Six sigma: qué es, para qué sirve y ejemplos

Muchas empresas en el mundo utilizan la metodología Six Sigma para mejorar sus sistemas de producción y asegurar la calidad de sus productos y servicios. La razón es porque a través de este método se reducen al mínimo los errores. 

Entre los grandes beneficios que ofrece esta herramienta está la posibilidad de reducir considerablemente los costes al minimizar el número de unidades rechazadas, sobre todo cuando se fabrican en serie.

Precisamente, alcanzar la máxima eficiencia es el objetivo que persigue el método Six Sigma, del que hablaremos a continuación.

¿Para qué sirve el modelo Six Sigma? 

La meta del método Six Sigma es mejorar los procesos y procedimientos de la empresa para llegar a un nivel alto de rendimiento. Existen diferentes niveles de Sigma dependiendo de los defectos por millón de oportunidades (DPMO), es decir, el número de productos defectuosos por cada millón de unidades entregadas. 

1. Mejorar el grado de eficiencia 

El modelo Six Sigma cumple el objetivo de alcanzar un grado de eficiencia del 99,99966 %, lo que significa que tan solo 3,4 productos de cada millón de unidades fabricadas podrían llegar con los clientes de forma defectuosa, con una falla o fuera de los parámetros acordados.

2. Control de procesos

Six Sigma te permite tener controlados los procesos en todo momento, establecer variables medibles para analizar la operatividad de cada una de las áreas de tu empresa y definir nuevas estrategias para optimizar su eficiencia.

Con ello, no solo mejorarán las operaciones, sino que crearás una identidad empresarial en la que la búsqueda de la calidad total y la excelencia serán tus pilares.

3. Mejorar la productividad

Su puesta en marcha desencadena una mejora en la productividad y en la rentabilidad de los productos gracias a la optimización de los procesos, lo cual garantiza una mayor amortización de las inversiones.

Es una metodología que involucra a todos los profesionales de la empresa y a todas sus áreas. Por ello la mejora de los procesos debe realizarse de forma conjunta, así el funcionamiento posterior será homogéneo y tendrá mayor eficacia.

7 factores a tener en cuenta al implementar un modelo Six Sigma

El acierto o el fracaso al introducir la metodología Six Sigma en las empresas depende de muchos factores. Las condiciones ideales para aplicar este modelo consisten en el conocimiento del modelo, la relación con la estrategia empresarial y con el cliente final. Para que tengas mayores resultados, considera lo siguiente:

1. Estructura organizacional: es primordial contar con una cultura empresarial en la que sea posible la implementación de conocimientos de gestión de proyectos y capacitación de los participantes en la metodología Six Sigma. Esto último incluye no solo al personal, sino también a la relación con proveedores.
2. Alineación con las necesidades del negocio: al plantear un nuevo proyecto este debe ser acorde a las necesidades del negocio, misión, visión y objetivos de la empresa. Además se debe trabajar en una estructura y secuencia detallada de las actividades, fases y resultados esperados.
3. Clasificación de ideas de mejora: ejecutar un programa Six Sigma debe ser un proceso formal. Por eso las ideas sobre aquello que se mejorará deberán clasificarse y convertirse en parámetros claros que representen los requerimientos del cliente.
4. Liderazgo proactivo: un liderazgo fuerte y el apoyo a la gestión constituyen la piedra angular para el éxito de esta metodología: debes capacitar, motivar y recompensar a los equipos que participen.
5. Capacitación: recuerda que la empresa que invierte en formación tiene más posibilidades de triunfar, en oposición a aquellas que no lo hacen. Deberás tener en cuenta un programa de capacitación y entrenamiento para los miembros del equipo y colaboradores en temas clave para el desenvolvimiento del proyecto y, sobre todo, respetar los lineamientos para que se tome en serio la metodología.
6. Entorno colaborativo: el objetivo debe ser transformar a las personas en tus activos de conocimiento en las áreas de análisis de causa raíz, la resolución de problemas innovadores y mejoras en los procesos, para que puedan aportar valor a la organización.
7. Conocimiento de las expectativas de los clientes: las empresas que están enfocadas en esta metodología conocen las expectativas de sus clientes respecto a sus productos y servicios. Esto les permite cumplir sin problemas sus promesas. Estas expectativas se dividen en tres categorías: de rendimiento (objetivas y medibles), de percepción (subjetivas y difíciles de medir) y de resultado.

1. Define objetivos

En esta primera fase debes definir los objetivos del proyecto, los miembros de los equipos de trabajo y las condiciones del problema. Toma en consideración los recursos necesarios para dar solución a cada problema. Es decir, cuáles son los posibles proyectos Six Sigma, a qué áreas afectan, qué procesos pueden mejorarse y quién podría encargarse de cada uno.

2. Evalúa el proceso a mejorar

Existen dos objetivos principales en esta fase: recabar datos que permitan cuantificar el problema e identificar las causas reales de este. Lo que busques mejorar debe ser medible, de otra forma no puedes generar acciones y no tendrás parámetros para comparar. Por eso esta fase de la metodología se centra en las variables que afectan a los procesos: clientes, características del producto y otros elementos relevantes.

3. Analiza la información 

Es necesario hacer un análisis de la información sobre los resultados actuales e históricos. A partir de esto puedes descubrir la causa raíz del problema a enfrentar, así como establecer relaciones causa-efecto. Estudia los datos y cifras relativos a los procesos que quieres optimizar.

4. Crea soluciones 

A partir de tu análisis de las relaciones causa-efecto realiza predicciones. Estas te conducirán a la generación de soluciones para la optimización de los procesos con base en los resultados y las relaciones de causa-efecto extraídas. En este último punto, el equipo encargado del Six Sigma debe entregar la documentación que acredite las tareas llevadas a cabo y procurar las herramientas necesarias para que se mantenga el nivel de eficiencia alcanzado si se producen cambios en el futuro.

5. Haz un seguimiento

Todas las acciones que lleves a cabo a partir de los puntos anteriores requieren un seguimiento para verificar su cumplimiento. Además, tras validar el funcionamiento de las soluciones, es conveniente proceder a la implementación de controles que aseguren la continuidad de estos cambios.

5 herramientas que te ayudarán en la aplicación de Six Sigma

Una vez que tienes claro el proceso que debes realizar para implementar esta estrategia, puedes utilizar varias herramientas que te permitirán agilizar y mejorar los resultados.

1. Diagrama de Pareto 

Imagen de Wikipedia

El diagrama de Pareto es una técnica con la que puedes clasificar de forma gráfica la información relevante en tu empresa. Su objetivo es reconocer los problemas más importantes en lo que deberías enfocarte y dar solución.

2. Diagrama de flujo 

Imagen de HubSpot

Un diagrama de flujo describe un proceso, sistema o algoritmo informático para documentar, mejorar y comunicar procesos complejos. Es uno de los diagramas más comunes y todos sus elementos, formas y conectores establecen el flujo y la secuencia; de esta manera es más fácil seguir y detectar lo que puede estar saliendo mal.  

Actualmente existen diversos software para gestión de workflows que puedes implementar en caso de que este tipo de diagrama sea el más adecuado para solucionar los problemas de tu negocio. O, si lo prefieres, puedes descargar gratuitamente esta plantilla para crear tu diagrama de flujo de procesos.

3. Diagrama de dispersión 

Imagen de HubSpot

Un diagrama de dispersión tiene el objetivo de controlar y mejorar el proceso de una empresa. Con su implementación es posible ver cómo se relacionan algunas variables y características de calidad, y ver si su comportamiento es interdependiente. Este tipo de diagrama se utiliza sobre todo para realizar un análisis de datos bivariados a fin de mostrar si hay una relación variable.

4. Diagrama Ishikawa

Imagen de HubSpot

El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama causal o de espina de pescado, es una gran herramienta de visualización para clasificar posibles causas de un problema e identificar la raíz. Este tipo de diagrama es muy útil para las lluvias de ideas en las que no se cuenta con muchos datos para analizar alguna situación. ¿Te interesa crear uno? Puedes utilizar nuestras plantillas gratuitas de diagrama de Ishikawa.

5. Listas de verificación

Imagen de SlideShare

Una lista de verificación se utiliza para registrar todas aquellas tareas repetitivas y tener una información ordenada y sistemática de actividades, productos o verificaciones de rutina. Son muy útiles al momento de examinar o analizar la ubicación de problemas, verificar causas de defectos y recolectar datos para análisis futuros.

3 ejemplos de Six Sigma 

Para que te quede más clara su aplicación, hemos formulado situaciones ficticias que te ayudarán a comprender cómo usar Six Sigma a favor en tu empresa. 

1. Defectos más frecuentes en una producción 

El Six Sigma representa un gran apoyo para clasificar los defectos que suelen ocurrir en tus productos y así dar una pronta solución. Por ejemplo, si una productora de accesorios quiere conocer los defectos más frecuentes en su línea de producción puede comenzar por categorizar la información: 

Lo siguiente sería registrar el número de productos que presentan estos defectos. Esto puede incluirse de forma numérica o porcentual. Es decir, indicando únicamente en cuántos accesorios tienen defectos o el porcentaje de accesorios con los defectos listados. 

El registro y el gráfico evidencian los tipos de errores o defectos de la producción. Esto permite analizar causas y costos para tener una mejor efectividad al momento de plantear soluciones. Así puedes concentrarte únicamente en los defectos más relevantes y obtener una mejora. 

2. Mejorar tiempo de respuesta a solicitudes o reclamos de los clientes

El método Six Sigma es muy útil para mejorar la forma en que tus empleados atienden las solicitudes o reclamos de los clientes. Si ya has identificado una serie de quejas por parte de varios usuarios sobre este asunto, entonces es tiempo de poner manos a la obra. 

Lo más recomendable es realizar un mapeo de procesos y registrar el número de quejas que los clientes han interpuesto por la tardanza en tu atención al cliente y ver cuál es el tiempo promedio que estás tardando en resolverlas. 

Una vez que cuentes con esta información, puedes tener una idea más precisa de lo que puede afectar el tiempo de respuesta de tus empleados. A partir de este momento puedes implementar acciones que resuelvan este problema. 

Por ejemplo, podría ser que la tardanza se deba a que tus empleados dedican mucho tiempo haciendo el registro manual de las solicitudes de los clientes. Si empleas en tu empresa alguna herramienta de automatización, los tiempos de atención se verían muy beneficiados. 

3. Lentitud en procesos de autorización de órdenes de compra

Pensemos que una empresa experimenta cierta lentitud en los procesos de autorización de órdenes de compra. Este problema trae como consecuencia retrasos en la producción y los tiempos de entrega al cliente final. Además, generan costos adicionales, pues los empleados deben trabajar horas extra para cumplir con las entregas.

Por lo tanto, el Six Sigma pretenderá disminuir el tiempo para autorizar las órdenes de compra. Para ello, lo primero es definir el tiempo promedio actual. El tiempo de ciclo de aprobación de órdenes de compra tiene una media de 20 días. El objetivo de la empresa es pasar de 20 a 10 días promedio.

Como parte de la solución, la empresa implementó algunas herramientas como un diagrama de flujo para detallar el proceso de autorización. Este análisis permitió constatar que el proceso de autorización consiste en varias rutinas burocráticas y mucho tiempo de espera. Entre ellas se encontraban las de seleccionar proveedores, pedir cotizaciones a cada uno, negociar los costos y gestionar la autorización.

El problema radica en que el proceso de autorización dependía de varios grupos y no de una persona específica. Además, había mucho tiempo de espera para recolectar todas las firmas necesarias.

La solución más viable fue un rediseño del proceso de actividades y su secuencia. El primer punto a mejorar era prescindir de algunas firmas de autorización que no se consideraban realmente necesarias, lo que disminuyó considerablemente el tiempo de espera.

Los resultados pueden verse a tan solo 10 días de haberse implementado el rediseño y se alcanzó el objetivo establecido. Lo más importante fue lograr una gestión del cambio organizacional correcta y fluida, con la que todos pudieran sentirse a gusto y satisfechos. 

Es un imperativo para las empresas ser competitivas y permanecer en un mercado cambiante, así como implementar metodologías y herramientas con la finalidad de mejorar sus procesos, reducir sus costes y mejorar la calidad en los productos o servicios ofrecidos. Por esa razón es muy útil identificar con claridad las prioridades y acciones que se deben llevar a cabo para administrar y garantizar los mejores resultados.