Hoja de balance: guía básica para principiantes

Ya sea que te encuentres haciendo tu contabilidad con un software especializado o que hayas contratado un contador para que prepare tus declaraciones fiscales, seguramente te ha tocado ver una hoja de balance, la cual es una herramienta que permite analizar el estado financiero general de una empresa.

Pero ¿por qué es importante la hoja de balance? Porque es el documento que utilizan los empresarios, directivos e inversores para ver qué recursos les pertenecen y consultar sus deudas; además sirve para rastrear las ganancias y gastos. La hoja de balance brinda una fotografía del estado financiero de tu empresa en un momento específico.

En las siguientes líneas te comentaremos los detalles de la hoja de balance general y te mostraremos algunas plantillas para que puedas utilizarlas.

Dentro de la hoja de balance, la columna izquierda corresponde a los activos y la derecha a los pasivos. Cada uno de los objetos listados en las columnas se ordena con base en su liquidez; por ejemplo, el efectivo y productos en inventario se anotan antes de otros artículos como las propiedades o equipo.

La hoja de balance es una imagen panorámica del estado de tu empresa en un periodo contable, por lo general de tres o doce meses de duración. Los artículos contabilizados en la hoja reflejarán el número de activos y pasivos en el momento final de un periodo de contabilidad fijo.

Elementos de una hoja de balance

A grandes rasgos una hoja de balance se compone de tres apartados: la columna de activos, la columna de pasivos y los resultados del patrimonio de los accionistas o neto.

1. Activos

Los activos hacen referencia a los bienes, acciones o productos que tiene o ha ganado tu empresa. Incluyen tanto los activos circulantes como los no circulantes que siguen manteniendo un valor.

• Activos circulantes: efectivo y sus equivalentes; bonos de corto plazo, fondos del mercado monetario, gastos menores, cuentas por cobrar y el inventario de tus productos, por ejemplo.
• Activos no circulantes: propiedades, equipos o maquinaria, terreno, inversiones a largo plazo y activos intangibles como patentes, seguros o licencias.

2. Pasivos

Los pasivos, también conocidos como responsabilidades, se refieren a las deudas o reservas que tiene tu empresa, es decir, todo aquello que se tiene que pagar. En este caso, tanto los pasivos circulantes como los no circulantes se consideran en la sección de pasivos para hacer la hoja de balance general.

• Pasivos circulantes: cuentas por pagar, nóminas por pagar, sueldos de trabajadores externos por pagar, gastos por pagar, impuestos por pagar, cuota de arrendamiento, pagarés por pagar en el año actual y los vencimientos actuales de deudas a largo plazo.
• Pasivos no circulantes: pagarés a largo plazo (más de un año), pasivos diferidos de impuestos y deudas a largo plazo.

3. Patrimonio de los accionistas

El tercer apartado es el de los resultados, donde se obtiene el total de activos y el total de pasivos para restarse entre sí; de esta forma dan lugar al capital social y a las ganancias retenidas.

• Capital social: la cantidad de dinero que posee una compañía, el cual es aportado por sus propietarios y accionistas para propósitos de negocio.
• Ganancias retenidas: la cantidad de beneficios de una empresa que no se distribuyen entre los accionistas como dividendos. Los fondos se reinvierten en la empresa en vez de ser entregados como dividendos.

1. Considera qué elementos debes incluir

Para hacer una hoja de balance, es necesario que revises detalladamente cuáles son los conceptos financieros de activos y pasivos de tu empresa. Recuerda que los activos se refieren a lo que ya tienes y a los recursos que entran en tu negocio, mientras que los pasivos son las deudas y pagos por realizar.

2. Determina el periodo a reportar

Debido a que el objetivo principal de una hoja de balance general es reportar el estado de la empresa, tendrás que registrar información para realizar estas hojas de manera constante; lo más común es que hacerlo cada mes o trimestre. La frecuencia depende ; así como de las necesidades y tiempos de cada empresa.

En cada reporte deberás analizar los números de periodos anteriores ya que reflejarán cambios y avances que te permitirán generar estrategias y soluciones para tu empresa. El tiempo que pasa entre un reporte y otro es lo que se conoce como periodo de reporte.

Por ejemplo, si tu periodo de reporte es el primer trimestre del año (1 de enero al 31 de marzo), tu fecha de reporte será el 1 de abril del año.

3. Identifica los activos circulantes y no circulantes

Organiza tus activos en dos categorías: circulantes y no circulantes, y registra cada acción dentro de la categoría adecuada. Después, obtén el subtotal para ambas categorías y súmalas para conseguir el total.

4. Establece los pasivos

En este caso también te conviene anotar cada uno de los pasivos dentro de las categorías de circulantes y no circulantes. Calcula el subtotal para ambas categorías y súmalos, del mismo modo que lo hiciste con los activos, para obtener el total.

5. Calcula el capital recibido de los accionistas

Después de haber obtenido los totales de activos y pasivos, añade las cifras del capital compartido que recibes de tus inversores y las ganancias retenidas. Debes estimar si las siguientes categorías serán consideradas para obtener el capital compartido, capital contable o patrimonio, dependiendo de la situación del negocio:

• Acciones compartidas
• Acciones preferidas
• Acciones de tesorería

6. Compara la cantidad de activos, pasivos y acciones

En la hoja de balance, los activos suelen ser iguales que los pasivos más el capital de tus inversores. Es conveniente que tu hoja de balance incluya este cálculo para tener una perspectiva general de las finanzas de tu organización.

Ejemplo de hoja de balance

En una hoja de balance, como la que te presentamos a continuación, podrás ver los activos, pasivos y el capital de inversores reportados.

Imagen de Slideshare   

1. Establece la fecha y crea la columna de Activos

Una vez que hayas abierto tu programa de Excel empieza a editar las celdas para darles formato: coloca el título y la fecha del periodo que registrarás. Luego crea la columna para Activos, con los conceptos correspondientes. De forma opcional puedes agregar una columna de %, tanto para Activos como para Pasivos.

2. Añade las cifras de Activos y obtén el total

Coloca en cada columna los conceptos y las cifras que pertenecen al periodo que estás evaluando. Registra todo lo correspondiente a los apartados de Activos circulantes, Activos No Circulantes y Otros Activos; obtendrás el total de cada uno con la función de Autosuma o Suma. Después vas a sumar las tres categorías, como se aprecia en la imagen, para obtener el Total de Activos.

3. Edita la columna de Pasivos

Ahora es el momento de crear la columna de Pasivos, en este caso con dos apartados: Pasivos Circulantes y Pasivos No Circulantes. Añade los conceptos que se ajusten a tu empresa.

4. Agrega las cifras de Pasivos y extrae el total

De acuerdo con el periodo que estás registrando en la hoja de balance, coloca las cifras que corresponden a cada uno de los conceptos. Obtén el total de los dos apartados con la función de Autosuma o Suma. Luego suma ambos resultados para obtener el Total de Pasivos. 

5. Obtén el Capital contable

Finalmente, para obtener el Capital contable restamos como se aprecia en la imagen.

Capital contable = (total de activos - total de pasivos)

En el caso de este ejemplo, obtenemos $2,010,640 pesos, un número positivo, por lo tanto un balance positivo. 

4 plantillas de hoja de balance para Excel

Debajo te dejamos algunas plantillas que puedes utilizar para crear la hoja de balance de tu negocio.

• Corponet: esta plantilla de descarga gratuita está disponible en un solo clic. 
• Planilla Excel: obtén esta plantilla de uso sencillo.  
• Toggl: usa esta opción de descarga con diseño intuitivo y profesional (en inglés).
• Quickbooks: el famoso software de Intuit te ofrece una versión de descarga (en inglés).

La hoja de balance de tamaño común permite a los analistas examinar la situación de dos empresas del sector en términos porcentuales. Revisa las leyes y reglamentos de tu país para saber si este elemento es de carácter obligatorio, así como la forma en que están contempladas dentro de las Normas de información financiera o Principios de contabilidad generalmente aceptados.

Mira el ejemplo siguiente de una hoja de balance de tamaño común:

Imagen de Slideshare

Cómo hacer el análisis de la hoja de balance

La hoja de balance es un elemento clave para determinar si la empresa tiene la capacidad de generar ganancias. Esto se puede ver por medio de su liquidez, apalancamiento financiero y las tasas de retorno. Estos son algunos análisis que puedes hacer mediante una hoja de balance:  

¿Cuándo tienes un balance positivo?

Cuando los activos son mayores en cantidad que los pasivos, hay un balance positivo. Esto significa que el negocio puede cubrir todas las obligaciones financieras que tiene a corto plazo y es muy probable que se encuentre en una buena situación financiera en general.

Considera cuál es tu apalancamiento

El término «apalancamiento» se utiliza para describir cuánto del capital de una empresa proviene de préstamos. Una hoja de balance ayuda a determinar qué tan alto es el nivel de apalancamiento y, por lo tanto, si las finanzas de la empresa son sostenibles o requieren ajustes. También sirve como indicador para posibles inversores si la empresa es viable.

Calcula tus beneficios con la hoja de balance 

También puedes obtener el retorno del capital y el retorno de activos. Ambas fórmulas les dirán a los inversores si obtendrán un retorno en efectivo del dinero que invierten en la empresa.

Estado financiero entre periodos 

Puedes analizar el estado financiero de dos o más periodos contables. Puede haber variaciones notables entre dos meses consecutivos, por ejemplo, entre un periodo de ventas altas como Navidad y el mes siguiente. Por esa razón analizar las variaciones entre periodos ayuda a anticiparse a los periodos de bonanza y los periodos de escasez. Si hay un porcentaje significativo de disminución en los activos de una empresa durante varios periodos, probablemente haya problemas financieros y se tengan que crear nuevas estrategias comerciales y de negocios.

La hoja de balance es un documento que brinda un panorama general del estado financiero de tu negocio. Si tienes una empresa sólida, los inversores verán tu hoja de balance y decidirán si les gustaría invertir.