Los consumidores tienen un sinfín de canales que pueden aprovechar para investigar reseñas, comparar productos y contactar a las empresas y sus equipos de servicio. Pero cuando se trata del servicio, el único canal que no ha perdido popularidad y eficiencia es el teléfono. El 86 % de los consumidores prefieren hablar con una persona real que chatear con un bot.

Esto no quiere decir que la presencia de un servicio al cliente multicanal no sea importante (y hablaremos de esto más adelante), sino que demuestra la importancia que los call centers tienen para el servicio y la retención del cliente.

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Es por eso que creamos esta guía. Los call centers siguen siendo un ingrediente crucial en la receta de la atención al cliente, y para el momento en que termines el artículo sabrás exactamente cómo gestionar uno que dé apoyo a un negocio exitoso y a tus propios clientes.

Los call centers pueden estar organizados para atender a un sinfín de propósitos del negocio, incluidas las llamadas entrantes y salientes para ventas y marketing, generación de leads, servicio al cliente, soporte técnico y más.

¿Para qué sirve un call center?

El 33 % de los consumidores piensan que el aspecto más importante en el servicio al cliente es que logre resolver sus problemas desde el primer contacto.

Los call centers son extensiones de tu marca y brindan más oportunidades de interactuar y atraer a clientes leales. También son una extensión de tu marketing: las marcas que logran interactuar de manera emocional con sus clientes tienen 3 veces más recomendaciones de boca en boca. Y el factor humano es esencial para lograr esa conexión auténtica.

En resumen, nada puede reemplazar una charla con otro humano, especialmente cuando se tiene un problema apremiante. Sin importar cuán útiles pueden ser los chats en vivo, bases de conocimiento y foros, ofrecer a tus clientes la opción de hablar en vivo con un experto puede hacer la diferencia entre un cliente esporádico y uno leal. 

Ejemplos de organizaciones que necesitan un call center

  • Bancos, aseguradoras y cajas de ahorro lo usan para guiar a los clientes en sus diferentes operaciones financieras. Lo utilizan para atender asuntos como pagos, manejo de tarjetas y cuentas, deudas, reportes de pérdida o robo, renovación de contratos, etc.
  • Empresas de comercio online y offline necesitan el call center para realizar la labor de venta de sus productos, atender pedidos, aclarar dudas, ofrecer descuentos y promociones, resolver quejas, hacer valer garantías de los productos y hacer devoluciones.
  • Empresas de software o de algún servicio principalmente para brindar soporte técnico a las fallas que su programa o servicio pueda presentar, dar descuentos, hacer labor de venta, cancelar el servicio, renovar contratos, hacer válidas garantías y demás.
  • Agencias de viaje requieren un call center para vender boletos y paquetes vacacionales, dar información de planes de viaje, hacer cancelación de vuelos, ofrecer descuentos, entre otras acciones. 
  • Instituciones públicas que, aunque no realizan labor de venta, sí lo utilizan para que las personas les pidan trámites y solicitudes, así como solventar quejas y fallos en sus procesos.

A continuación, veamos las clasificaciones de call centers.

Por el tipo de contratación

Call center interno

Este tipo de call center es el que una empresa suele operar por sí misma. Tiene como objetivo brindar servicio a clientes existentes o realizar llamadas para adquirir nuevos. Su ventaja consiste en que los procesos pueden ser más consistentes y los problemas pueden resolverse más rápido gracias a la cercanía. No siempre es una opción para todas las empresas, debido a que es necesaria una inversión para encontrar y capacitar empleados, además de instalar la tecnología y el espacio de oficina que un call center requiere. 

Call center subcontratado

Las empresas que no cuentan con call center interno pueden subcontratar los servicios de un tercero, lo que les puede ahorrar costos, pero puede crear una brecha de comunicación entre la empresa y los clientes.

Por el tipo de llamadas

Call center de llamadas entrantes

Este tipo de call center es aquel que cuenta con expertos representantes de servicio al cliente, que también están capacitados en técnicas de venta, ya que reciben un alto número de llamadas para brindar soporte a todos los inconvenientes, fallos, dudas y quejas de los clientes.

Call center de llamadas salientes

Por medio de este tipo de call center los representantes de servicio al cliente hacen llamadas en nombre de tu empresa u organización a otras personas o clientes. Suele ser una parte importante para la generación de leads o para cerrar ventas.

Call center de llamadas automatizadas

Este tipo de call center cuenta con procesos electrónicos que ayudan a las empresas a mantenerse en contacto con los clientes por medio de procesos automatizados, como recordatorios de citas o la gestión de correo electrónico y mensajes de texto SMS.

El Software para call center de HubSpot da soporte a este tipo de centro de llamadas. Gracias a su tecnología VoIP puedes comunicarte con tus clientes desde internet; graba y guarda las conversaciones, para que luego las analices y mejores tu atención al cliente.

Además, te permite unir todas las interacciones (chats, correo, llamadas, formularios) de tus clientes en un solo lugar y categorizarlas con etiquetas de asuntos. Al integrarse con el CRM de HubSpot, puedes lograr que el área de call center y ventas trabajen en coordinación.

Tipos de call centers

Entonces, veamos las funciones de un call center.

1. Aumentar las ventas

Los representantes que están capacitados con técnicas de venta tienen más probabilidades de aumentarlas, ya que es posible expandir la base de clientes. Además, los agentes pueden generar más ganancias al impulsar las ventas cruzadas y las técnicas upsell.

2. Brindar servicio al cliente personalizado

Una de las principales funciones del call center es brindar la mejor experiencia a sus clientes por medio de un servicio de atención personalizado. Los representantes de servicio a cliente podrán atender las consultas y peticiones de los clientes gracias a un adecuado desempeño profesional. 

3. Optimizar los recursos

Las empresas que cuentan con el servicio de call center optimizan el uso de sus recursos. Lo logran al mejorar los tiempos de una llamada de servicio o ventas salientes. Además, manejar los problemas de los clientes cuando llaman supone un descenso en el número de devoluciones e inconformidades.

4. Retener a los clientes

Los call centers, además de brindar una experiencia positiva en el primer contacto con los clientes, permiten a los representantes de servicio al cliente realizar llamadas de seguimiento para monitorear su experiencia y resolver cualquier problema. Con estas acciones es posible asegurar que un cliente se vuelva un comprador constante y, finalmente, se convierta en un embajador de marca.

Qué hace un call center: funciones básicas

Cómo implementar y gestionar un call center 

Los call centers son más que una habitación llena de teléfonos y gente que los atiende. Los centros de llamadas efectivos que contribuyen realmente a una empresa requieren un balance y una mezcla de muchos componentes importantes, que necesitarán un desarrollo constante. Revisemos estos componentes a continuación.

1. Establece el propósito de tu call center

Antes de que te lances a la contratación, al entrenamiento y a la búsqueda de tecnología, empieza con una pregunta sencilla: «¿Por qué?».

Plantear tu misión y objetivos con antelación te ayudará a atender cambios y situaciones que surjan en el futuro. Pregúntate a ti y a tu equipo estas cuestiones:

  • ¿Cuál es el propósito de tu call center? ¿Para qué lo necesita tu empresa?
  • ¿Cuáles son tus metas y objetivos? 
  • ¿Cómo defines el éxito de tu call center y cómo puedes medirlo? 
  • ¿Cuál es tu misión y cómo se alinea con la del resto de tu equipo y de tu negocio? 

Estas respuestas te servirán como un plan de ruta valioso a medida que escalas tu equipo de call center, contratas nuevos representantes y mides el impacto de tu negocio (de lo que hablaremos más adelante). 

2. Prioriza la búsqueda de talento

El servicio al cliente de una empresa es tan bueno como los integrantes de su equipo de atención. Por lo tanto, para darle prioridad al cliente debes hacer lo mismo con la plantilla. Aquí te decimos cómo puedes hacerlo.

Un call center de calidad empieza con la contratación. Aunque no siempre puedes evitar la rotación, puedes establecer un proceso de contratación impecable que facilite la suma de nuevos agentes y miembros a tu equipo cuando sea necesario. Antes de llegar a ese proceso revisemos los distintos roles que mantienen un call center exitoso.

Roles que debes contratar para un call center

  • El gerente del call center supervisa el centro de llamadas y sirve de enlace con el resto del equipo de servicio al cliente de la empresa. Es responsable de establecer la misión y visión del call center y se asegura de que el equipo cumpla con los objetivos y metas de desempeño. También trabaja con el líder del equipo para implantar procesos, políticas y estrategias. 
  • El líder del equipo gestiona equipos de agentes y representantes del call center y es el contacto entre la gerencia y el resto del equipo de servicio al cliente. Dirige las operaciones del día a día y está a cargo de que los agentes sigan los procesos, políticas y estrategias establecidos. Los líderes de equipo también son expertos en los productos y servicios de la empresa, en caso de que necesiten atender llamadas o recibir dudas directamente de los clientes. 
  • Los teleoperadores (o agentes) reciben y atienden llamadas de acuerdo con los procesos y objetivos del call center. Pueden estar especializados en el soporte de producto, soporte técnico u otros componentes del servicio al cliente. Entre las funciones de un teleoperador profesional se encuentra verificar la información de los clientes y registrar todas las interacciones en el software.
  • El entrenador de call center gestiona los nuevos representantes y es responsable de entrenarlos en los objetivos, políticas y procesos del call center. El entrenador puede ser un representante veterano o un líder de equipo, o las empresas pueden elegir subcontratar el proceso de entrenamiento. Esta persona también es responsable de mantener actualizados a los equipos en las técnicas de servicio y tecnologías.
  • El analista del call center, al igual que el entrenador, es conocedor del proceso del servicio al cliente y puede escudriñar el desempeño para identificar cómo se puede mejorar. El analista puede predecir la demanda de los clientes y reportar de manera anticipada el volumen de llamadas, determinar cuáles recursos específicos se necesitan para recibir esas llamadas y proveer otra retroalimentación estadística sobre las actividades del call center. Ayuda a que los centros de llamadas alcancen sus objetivos y metas de desempeño.

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Todos los empleados del call center deben poseer excelentes habilidades de comunicación, sin importar el puesto. También deben ser capaces de retener y explicar información acerca de los productos o servicios y demostrar una gran paciencia y disciplina. Busca estas habilidades cuando reclutes y contrates personal para tu call center.  

Considera también: un equipo remoto de call center. La tecnología ha permitido que existan más call centers virtuales: plataformas basadas en la nube (como el Software de servicio al cliente de HubSpot), herramientas de mensajes en tiempo real (como Slack) y otras tecnologías mantienen a los empleados conectados con clientes y entre ellos. 

Además, tener equipos remotos reduce los gastos generales y te permite contratar gente talentosa de cualquier parte del mundo (que pueden atender mejor a tus clientes que están en otros países). Por supuesto, esto requiere mucha disciplina y responsabilidad y puede dificultar la construcción de un equipo cohesivo, pero ya hablaremos más sobre cómo combatir esto con entrenamiento y técnicas de team building. 

3. Asegura una capacitación de primer nivel

La contratación es vital, pero es apenas la mitad de la batalla. Para construir el mejor equipo de call center debes invertir en el entrenamiento también. Trabajar en un call center puede ser difícil y la rotación va en detrimento de un servicio consistente y de buena calidad. Ya no es suficiente contratar a buenos empleados; las empresas deben esforzarse en entrenarlos e implementar estrategias para mejorar la retención de personal.

El entrenamiento para el servicio al cliente y el soporte puede ser un proceso largo, pero bien vale la pena desarrollar y motivar a tu equipo.

Aquí hay algunos aspectos importantes para tener en cuenta mientras entrenas al staff de tu call center.

  • Comienza por entrenar tu equipo antes de que entre en funciones: al contratar a un nuevo integrante envíale tu guía o los videos de entrenamiento en línea. Así logrará estar preparado cuando cruce la puerta el primer día.
  • Practica juegos de rol y llamadas ficticias: esto le da a tu nuevo integrante una oportunidad de probar sus habilidades de atención al cliente y su conocimiento de tus productos y servicios.
  • Asigna nuevos integrantes a representantes existentes o al líder del equipo: alienta a cada miembro para que siga de cerca las llamadas en vivo, tome notas y eventualmente reciba llamadas de clientes reales. 
  • Repite tu entrenamiento regularmente: así podrás mantener a tu equipo alineado y actualizado. 

4. Propicia un agradable clima laboral

Una vez entrenado, ¿cómo puedes incentivar a tu equipo de call center para trabajar duro y que se quede? Aquí hay unas ideas.

  • Anima a tu equipo para que establezca las relaciones mentor-discípulo más allá del entrenamiento. 
  • Prioriza la moral de tu equipo: apoya actividades de team building y considera proveer un almuerzo regular u otra oportunidad para que tu equipo construya lazos fuera de sus trabajos del día a día.
  • Asegúrate de implementar dinámicas que les ayuden a combatir el estrés y que sigan los consejos para evitar el síndrome de burnout.  
  • Facilita un entrenamiento dirigido que desarrolle habilidades específicas y atienda sus problemas individuales. Programa juntas uno a uno cada semana para que tu equipo pueda expresar sus necesidades y sus quejas en privado. 
  • Gamifica las actividades diarias e incentiva al área cuando alcance metas y objetivos. Muestra marcadores o tablas de posiciones para que los empleados puedan compartir sus victorias y se apoyen entre ellos. 
  • Clarifica el camino profesional que puede alcanzar cada empleado desde que lo contrates. Explica cómo puede progresar en su rol dentro de la empresa. 

El entrenamiento y la retención del talento son procesos iterativos. Recomendamos que pruebes algunos métodos para que descubras cuál funciona mejor con las necesidades de tu empresa, la estructura del equipo y las metas. Como siempre, incluye a tu equipo, ya que puede darte comentarios valiosos acerca de lo que sirve y lo que no. Después de todo, ellos son tu prioridad.

5. Organiza los procesos de tu call center

Ya estableciste los objetivos de tu call center y has contratado un equipo maravilloso, pero todavía no estás listo para atender llamadas.

Como ya mencionamos, los call centers involucran más que teléfonos y gente: los que son exitosos y eficientes funcionan tranquilamente porque siguen un proceso establecido. Los procesos reducen tiempos y ayudan a resolver problemas más rápido, lo que nos lleva a clientes más felices.

El proceso de tu call center está compuesto por los procedimientos internos y las prácticas que tu equipo sigue cada día. Aquí hay algunas preguntas clave:

  • ¿Qué sucederá cuando suene el teléfono? Cuando tu representante conteste, ¿qué dirá? 
  • ¿Qué pasa si un representante no puede contestar una pregunta? ¿A quién o adónde deberá acudir? 
  • ¿De qué manera un representante le dará seguimiento a las dudas de cada cliente, ya sea que las resuelva o no? 
  • ¿Qué sucederá después de que una llamada es completada? 
  • ¿Cómo puedes asegurarte de que los procedimientos diarios satisfacen los objetivos generales? 

Primero, establece cómo recibirás llamadas. Determina la manera en que tus clientes pueden contactarte, así como la forma en que tus representantes le van a contestar a los clientes, cuidando siempre las reglas de etiqueta telefónica de la empresa. Además determina el número de llamadas que recibirán.

Guion para llamadas de call center

Una vez que hayas establecido la estrategia, crea los guiones centrales de tu call center. Los guiones son instrucciones previamente escritas que tus representantes seguirán cuando hablen con un cliente. Los guiones excelentes:

  • Están enfocados en el cliente
  • Tienen un modo conversacional
  • Reflejan seguridad
  • Son flexibles

Para crear guiones exitosos, trabaja con todo tu equipo (desde los gerentes hasta los representantes) para señalar el lenguaje relevante y adecuado para la marca. Pídeles a tus representantes que consideren lo que les gustaría decir y practiquen los guiones leyéndolos en voz alta. Evita escribir de manera robótica y poco natural: tus clientes lo notarán de inmediato. 

También considera que dijimos que los buenos guiones son flexibles. Por muy importantes que sean los guiones de un call center para dar un servicio consistente y exhaustivo, no se puede predecir todo el tiempo lo que los clientes dirán o pedirán. Alienta a tu equipo para que se salga del guion cuando sea necesario y asegúrate de que sepan todo acerca de tus productos y servicios, en caso de que una pregunta o problema no pueda ser resuelto con base en los guiones.

Si tus representantes no pueden contestar una duda (o un cliente pide hablar con alguien de mayor rango), señala un proceso que indique cómo pueden escalar la situación. Compártelo con todo tu equipo y dirige algunas sesiones de práctica para corregir inconvenientes o lagunas en el servicio.

También comprueba que tu equipo sea consciente de las opciones de autoservicio, como tu base de conocimiento, páginas de preguntas frecuentes, videos y foros. Pídeles que los compartan con la clientela.

Por último, establece un proceso de cómo tu equipo grabará llamadas y preguntas de los clientes. Revisa que tu equipo esté alineado y sea consistente con el proceso de rastreo, ya sea que utilices un proceso manual o digital (del que hablaremos a continuación). La consistencia es clave al momento de calificar el desempeño, entender el impacto del negocio y analizar cómo puede mejorar tu call center.

Considera también: subcontratación de tu centro de llamadas. Si abrir un call center está fuera de tu presupuesto, piensa en hacerlo por vía externa. Si determinas que es una buena idea para tu negocio, la subcontratación puede ahorrar recursos y ofrecer opciones más flexibles de servicio al cliente. Revisa en la legislación laboral de tu país para que las soluciones empresariales que encuentres cumplan los requisitos. 

6. Implementa tecnología y equipo para tu call center

Los call centers no pueden operar sin tecnología actualizada, y nos referimos a algo más que solo teléfonos: los más exitosos equipan a sus empleados con múltiples software y herramientas para call center para que operen impecablemente y den la mejor atención posible.

Haz que tu equipo se sienta cómodo con herramientas como monitores adecuados, audífonos confortables, así como teclados y sillas ergonómicas. Los sistemas de telefonía IP para llamadas a distancia y desde cualquier dispositivo, distribuidores automáticos de llamadas (conocidos como ACD) y sistemas interactivos de respuesta por voz (IVR, por sus siglas en inglés) ayudan a los representantes a recibir y atender fácilmente las llamadas de los clientes. 

Lo que distingue a los mejores call centers es una plataforma excepcional de servicio al cliente, como el Software de servicio al cliente de HubSpot.

Este tipo de software:

  • Mantiene a tu equipo conectado, especialmente si tienes integrantes que trabajan de forma remota. 
  • Ayuda a tu equipo a personalizar las dudas de los clientes y evita la repetición, pues tus colaboradores podrán acceder a llamadas recientes y perfiles de clientes detallados. 
  • Proporciona datos para el seguimiento del desempeño de tu equipo y así ayudarles a identificar lo que funciona y lo que no. 
  • Permite que tus clientes encuentren de forma autónoma la información que necesitan, en lugar de depender únicamente de tu call center, quitando así presión de tu equipo.

Valora invertir en software dedicado al servicio al cliente para tu call center. Una vez que llegues a un volumen de llamadas, no tener un CRM que le dé seguimiento a las interacciones ni herramientas que maximicen los resultados de tu equipo llevará, eventualmente, a una experiencia del cliente negativa. Además, este tipo de software te brinda recursos que mantienen felices a tus empleados y clientes. 

Considera: interacciones multicanales y actualizaciones. Independientemente de que un cliente te haya contactado por medio de un chat en vivo, correo electrónico o teléfono, no quiere repetir sus dudas cada vez. Espera que los representantes (al igual que los vendedores) estén familiarizados con todos los puntos de contacto. ¿Suena complicado? El Software de servicio al cliente de HubSpot puede ayudar.

7. Examina tu impacto y reportes

Las expectativas de los clientes están en constante cambio, así que para dar el mejor servicio posible tu call center debe estar en constante evolución. Lo que funciona en un trimestre puede no servir en el siguiente. ¿Cómo puedes saber qué y cuándo cambiar? Al evaluar de manera rutinaria el desempeño de tu call center y sus metas. 

Crea un proceso para que tu equipo rastree de manera consistente las métricas importantes para evaluar el rendimiento de un call center, como satisfacción del cliente, calidad del contacto y tasa de abandono (considera que un software de servicio al cliente ayuda muchísimo en este punto). 

Esto descubrirá tendencias y patrones importantes que te mostrarán lo que funciona y lo que no. 
¿Te preguntas cómo deben verse tus métricas? Aquí están algunas métricas básicas de Call Centre Helper:

  • 70 a 75 % de las llamadas debería terminar en una resolución (tasa de resolución), de acuerdo con Call Centre Helper.
  • 80 % de las llamadas debería responderse en menos de 20 segundos (nivel de servicio).
  • 75 a 90 % de las llamadas debe estar catalogada como «de calidad» por un supervisor (quien debería analizar, al menos, 4 llamadas cada semana).

Otra manera de monitorear el desempeño y entender el impacto de tu call center es preguntando a tus clientes por medio de una encuesta de servicio. Llévala a cabo por teléfono o por correo electrónico. No solo te permitirá que evalúes el desempeño del call center, sino que también tus clientes se sentirán escuchados y respetados. 

Al recolectar comentarios de primera mano, por ejemplo al preguntarles a los compradores si te recomendarían y medir el Net Promoter Score y otras métricas de atención, pones a tu clientela en el centro. Así conviertes a tus clientes en promotores de tu marca. 

El call center es un medio efectivo para la atención al cliente. A pesar de que surgen otros canales de soporte adicionales, nunca reemplazarán la inmediatez y autenticidad de una llamada telefónica.

Usa esta guía para construir y gestionar un call center eficiente que mantenga felices a tus clientes.

Cuales son las herramientas y buenas practicas de un call center

 Guía completa Call center

Publicado originalmente el 01 de septiembre de 2022, actualizado el 03 de septiembre de 2022

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Call Center