Depreciación: qué es, cómo calcularla y ejemplos

Si no eres una persona involucrada en la contabilidad, es posible que no conozcas todos los conceptos que son clave para todas las empresas, en especial si estás comenzando con tu negocio o apenas empezó a interesarte este mundo.

Si es así, queremos darte un poco de certezas: no es tan abrumador como parece. Aun así, es importante que domines algunos términos, porque si todavía no tienes que lidiar con ellos, seguro que pronto tendrás una oportunidad.

Y aquí es donde entra lo que tiene que ver con la depreciación. Aunque no lo tengas en mente, es un aspecto que debe calcularse para que conozcas mejor la salud financiera de tu organización. En él se involucran todos los bienes que tienes ya, desde las sillas en las que te sientas mientras compartes con tus colaboradores en el descanso, hasta la computadora en la que estás leyendo esto. 

Así que prepárate, porque hoy vas a aprender algo nuevo o a reafirmar lo que ya conoces.

¿Para qué sirve calcular la depreciación de tus activos?

Cuando haces este cálculo, se refleja el valor de un activo en el aspecto contable. Es decir que, conforme pasa el tiempo, es posible conocer el verdadero costo de una compra hecha para la empresa.

Así que si un activo genera ingresos, deberás restarle el valor de su depreciación a esos ingresos, para que conozcas con precisión su verdadero costo y cuánto necesitarás para reemplazarlo cuando sea necesario. Además, ayuda a comprender los ingresos reales y el capital que tiene una organización.

Es un proceso contable necesario para el área de contabilidad, ya que las regulaciones de cada país piden que exista una relación donde se pueda consultar la depreciación de los activos de todas las empresas.

5 elementos a considerar en la depreciación

• Existe el registro del valor inicial del activo. Es decir, lo que se pagó por él al comprarlo.
• La empresa es dueña de ese activo y puede probarlo (recibos, facturas, contratos de arrendamiento, etc.).
• Se utiliza en la organización o genera ingresos a la empresa.
• Es posible calcular la vida útil que se considera para ese activo.
• Se planea utilizarlo por al menos un año.

Es importante recalcar que, al hablar de la pérdida de valor a lo largo de la vida útil de un activo, no se consideran situaciones en las que se presenta daño por un accidente, un desastre natural y otras parecidas. Sino que se habla del uso cotidiano, el desgaste y el impacto de las innovaciones que surjan a lo largo de ese periodo, que hagan obsoleto el activo.

Por ejemplo, esto sucede con los dispositivos tecnológicos, como los ordenadores: cada año, sus fabricantes hacen mejoras o cambios que convierten a los modelos anteriores en opciones menos veloces, eficientes o adaptados a las necesidades actuales.

Seguro te preguntarás: ¿esto se aplica igual cuando el bien es algo físico, como una impresora, o intangible, como una licencia de software? Es una duda importante que enseguida respondemos.

Diferencias entre la depreciación y la amortización

Cuando te refieres a los bienes físicos y tangibles hablas de depreciación. Sin embargo, con aquellos que tienen la clasificación de intangibles, hablas de amortización. 

Los activos que utilizan la amortización para restar el valor que pierden con su uso son las patentes, los derechos de autor o las licencias de software, por mencionar algunos. Por lo tanto, la vida útil de este tipo de bienes intangibles se calcula de manera distinta, porque ya está definido desde antes de la compra. 

Por ejemplo, con una licencia para operar un bar: este tipo de permisos tienen fecha de vencimiento y deben renovarse cada determinado tiempo, según las leyes existentes de la ciudad en donde opere el establecimiento. La amortización es mucho más exacta en el cálculo.

Y si se trata de bienes físicos, como un vehículo utilitario al servicio de la empresa, dependerá también del uso que se les dé: si el modelo que se adquirió sigue vigente con el paso de los años o la misma marca automotriz lo discontinúa, entre otros. El cálculo debe considerar más elementos y no siempre es exacto.

Por eso, existen diferentes métodos para obtener la depreciación de un activo tangible.   

1. Método de la línea recta

Es el más utilizado por las empresas, ya que es el más sencillo de calcular. Considera que el activo se desgasta de forma uniforme durante su uso, sin importar qué tanto uso tenga, y el resultado muestra el gasto anual de depreciación.

Para calcularlo, necesitas saber el tiempo de vida útil del activo, su valor residual (el valor que tendrá el activo al terminar su vida útil) y el valor del activo para implementar su fórmula.

2. Método de depreciación de la suma de los dígitos anuales

En este método, la intención es encontrar un común divisor que pueda aplicarse a todos los años de vida útil para conseguir un porcentaje que se asigna al monto a depreciar. Para lograrlo, se suman los números que corresponden al tiempo que se considera para la vida útil del activo y el resultado se utiliza con cada año, empezando con el último hasta terminar con el primero.

Las cantidades que se obtengan son las que se restarán cada año al valor del activo, y al final deberán sumar el 100 % del valor depreciable, es decir, la cantidad que perderá durante toda su vida útil.

Suena un poco más complicado, pero en realidad es sencillo. Esta es su fórmula:

3. Método de las unidades de producción

Este método toma en cuenta el resultado que produce el bien, que pueden ser las horas de trabajo o unidades (zapatos, libros impresos, envases de té helado, etc.). Así que la vida útil ya no depende de los años que pueda funcionar en óptimas condiciones, sino en lo que produce.

Si tienes maquinaria de producción en tu empresa, este es el cálculo que te ayudará a llevar un mejor registro del gasto de depreciación. 

El cálculo se hace en dos pasos.

Primero hay que conocer el valor de depreciación por unidad:

Y luego calculas la depreciación para el total de las unidades que se producirán en ese periodo:

Para que te des una mejor idea de cómo implementar cada método, te compartimos ejemplos para que los veas en acción:

3 ejemplos de cálculo de depreciación

1. Cómo aplicar el método de línea recta

Supongamos que deseas calcular la depreciación del nuevo ordenador que acabas de adquirir para tu director de arte en la agencia. El valor del activo, o el costo de esa compra, es de 2.500 USD.

La vida útil de un ordenador varía según las leyes contables del país, así que tomaremos 5 años como estándar para este ejemplo. Cuando se cumpla ese tiempo, el ordenador costará 150 USD, que será su valor residual.

Por lo tanto, al aplicar la fórmula, quedaría que:

2.500 - 150 = 2.350

2.350 / 5 = 470

La depreciación anual de ese ordenador, durante 5 años, será de 470 USD en cada ocasión.

2. Cómo aplicar el método de la suma de los dígitos anuales

Antes que nada, debes sumar los dígitos de la vida útil del activo. Si retomamos el primer ejemplo, en el que son 5 años, la suma sería de cada dígito de ese periodo, es decir:

1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15

Por lo tanto, 15 será el común divisor durante esos 5 años que desean calcularse, mencionados en el caso del ordenador. Deberás tomar el valor residual, así que no olvides obtenerlo para este método. Para este ejemplo, es de 2.350. Entonces, se aplicaría así:

Primer año: 2.350 x 5/15 = 783.33

Segundo año: 2.350 x 4/15 = 626.66

Tercer año: 2.350 x 3/15 = 470

Cuarto año: 2.350 x 2/15 = 313.33

Quinto año: 2.350 x 1/15 = 156.66

Si sumas el resultado de cada año, te darás cuenta de que suman la diferencia entre el valor de activo y el valor residual, es decir, lo que se espera que pierda al final de su vida útil, o que también se entiende como el valor en libros.

3. Cómo aplicar el método de las unidades de producción

Ahora utilicemos otro ejemplo. En este caso quieres conocer la depreciación de una máquina impresora para las bolsas de tela que diseñas para tus clientes. Esa máquina tiene un costo de 10.000 USD, y según su fabricante, su vida útil es de 10 años, tiempo en el que garantiza la impresión para 100.000 unidades.

Entonces, calculas la depreciación por unidad:

10.000 / 100.000 = 0.10

Así, por cada bolsa de tela impresa, la máquina se deprecia 10 centavos de dólar.

Ahora sigue calcular la depreciación total, siguiendo la fórmula que te compartimos más arriba. Para esto debes saber cuántas bolsas imprimió la máquina durante un año (o cada año que lleves en tus registros). En el ejemplo que usamos aquí, el total fue de 800:

0.10 x 800 = 80

Es decir, en ese año, con ese nivel de producción, la máquina impresora para bolsas de tela se depreció 80 dólares.

Estos procesos te ayudarán a también a conocer qué tanto puedes invertir para optimizar las actividades y tareas de tu empresa, además de estar al tanto de la salud financiera de la organización. Tomarás mejores decisiones en el futuro y aprovecharás mejor los recursos que obtengas con el paso del tiempo. Solo recuerda asegurarte de que sigues los lineamientos del lugar donde resides.