Presupuesto de ventas: qué es, para qué sirve, cómo hacerlo y ejemplos

Sin importar el tamaño de tu compañía, el presupuesto de ventas es el punto de partida de otros sistemas financieros que te ayudarán a tomar decisiones oportunas relacionadas con las compras, la producción y hasta el flujo de efectivo.

En definitiva, es el mapa para tu departamento, donde obtendrás una perspectiva para establecer sus objetivos a largo plazo y las metas a conseguir.

Aunque es común pensar que el éxito de una empresa depende de que venda mucho y obtenga enormes ingresos, la realidad es que el éxito muchas veces radica en desarrollar presupuestos de ventas que sirvan de guía para llevar un buen control de gastos y realizar una buena reinversión de los excedentes de la empresa.

Por eso es muy importante que los datos que incluyas en el presupuesto de ventas sean lo más precisos posible. Recuerda que la necesidad de un presupuesto de ventas no depende del tamaño de la empresa, ya que sirve a cualquier tipo de compañía.

Importancia del presupuesto de ventas: ¿para qué sirve?  

Estos son algunos de los resultados que puedes alcanzar ejecutas este tipo de presupuesto de manera efectiva: 

• Te ayuda a fijar mejor los objetivos: seguramente piensas que cuantas más ventas realices, es mejor. Pero esa meta tan general está desconectada del trabajo diario de las ventas, en el que necesitas objetivos específicos. Con el presupuesto de ventas lograrás ver más claras las metas a cumplir.
• Evita gastos innecesarios y te permite calcular con exactitud las inversiones: gracias al presupuesto de ventas conseguirás equilibrar las finanzas de tu empresa de una manera más práctica; además, tendrás un panorama para elegir las mejores opciones.
• Dispones de un regulador de toda la actividad de la empresa: con un presupuesto de ventas puedes ver qué se tiene que hacer, en dónde y cuándo.

Características del presupuesto de ventas

Es estratégico 

Se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa y orienta las acciones del equipo de ventas hacia el logro de los objetivos generales de la organización.

Proyecta los ingresos

Para realizar este presupuesto se tienen que estimar los ingresos que se esperan obtener por la venta de productos o servicios durante un periodo determinado.

Se enfoca en los datos y análisis

Es fundamental tener registros históricos, tendencias de mercado, comportamientos del consumidor y análisis de ventas previas, con el fin de hacer una proyección inteligente.

Tiene flexibilidad para ajustarse

El presupuesto de ventas puede ajustarse y actualizarse en función de los cambios en el mercado y la demanda de los clientes, o cuando se modifican las estrategias comerciales.

Se integra con otros presupuestos

Está conectado con otros presupuestos de una empresa, en tanto que este les dará sustento a los demás.

Permite el control y comparación 

Permite comparar el rendimiento real con las proyecciones, identificar las posibles desviaciones y tomar medidas correctivas, si es necesario.

Objetivos del presupuesto de ventas

Un presupuesto de ventas puede cumplir diferentes objetivos, pero en general estos son los más comunes:

• Tener una planificación financiera: es esencial para una organización porque permite a la empresa planificar sus recursos financieros de manera efectiva.
• Establecer metas realistas: ayudará a las empresas a definir metas alcanzables para el equipo de ventas y así sus miembros enfocarán mejor las acciones de venta.
• Tomar decisiones: este es un objetivo importante porque las empresas pueden tomar decisiones comerciales más inteligentes y estratégicas.
• Identificar oportunidades: como se tiene que hacer un análisis de las proyecciones de ventas, será más fácil identificar las oportunidades de crecimiento y también los posibles desafíos para enfrentarlos con acciones eficientes.
• Mantener la vigilancia sobre los gastos y costos: al prever los ingresos, el presupuesto de ventas también ayuda a controlar los gastos y costos variables y fijos de la organización en actividades relacionadas, como las que llevan a cabo los departamentos de ventas y marketing.

Ventajas y desventajas del presupuesto de ventas

Ventajas del presupuesto de ventas

• Es estratégico y permite una planificación efectiva 
• Brinda un gran control financiero
• Ayuda a mantener la estabilidad financiera
• Facilita la toma de decisiones 
• Identifica el contexto para el crecimiento de negocio 
• Permite la mejor asignación de los recursos y comparar el desempeño 

Desventajas del presupuesto de ventas

• Puede ser complejo elaborarlo 
• Necesitas de análisis profundos 
• Hay dificultad para tener un pronóstico preciso 

Los 4 elementos de un presupuesto de ventas 

Estos elementos pueden ser modificados o ejecutarse de distintas formas, dependiendo de las características de tu empresa.

1. Periodicidad

Este elemento indica la cantidad de tiempo para el que está realizado el presupuesto de ventas. Esto puede ser por meses, trimestres, semestres o años. 

2. Pronóstico de ventas 

Estimas las ventas futuras con base en el pasado del negocio y las tendencias del sector. 

3. Conocimiento del mercado 

Este elemento busca recopilar información acerca de las preferencias y tendencias de compra. 

4. Administración, ejecución y vigilancia

Es la base del plan del departamento de ventas. Estos pasos deben seguirse de manera consecutiva para asegurar la buena realización del presupuesto de ventas.

1. Evalúa las ventas del sector y la participación de tu negocio

Comienza por hacer un análisis de mercado que te muestre las tendencias en los negocios de tu sector. Adicionalmente, haz una recolección de datos acerca de tu competencia y procura estimar cuál es el nivel de participación de tu empresa.

Esto te permitirá tener un panorama del lugar donde está tu negocio y cuál es la situación general, para que después puedas pasar a un análisis de tu situación particular.

Es importante que realices todo el presupuesto para cierto periodo. Lo más usual es agruparlo conforme al año fiscal.

2. Realiza un pronóstico de ventas por cierto periodo

El pronóstico de ventas es una proyección técnica de la demanda potencial de los clientes durante un tiempo específico, la cual se realiza por medio una investigación y la recolección de datos.

Aunque tienen semejanzas, el pronóstico de ventas no debe considerarse como un presupuesto de ventas. Este es un paso necesario en el que se emplean numerosos análisis, tales como modelos matemáticos, ajustes de tendencias y diferentes técnicas de investigación que sirven para proyectar. Algunos de los métodos más utilizados son:

• El método Delphi
• Juicio de expertos
• Run Rate
• Suavizamiento exponencial

3. Mide tus capacidades y establece los ingresos y egresos

Antes de comenzar con los pasos avanzados, es importante que analices tu capacidad de fabricación y la de tus proveedores, así como la condición de tus empleados en caso de que necesites financiar refuerzos de producción o de distribución.

También debes conocer cuáles serán los esfuerzos de marketing (si aumentarán, disminuirán o serán iguales al ciclo anterior) y considerar las campañas que podrían potenciar las ventas en ciertos periodos, como las festividades, aniversario de la empresa o iniciativas regionales de rebajas, entre otras.

En general, ya que tienes una estimación de los ingresos, deberás considerar los egresos en términos de:

• Proveedores
• Recursos humanos
• Tecnología
• Bienes muebles e inmuebles
• Seguros y más

Puedes disponer de una plantilla de ingresos y egresos que te ayude a organizar la información.

4. No olvides conversar

Una vez que tengas un análisis económico sólido, deberás ir hacia las personas para obtener insights que podrán guiarte hacia el éxito: en resumen, habla con tus clientes y con tus empleados. Ambas perspectivas son vitales para entender el comportamiento, las expectativas, las preocupaciones y los puntos de dolor de tu audiencia.

Aplica encuestas a grupos representativos de tus consumidores y tu fuerza de ventas. De esta forma, tendrás más bases para la preparación de tu estrategia comercial. 

Por ejemplo, imagina que vendes software de gestión de recursos humanos. Tus vendedores comentan que últimamente los clientes manifiestan como una objeción común el precio. Al hacer encuestas a tus clientes, encuentras que buena parte considera que sus ingresos disminuyeron durante el año. Ahí tienes una oportunidad para desarrollar estrategias de venta centradas en el impacto de tu producto, ya que reduce los gastos por rotación de personal a corto y largo plazo.

5. Crea una estrategia

Este es el momento para crear un plan integral de ventas:

• Define tus objetivos de ventas y crecimiento para el periodo que estableciste antes (año, semestre, trimestre, etc.).
• Diseña los pasos a seguir para los vendedores y las metas en periodos más cortos (trimestrales, mensuales, quincenales, etc.).
• Establece los precios.
• Busca la alineación entre los departamentos de marketing y ventas para que los esfuerzos para llegar a los clientes lleven a más acuerdos cerrados.

Usa nuestra Calculadora gratuita de precios de ventas que incluye varias estrategias de fijación distintas y plantillas.

6. Compara el presupuesto con la realidad

Gracias al presupuesto tendrás información para administrar el flujo de caja y obtendrás una parte vital del análisis financiero que posibilita la salud de tu empresa.

Revisa de manera continua cómo es que los hechos se acoplan con el presupuesto: realiza juntas estratégicas, analiza tus objetivos y reajusta las tácticas para que te ayuden a acercarte a tus metas.

Al final del periodo habrás reunido una gran cantidad de datos valiosos acerca del comportamiento de tu empresa como negocio, de los departamentos y la fuerza de ventas, y de los aspectos que puedes esperar para el siguiente año o semestre. 

Evalúa y toma medidas para que asegures la mejora continua de las ventas y potencies la rentabilidad.

1. Cumplimiento de presupuesto

Como ya viste, un presupuesto de ventas es un documento integrado por varias partes que van desde el análisis y el pronóstico hasta el establecimiento de ingresos y egresos. El ejemplo que te damos está centrado en el cumplimiento del presupuesto y puedes utilizarlo como una idea para tu propio seguimiento:

En este caso está enfocado en un valor de venta, pero también podría estarlo en unidades vendidas u otra medición que le convenga a tu negocio.

2. Total de ventas netas

El presupuesto de ventas puede estar dividido también por trimestres. En este ejemplo te presentamos el total de ventas netas, el cual puedes utilizar como un formato para tu negocio. 

3. Ventas totales proyectadas

El presupuesto de ventas también puede servirte para realizar el cálculo de las ventas totales proyectadas, lo que te permite predeterminar las unidades e importes que esperas vender en el futuro. Esta planificación es la base para la elaboración de otros ingresos y costos proyectados. 

4. Ventas por año 

En este ejemplo se expone el establecimiento de los egresos e ingresos de una casa de música de manera muy clara y sencilla. 

5. Ventas previstas por producto 

El presupuesto de ventas puede ser una de las previsiones más complicadas de realizar, ya que es difícil estimar la demanda de tu consumidor. Como has podido ver, cada formato puede expresarse de diferente forma. En esta ocasión nos hemos concentrado en las ventas previstas por producto, teniendo en cuenta pérdidas en retorno y asignaciones. 

6. Presupuesto de ventas operativo 

Un presupuesto de ventas también puede ayudarte a crear un plan operativo para elaborar estrategias rentables y tener la oportunidad de planificar los meses con menores ingresos. En este ejemplo, justamente, puede verse la ligera baja que existe en el último mes. 

Mantener el control de las finanzas de tu empresa es clave para conseguir el éxito deseado. Con el presupuesto de ventas tendrás una herramienta completa que te servirá de guía para generar mejores estrategias. Además, es vital que te adaptes al cambio: haz la transición hacia las inside sales para que nada pueda detener a tu equipo de ventas.