Si los empleados son el corazón de una empresa, la productividad es como la sangre: sin ella no se puede sobrevivir.

Lograr una buena productividad significa que tu área de ventas es eficiente, que tiene un buen ritmo de trabajo y que logra sus metas.

Pero ¿cómo puedes saber si tus vendedores son realmente productivos

Infortunadamente la productividad no se puede medir de manera tradicional. No existe un termómetro que marque cuántos grados de eficiencia tiene cada persona, ni tampoco hay una regla que pueda medir la altura de la productividad de alguien.

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Entonces ¿cómo saber si vamos por el camino correcto o si hay que hacer ajustes y mejoras? La respuesta se encuentra en los indicadores de productividad.

Es importante medir el rendimiento y el desempeño en cualquier área. Y aunque parezca obvio, los indicadores de productividad en ventas no son simplemente cuántas ventas se cierran. Existen muchos otros KPI que puedes aplicar a tus representantes. También se pueden crear porcentajes de los indicadores para analizarlos más fácilmente. 

¿Para qué sirven los indicadores en ventas?

Los indicadores en ventas sirven para saber si un departamento de ventas está trabajando productivamente no alcanza con juzgarlo a simple vista. ¿Están logrando los objetivos de venta? ¿Los están superando?  

Si no se puede medir la productividad y el rendimiento de un representante de ventas, no hay manera de saber cómo ayudarlo a mejorar su desempeño laboral.

Cuando un vendedor no alcanza sus KPI, no significa que sea malo en su trabajo o que haya que despedirlo. Simplemente significa que hay áreas en las que debe mejorar y superarse para lograr ser un buen representante de ventas.

En esencia, los indicadores de productividad sirven para lograr que tu equipo de ventas sea eficiente y logre todas sus metas profesionales.

Características de los indicadores

A la hora de elegir tus KPI para medir la productividad de tu departamento de ventas es posible que te preguntes cómo reconocer cuáles son los indicadores más adecuados. Veamos cuáles son las características que no pueden faltar a la hora de definir tus KPI:

Características de los indicadores de desempeño y medición de la productividad

1. Son relevantes para la empresa, el área y el empleado

A un vendedor no puedes medirlo con KPI que tengan que ver con marketing, sino que deben tener una relación directa con el trabajo que hace.

2. Son medibles fácilmente

Cualquier KPI que establezcas es un número (puede ser total de ventas o de llamadas) que se puede alcanzar.

3. Se entienden fácilmente

No utilices indicadores con nombres o descripciones complejas. Sé lo más claro posible para que la medición ayude realmente a los vendedores a alcanzar sus metas.

4. Son específicos

No puedes establecer una meta que sea «lograr muchas ventas al día»; necesitas dar cifras concretas. Mejor intenta un objetivo como «lograr 20 ventas al día».

5. Se pueden comparar para entender si hay mejoras

Un buen indicador de desempeño es aquel que puedes contrastar con el de 6 meses atrás para ver si estás haciendo las cosas bien o si hay que hacer ajustes.

1. Número de ventas 

Sin duda es uno de los indicadores más contundentes es tener claro un número de ventas realista, por lo cual lo tomarás con base en promedios y el historial que tenga tu fuerza de ventas. 

Debes tener un número de ventas meta tanto para el departamento completo como para cada representante de ventas. De esta manera impulsarás a tus vendedores a mantenerse productivos, ya que no querrán tener menos ventas que las establecidas.

No permitas que este nivel se mantenga igual por siempre. Ve aumentándolo poco a poco para empujar a tus representantes a mejorar y superarse. Recuerda que la operación de una empresa es rentable si la suma de las ventas anuales es superior a la suma de todos sus gastos, así que tu compañía siempre irá evolucionando y tu número de ventas también. 

2. Facturación

Es importante poner una meta de facturación. A final de cuentas, no es lo mismo las ventas que la facturación, ¿cierto? Esto ayudará a que tus vendedores quieran vender, pero que también quieran vender los mejores productos y no solo los más baratos. Todos aman un reto, e intentar ascender de categoría de una venta menor a una mayor. 

Esto también te puede ayudar a entender qué tan bien has elegido a tus clientes meta. Si no estás logrando la facturación que esperas, tal vez no te estás dirigiendo al público adecuado. 

A través de la facturación puedes saber cómo van tus ventas mes a mes y sacar una constante, además te servirá como indicador para conocer el desempeño del área comercial. La facturación te arroja datos de cuándo son tus temporadas altas y a partir de ahí puedes generar diferentes estrategias para incrementar la facturación mensual. 

Una fórmula que te puede servir para el KPI de la facturación mensual es: 

Fórmula para obtener KPI de facturación mensual

Con esto tendrás un indicador clave que puedes revisar mes a mes y de forma anual. 

3. Clientes nuevos 

Mide el ratio de clientes nuevos respecto al total. Esto te permitirá saber qué tan bien se desempeñan tus representantes de ventas. Por ejemplo, si tienen muchas ventas con clientes recurrentes, pero no logran conseguir clientes nuevos, tal vez necesitan más entrenamiento.

Todas las empresas quieren clientes nuevos, y muchos de los esfuerzos de marketing y venta se enfocan precisamente en incrementar este número. Por eso es tan importante tomarlo como indicador de la productividad y el desempeño. 

Claro que es importante tener ventas recurrentes y reforzar la satisfacción del cliente, porque bien se dice que tu mejor cliente será el que ya te ha comprado, pero también hay que sumar constantemente nuevos clientes para incorporarlos a tu proceso de fidelización. Tener nuevos clientes representa posibilidades de crecimiento para tu empresa. 

4. Clientes perdidos contra clientes nuevos

Es inevitable perder clientes. Incluso a las mejores áreas de ventas les puede pasar. Lo importante es saber qué tan bien se recupera tu equipo. 

Si hay más clientes nuevos que clientes perdidos, vas por buen camino y tu equipo es productivo. Sin embargo, si pierdes más clientes de los que ganas, tu equipo no está haciendo algo bien y debes mejorar su productividad lo más pronto posible. 

Cuando hay una tendencia creciente de pérdidas de cliente es un indicador de que algo está mal estructuralmente en la empresa, en la oferta y en el equipo de ventas; por lo que se tiene que resolver. 

De igual forma, si vendes a muchos clientes nuevos, pero solamente una sola vez, hay un problema; quiere decir que tienes un producto o servicio que llama la atención, pero cuando lo usan se acaba el encanto.

Es importante que realices esfuerzos por conservar a tus clientes hasta fidelizarlos, ya que el 80 % de la rentabilidad futura de tu empresa vendrá del 20 % de tus clientes actuales.

5. Número de llamadas de venta

¿Cuántas llamadas hacen por hora tus representantes de ventas? Queremos que se hagan el mayor número de llamadas posibles.

¿Cuántas de esas llamadas concretan una venta? Por ejemplo, si hacen 20 llamadas en una hora, pero ninguna venta, deben cambiar su estrategia. Pero tampoco se trata de hacer solo dos llamadas en una hora, a pesar de que ambas llamadas terminen en venta. Tus vendedores necesitan mantener un equilibrio sano entre estos dos parámetros.

Las llamadas deben estar bajo un método o sistema, con objetivos definidos y claros, que tengas un protocolo para las mismas. Esto te ayudará a capacitar a tus nuevos vendedores en cómo deben ser las llamadas de venta. Si haces un trabajo previo al respecto te ayudará en un futuro para que se hagan en tiempo y en forma, con mejores resultados; en cambio si dejas que cada vendedor establezca un discurso y un ritmo, tus llamadas perderán método, serán vagas, no enfocadas y probablemente perderás tiempo y posibilidades de negocio.

6. El tiempo que tarda en cerrar una venta 

Este indicador va muy relacionado con el anterior. Un representante de ventas no es realmente productivo si tarda más del tiempo necesario en concretar una venta. Nunca es fácil establecer tiempos cuando hablamos de ventas, ya que los clientes son distintos y sus necesidades muy particulares; pero la experiencia, el seguimiento, el orden que lleves en esta área te servirán para conocer el ciclo de una venta.

Cuando tengas claros tus ciclos de venta sabrás cuándo un vendedor está atorado y cuándo por más que se haga una labor la venta no se dará, entonces podrás optimizar tiempos y acciones. 

Un estudio de Kurlan & Associates señala que hay un escaso porcentaje de vendedores que son en sí mismos unos cracks en ventas y un gran porcentaje que podrá mejorar sus resultados con formación. Por lo que la capacitación, planeación, seguimiento, orden y estrategia serán claves para que el cierre de venta se haga en el menor tiempo posible.

7. Satisfacción del cliente

¿Logran tus representantes de ventas enamorar, fidelizar y retener a los clientes? No importa si tus vendedores conocen todos tus productos a la perfección: si no logran generar satisfacción al cliente, tu área de ventas no es realmente productiva.

La satisfacción al cliente no debe ser exclusiva de las áreas de servicio, soporte o ventas, sino que debe ser el centro de todas las acciones de una organización. Solamente así lograrás embajadores de marca, ya que un cliente tendrá una experiencia única en todo lo que tiene que ver con tu empresa. 

Por lo tanto hay que establecer mecanismos que permiten conocer el grado de contento o satisfacción del cliente y estas métricas te ayudarán a saber cómo está la productividad de tu equipo. Las encuestas a clientes son un gran mecanismo para obtener indicadores como el  CSAT (Customer Satisfaction Score) y el NPS (Net Promoter Score)

8. Reclamaciones y quejas 

No importa si un representante es el mejor vendedor del área si tiene el mayor número de reclamos y quejas. Este medidor va muy de la mano con la satisfacción del cliente y tus representantes deben asegurarse de ser respetuosos siempre con los clientes.

Puedes agregar otros indicadores que te ayudarán a conocer y entender mejor el área de ventas de tu empresa. Igualmente puedes convertir muchos de estos indicadores a porcentajes para que hagas un análisis más preciso.

Así, la única manera de que tengas un equipo de ventas eficiente es midiendo el rendimiento para que fomentes la superación individual y en equipo. 

Si deseas recordar y tener a la mano los puntos que acabamos de discutir, aquí te los dejamos:

Indicadores de desempeño y medición de la productividad

1. HubSpot

El CRM de HubSpot trabaja de forma integral para dar orden y estrategia a las áreas de servicio, ventas y marketing. Todo lleva un orden y un control que te brinda gran visibilidad de los esfuerzos que estás realizando, los seguimientos y sus acciones. De esta forma, se generan diferentes métricas, data e indicadores con los que podrás saber cómo va el rumbo de tus equipos, con lo cual medirás el desempeño y la productividad de estos con cifras claras y contundentes. 

Con HubSpot puedes crear informes personalizados vinculando todos los datos de contactos, empresas y negocios del CRM con los datos de marketing, ventas y servicios. Podrás importar fácilmente los datos e integrar tus aplicaciones favoritas.

Se trata de un software gratuito, pero cuenta con diversos planes según la operación de tu empresa.

Hubspot, software para medir la productividad

2. Work Meter

EffiWork es un software de medición de productividad que ayuda a las empresas a gestionar proyectos y colaboradores, sobre todo si trabajan a distancia. De tal forma que puedas tener indicadores de cómo se comportan los equipos, su nivel de productividad y cómo están gestionando su tiempo en las distintas tareas para sacar adelante un proyecto. 

Puedes además comparar los resultados del teletrabajo con el trabajo en oficina y con los datos podrás analizar el tiempo invertido en tareas, así como el uso de las aplicaciones. Tiene una versión de prueba gratis y planes de pago con base en la operación de tu compañía.

Herramientas para medir la productividad de tus colaboradores: Work Meter

Imagen de Work Meter

3. Workflow Max

Con este software puedes gestionar distintos proyectos en la nube, actividades y equipos que tienen objetivos entorno en un proyecto específico. Lo puedes hacer desde cualquier lugar y concentrar acciones como cotización, programación, seguimiento del tiempo, facturación e informes. 

El costo de este programa va desde 45 USD por 3 usuarios al mes y realizan planes de pago específicos con base en lo que necesitan tus equipos de trabajo.

Workflow Max: software para medir el desempeño y productividad

Imagen de Workflow Max

4. Cyfe

Esta aplicación te permite generar paneles de control para supervisar y visualizar en tiempo real las acciones que están realizando tus equipos de trabajo. Es personalizable, automático y concentra diferentes datos que servirán para analizar el desempeño de tus colaboradores.

Además puedes agregar widgets y conectar datos desde todas las aplicaciones favoritas. Podrás descargar informes automáticos y verificar las métricas de los paneles. El precio va desde los 29 USD al mes.

Herramientas para medir indicadores de productividad: Cyfe

Imagen de Cyfe

5. Trello

 Aunque Trello es una plataforma para gestionar proyectos y equipos de trabajo, también es una buena alternativa para que puedas medir el rendimiento de tus colaboradores, al saber que están terminando los proyectos en tiempo y forma o detectar en qué se están atorando. 

Al utilizar una herramienta colaborativa y de organización como Trello puedes aumentar la productividad en tu trabajo. Este software va desde un plan gratuito hasta diferentes planes de pago. 

Trello, herramienta online sencilla para medir productividad

Imagen de Trello

6. Slack

Slack te ofrece un canal de comunicación directo entre tus colaboradores, de manera que puedes gestionar todas las actividades alrededor de un proyecto. Con base en este puedes verificar cómo va el rumbo de los flujos de trabajo y además utilizar el mismo canal para realizar una retroalimentación, seguimiento y comentarios que impulsen la productividad en tu organización.

Puedes compartir archivos y los mensajes relacionados juntos en canales y usar un canal para trabajar más rápido con tus clientes externos, proveedores y otras personas. La plataforma ofrece pruebas gratis y planes de pago con base en la operación de tu negocio. 

Herramientas para impulsar la productividad en tus equipos de trabajo: Slack

Imagen de Slack

7. Giitic

Con esta aplicación puedes medir, controlar y eliminar obstáculos en los flujos de trabajo de todos tus equipos. Giitic te permite monitorear los tiempos y actividades de tus colaboradores, de tal forma que obtendrás indicadores de su desempeño y sabrás cómo va la productividad de ellos en lo particular y dentro de sus áreas o equipos. 

La plataforma incluso utiliza rastreo GPS y rutas cuando lo requiere la actividad de tus vendedores. Puedes llevar el control de registro de tiempos y data contenida en la nube, donde registras clientes, prospectos, proveedores y demás perfiles. El CRM te permite entender y conocer a tus clientes de una forma general o detallada.

Aplicaciones para medir el desempeño de tus colaboradores: Giitic

Imagen de Giitic

8. Sesame

Sesame se enfoca en el desarrollo de ambientes de trabajo inteligentes o smart working. Por ejemplo, con su herramienta de control horario simplifica las actividades de tu negocio y te arroja indicadores de cómo se está invirtiendo el tiempo.

Cuando gestionas el tiempo de tus colaboradores puedes hallar áreas de mejora para ser más productivo. Con esta aplicación lo haces de forma más fácil, rápida e intuitiva. Además puedes gestionar el personal y optimizar los procesos que suponen más costo.

Sesame, herramienta para medir la productividad

Imagen de Sesame

9. Task Enter

Se trata de una red social corporativa que facilita la comunicación, integración y flujos de trabajo al gestionar proyectos y tiempos; el resultado son indicadores claros de desempeño y mayor productividad para tu negocio. Esta plataforma integra herramientas de medición, control, comunicación y manejo del tiempo para diferentes equipos de trabajo.

Por ejemplo, en el módulo de Gestión de Proyectos y Grupos puedes crear proyectos y grupos para asignar tareas a los colaboradores de tu compañía. El precio varía dependiendo de cuáles son las necesidades específicas de tus equipos de trabajo. 

Ejemplos de software para conocer el desempeño de tus colaboradores: Task Enter

Imagen de Task Enter

10. TrakStar

Con esta plataforma gestionas el rendimiento de tus equipos de trabajo, ya que puedes generar entornos de retroalimentación sobre el desempeño de los colaboradores ante un proyecto específico. Se trata de un software flexible, personalizable y versátil que se adapta a la operación de tu compañía. 

Puedes crear el proceso de revisión del desempeño ideal para tu organización, convirtiéndose en un instrumento de medición del progreso de las actividades y de la productividad general del negocio. Además te permite consultar informes detallados y comparativos de los resultados.

Herramientas para medir el rendimiento de equipos de trabajo: TrakStar

Imagen de TrakStar

Ahora que tienes todo lo que necesitas para medir la productividad en ventas, comienza a analizarla, mejora el rendimiento de tus vendedores e impulsa su crecimiento.

Como ser mas productivo

 Guía Productividad

Publicado originalmente el 11 de junio de 2021, actualizado el 12 de junio de 2021

Topics:

Productividad