Guía sobre PowerPoint: qué es, características y preguntas frecuentes

Escrito por: Diego Santos

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Transmitir información a través de elementos multimedia puede ser una pieza clave para la comunicación de cualquier negocio. Gracias a la era digital, es posible crear elementos visuales para transmitir e ilustrar de manera más efectiva los mensajes. 

Afortunadamente hacer una presentación en PowerPoint es muy sencillo. En esta guía te diremos cuáles son sus características y los usos que le puedes dar a esta herramienta para realizar tus presentaciones cuanto antes.

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    Ya sea en el mundo empresarial, educativo o personal, PowerPoint es una herramienta accesible, versátil y de fácil manejo que te ayuda a crear materiales que sirven de apoyo visual en la comunicación de diversos mensajes.

    ¿Qué es una diapositiva en PowerPoint?

    Una diapositiva en PowerPoint es cada una de las hojas digitales que forman una presentación en los que se pueden agregar texto, imágenes, fotografías, videos, gráficos, gifs animados.

    Para editar las diapositivas en PowerPoint basta con dar clic sobre ella y añadir todos los elementos necesarios para darles formato, ya sea que quieras que la diapositiva sirva como portada, índice, hoja de contenido o conclusiones. 

    Para qué sirve PowerPoint y cuáles son sus ventajas

    Además, es una herramienta que permite crear presentaciones según diferentes necesidades, por ello no se requieren conocimientos avanzados de informática o diseño. 

    1. Temas

    Esta característica de PowerPoint es una de las más sobresalientes, ya que permite a los usuarios crear diferentes diapositivas visualmente más llamativas. Estos temas son plantillas previamente diseñadas que pueden ser utilizadas de forma fácil y gratuita para hacer presentaciones creativas.

    Cada tema contiene un grupo de diapositivas con un diseño preestablecido, fuentes de texto, colores y estilos que pueden ser modificados fácilmente por el usuario. De hecho, puedes personalizar alguna de las opciones predeterminadas (o empezar de cero) y crear una plantilla exclusiva para tu empresa. Así será más fácil que todos tus colaboradores mantengan un mismo estilo cuando creen sus propias presentaciones.

    2. Manejo multimedia

    PowerPoint es una herramienta que permite utilizar diferentes recursos multimedia para hacer que las presentaciones sean más eficaces. Dentro de su biblioteca multimedia se pueden encontrar imágenes, videos, formas y sonidos que facilitan la comprensión de la información. Estas herramientas incluso insertar elementos vitales para tu empresa como una marca de agua.

    3. Animaciones

    Para crear una presentación más dinámica e interesante para tu audiencia puedes crear un movimiento para cada objeto como los títulos y los cuadros de texto.

    4. Transiciones

    Otra de las características fundamentales de PowerPoint es que permite generar transiciones entre cada diapositiva. Tiene disponibles diferentes efectos que ayudan a pasar de una diapositiva a otra de forma ágil y entretenida. 

    5. Uso de diagramas

    PowerPoint también permite el uso de una amplia variedad de diagramas profesionales, que incluyen imágenes y texto o una combinación de ambos. Esto agrega variedad a cada presentación. 

    6. Dibujo

    PowerPoint tiene una herramienta de dibujo que sirve para añadir trazos libres a la presentación. Esto permite al usuario resaltar la información y agregar un estilo visual único, que le facilitará enfatizar elementos y crear infografías, histogramas y otro tipo de imágenes. 

    Nueva diapositiva

    Es la función básica de PowerPoint, que se encuentra en la pestaña de «Inicio». Sirve para crear una diapositiva en blanco, donde puedes agregar diversos elementos, principalmente texto. Este lo puedes editar al elegir tipo de fuente, tamaño, color de fuente, negritas, sombreado de letras, cursiva, alineación de texto, espaciado y más. 

    Insertar

    El programa cuenta con una pestaña dedicada a esta función. Gracias a ella puedes insertar imágenes, formas geométricas, iconos, gráficos, diagramas, organigramas, cuadros de texto, pie de página, comentarios, video en línea, entre otros. Puedes elegirlos del archivo del software o cargarlos desde tu ordenador.

    Pestañas complementarias

    Cada una de las pestañas complementarias de PowerPoint contiene diferentes funciones. Veamos cuáles son: 

    • «Dibujo». Pone a tu alcance diferentes tipos de lápices para que hagas trazos con el mouse, así como un borrador para eliminarlos.
    • «Diseño». Está dedicada a editar el tema que elijas para la presentación; puedes personalizar el fondo y tamaño.
    • «Transiciones». Te presenta los efectos disponibles para cambiar de una diapositiva a otra; se dividen en tres grupos: sutil, llamativo y contenido dinámico. Además, tienes la opción de establecer la duración de las transiciones. 
    • «Animaciones». Se dividen en entrada, énfasis, salida y trayectorias de la animación. Con estas funciones puedes darle movimiento a cualquier objeto, especialmente imágenes.

    Presentación de diapositivas

    Una vez que hayas terminado tu edición, la función te permite mostrar cada diapositiva de tu presentación en pantalla completa. Esta vista permite centrarse en la información de cada hoja y cambiarla con el botón de flecha. La encuentras en la pestaña con el mismo nombre y puedes activarla «Desde el principio» o «Desde la diapositiva actual».

    Usos de PowerPoint

    Existen diferentes usos efectivos que se le pueden dar a la herramienta de PowerPoint. A continuación señalamos algunos de ellos. 

    1. Capacitación

    PowerPoint es una herramienta que puede ser muy eficaz en un contexto educativo: permite crear tutoriales con información útil para enseñar un tema nuevo o datos relevantes para estudiantes. También puedes crear infografías y hacer mapas mentales de una manera simple y rápida.

    2. Portafolio digital

    Con la ayuda de la herramienta de PowerPoint también es posible generar un portafolio digital que reúna información sobre el trabajo de artistas visuales, diseñadores, arquitectos, fotógrafos, caricaturistas, ilustradores a través de imágenes y gráficos.  

    3. Promoción y publicidad

    La herramienta de PowerPoint permite crear presentaciones para promoción y publicidad de catálogos o servicios. También sirve para exponer los puntos más relevantes de una campaña de marketing, donde se muestren la marca y los objetivos comerciales que se han planteado.

    4. Presentación de resultados

    Comunicar los resultados de un estudio o las métricas de tu empresa puede ser más eficaz mediante una presentación en PowerPoint, ya que esta herramienta permite ilustrar con gráficos e imágenes las cifras, líneas del tiempo, gráficas y otros resultados.

    Ventajas y desventajas de PowerPoint

    Aunque se considera que PowerPoint es una herramienta sumamente accesible hay quienes opinan que las presentaciones distraen la atención de la audiencia. Tanto así, que en Suiza se creó el Anti PowerPoint Party, un movimiento internacional contra el uso de PowerPoint.

    Si aún no estás seguro sobre si PowerPoint es la herramienta adecuada para ti, a continuación te mencionamos sus pros y contras para que lo descubras.

    Ventajas

    Es fácil de usar

    Esta herramienta permite a los usuarios crear diseños coloridos y atractivos de forma fácil, gracias a los diferentes elementos predeterminados en los temas estándar. También pueden agregar o modificarlos de una forma sencilla.

    Permite crear presentaciones atractivas

    Con las herramientas de animación y transición de este software puedes hacer presentaciones atractivas, con las que podrás atrapar la atención de tus audiencias de manera más eficaz. Incluso puedes considerar añadir música a tu presentación con alguna de las opciones libres de derechos que hay en internet.

    Brinda viñetas simples

    Los temas previamente diseñados de esta herramienta contienen viñetas simples que te permitirán resumir información e indicar los puntos principales. 

    Ofrece una disposición sencilla de la información

    PowerPoint permite modificar el orden de las diapositivas de manera sencilla, con un simple movimiento de arrastrar y soltar. 

    Es fácil de presentar

    Las presentaciones de PowerPoint son fáciles de exponer a través de un solo botón, ubicado en la parte inferior de las diapositivas o pulsando la tecla F5.

    Desventajas

    Sus archivos son vulnerables

    Las presentaciones en PowerPoint pueden guardarse y enviarse fácilmente, pero también puede ocurrir que el archivo se dañe a causa de un virus y se pierda la información. 

    Sus presentaciones se desarrollan en una narrativa lineal

    Al tratarse de presentaciones tradicionales, cuyo formato es lineal, puede ser tedioso para la audiencia, sobre todo cuando se pretende dar a conocer mucha información. 

    No ofrece mucha compatibilidad

    Las actualizaciones de PowerPoint pueden hacer que no sea posible abrir versiones anteriores de las presentaciones, por lo que hay que asegurarse de guardar los archivos en formato .ppt.

    Brinda un exceso de opciones para personalizar

    PowerPoint ofrece un gran abanico de opciones para agregar a las presentaciones. Esto puede representar una desventaja cuando se utilizan en exceso, ya que las diapositivas con muchos elementos pueden resultar abrumadoras para la audiencia y restar valor a la información importante.

    Pasos básicos para hacer una presentación de PowerPoint

    Primero es necesario que consideres cada diapositiva como un lienzo en blanco en el que vas a dibujar con tu creatividad. Recuerda que menos es más: debes equilibrar los elementos que integres en cada diapositiva para no saturar de información a la audiencia y se pierda el sentido de tu narrativa. A continuación te decimos los pasos básicos para hacer una presentación de PowerPoint efectiva:

    1. Elige un tema

    Al abrir PowerPoint verás algunos temas previamente diseñados que puedes elegir para comenzar tu presentación. Estos temas ya contienen colores, fuentes y formas que te servirán de guía para agregar tu información. Elige el que más se adapte al estilo de tu empresa y da clic en el botón «Crear» en la parte inferior derecha. 

    Cómo hacer una presentación de PowerPoint: elige un tema

    2. Agrega diapositivas nuevas

    Es momento de incorporar la información. Para ello vas a necesitar añadir más diapositivas: ve al menú de opciones y haz clic en «Nueva diapositiva». Se van a desplegar las opciones que tienes en cuanto al diseño de la diapositiva que necesitas; por ejemplo, puedes agregar una que tenga solo un título o dos objetos. Escoge la que se adapte a tu información. 

    Cómo hacer una presentación de PowerPoint: inserta diapositivas nuevas Cómo hacer una presentación de PowerPoint: Elige el tipo de diapositiva que necesitas

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    3. Guarda la presentación

    Es un paso muy importante que debes hacer antes de comenzar a trabajar en tu presentación; así se guardarán los cambios que vayas realizando en cada diapositiva y no perderás tu información. Ve a «Archivo» luego haz clic en «Guardar como»; escribe el nombre de tu presentación y elige el formato en el que quieres guardarla. Te recomendamos que sea .ppt para que tenga compatibilidad con más versiones.

    Cómo hacer una presentación de PowerPoint: guarda la presentación

    Selecciona dónde vas a guardar la presentación, asigna un nombre y luego haz clic en «Guardar». Recuerda elegir el formato .ppt para garantizar una mayor compatibilidad de tu presentación.

    Cómo hacer una presentación de PowerPoint: selecciona «Guardar»

    4. Añade información

    Haz clic en cada recuadro para agregar texto u otros elementos como gráficos, imágenes o videos. Como puedes ver, tienes muchas opciones. Procura que cada diapositiva no esté sobrecargada, para no saturar a la audiencia. 

    Cómo hacer una presentación de PowerPoint: añade información

    5. Expón la presentación

    Una vez que hayas terminado de agregar toda tu información, la presentación está lista para ser expuesta. Existen varias opciones, la primera es ir al menú principal y hacer clic en «Presentación con diapositivas» y luego «Reproducir desde el principio».

    Cómo hacer una presentación de PowerPoint: inicia tu presentación

    También puedes ir a la parte inferior derecha y hacer clic en el comando que señalamos en la imagen: «Reproducir presentación».

    Cómo hacer una presentación de PowerPoint: cómo presentar

    6. Sal de la presentación de diapositivas

    Una vez que hayas terminado de exponer, puedes salir de la presentación presionando la tecla «Esc». 

    Preguntas frecuentes acerca de PowerPoint

    A continuación respondemos algunas preguntas frecuentes de uso para esta plataforma.

    ¿Cómo insertar GIF en PowerPoint

    1. Selecciona la pestaña de «Insertar» en el menú de opciones.

    2. Haz clic en «Imágenes».

    Preguntas frecuentes de PowerPoint: cómo insertar un archivo GIF en PowerPoint

    3. Elige «Imágenes desde archivo».

    4. Selecciona el GIF previamente guardado en tus archivos.

    Cómo insertar un archivo GIF en PowerPoint: selecciona «Imagen en archivo»

    ¿Cómo cambiar el tamaño de la diapositiva en PowerPoint?

    1. Selecciona la pestaña de «Diseño» en el Menú de opciones.

    2. Haz clic en «Tamaño de diapositiva».

    Preguntas frecuentes de PowerPoint: cómo cambiar el tamaño de diapositiva

    3. Da clic en «Configuración de página».

    Cómo cambiar el tamaño de diapositiva: selecciona «Configuración de página»

    4. Elige el tamaño de diapositiva de tu preferencia.

    Cómo cambiar el tamaño de diapositiva: elige el tamaño nuevo

    ¿Cómo agregar videos a PowerPoint

    1. Selecciona la pestaña de «Insertar» en el menú de opciones.

    2. Haz clic en «Video».

    Preguntas frecuentes de PowerPoint: cómo agregar videos a PowerPoint

    3. Elige «Película en línea».

    Cómo agregar videos a PowerPoint: selecciona «Película en línea»

    4. Escribe la dirección U

    Cómo agregar videos a PowerPoint: escribe la URL del video

    RL del video en línea y da clic en «Insertar».

    ¿Cómo pasar un documento PowerPoint a Word?

    Para convertir los archivos de formato PowerPoint a Word puedes utilizar Convertio. Es un sitio web gratuito que reúne archivos de diferentes formatos. 

    1. Entra al sitio web de Convertio.

    2. Selecciona la presentación que quieres convertir.

    Preguntas frecuentes de PowerPoint: cómo pasar una presentación a Word

    3. Elige el formato de salida, en este caso .doc.

    Cómo pasar una presentación a Word: elige el formato .doc

    4. Haz clic en convertir.

    Cómo pasar una presentación a Word: haz clic en convertir

    Luego de unos segundos, tu archivo estará listo en formato .doc para descargar. 

    Cómo pasar una presentación a Word: descarga tu archivo convertido

    ¿Cómo guardar un PowerPoint en PDF?

    1. Ve a «Archivo» y selecciona «Exportar».

    Preguntas frecuentes de PowerPoint: cómo guardar un PowerPoint en PDF

    2. En «Formato de archivo» da clic en «PDF». 

    3. Haz clic en «Exportar».

    Cómo guardar una presentación de PowerPoint en PDF: elige el formato y haz clic en «Exportar»

    ¿Cómo convertir Keynote a PowerPoint

    1. En Keynote, ve a «Archivo» y selecciona «Exportar a».

    2. Haz clic en «PowerPoint». 

    Preguntas frecuentes de PowerPoint: cómo convertir Keynote a PowerPoint

    Ahora que tienes toda esta información sobre los usos de PowerPoint y sus características podrás hacer presentaciones increíbles. Te recomendamos inspirarte con las mejores presentacionesvideos en PowerPoint: así aprovecharás al máximo esta herramienta. 

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