posible ofrecer una experiencia digital inolvidable, solo es cuestión de cambiar un poco tus objetivos y promocionarlo siguiendo estas y más estrategias de marketing que sean funcionales. Verás que con esta primera experiencia lograrás promover a tu compañía y lograr relaciones a largo plazo con nuevas audiencias.