Cuando los vendedores trabajan únicamente fuera de una oficina, asistir a una reunión o dar una demostración del producto significaba conocer físicamente a los posibles clientes. Antes de salir, los vendedores se aseguraban de tener todo lo necesario: el contrato, los folletos e ¡incluso su bolígrafo de la suerte!

El aumento reciente en las ventas gestionadas desde casa significa que cada vez se realizan más reuniones a través de conferencias virtuales. Claro está que un contrato impreso no ayudará durante una presentación online (y tampoco tu bolígrafo de la suerte).

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A continuación, te presentamos una lista de verificación previa a una conferencia virtual, completamente actualizada para esta era de la pantalla compartida y de las conferencias virtuales.

 

 

1. Selecciona la herramienta que utilizarás para la conferencia virtual

La mayoría de las empresas con una fuerza de ventas interna cuentan con una plataforma de reunión en línea o conferencia virtual, como WebEx, GoToMeeting o join.me. Cuando establezcas una cita con un cliente potencial o un cliente, asegúrate de hablar sobre qué software van a utilizar para realizar esa conferencia virtual.

Ten en cuenta que no necesariamente debes usar la plataforma favorita de tu empresa. Tal vez tu cliente tenga problemas para acceder a cierta herramienta o quizá su departamento de TI tenga que aprobar la descarga necesaria para unirse a la reunión. Asegúrate de que puedan usar el enlace que les envías con anticipación. Si no es así, ten a la mano un plan B, como una sesión de conversación vía Skype o Google Hangouts.

Además, pregunta si les gustaría que grabaras la reunión y anota todo lo que sea necesario.

2. Determina si hablarás por teléfono o alguna otra señal de voz incorporada

Si el cliente potencial prefiere marcarte por teléfono, entonces configura un número de línea para la conferencia y guarda el código de acceso para que puedan conectarse contigo de forma directa e inmediata. Si tu empresa no tiene un software de conferencia telefónica, entonces puedes configurar una cuenta gratuita en FreeConferenceCall.

3. Pregúntale a tu cliente qué dispositivo utilizará para unirse a la reunión

Si planean usar un teléfono inteligente o una tablet, recuérdales que descarguen la aplicación de conferencia virtual adecuada antes de la presentación.

4. Configura la invitación a la reunión

El proceso específico para configurar una reunión puede variar dependiendo de la herramienta de conferencia virtual que uses. Pero hay algunos puntos en común que debes tener en cuenta:

  • Elige la opción de reunión que permita que ambas partes hablen. Por ejemplo, GoToMeeting presenta una opción «GoToWebinar» que posibilita que se unan hasta 100 participantes, pero tener en mente que estos se silencian automáticamente y tal vez no es lo que estás buscando.
  • Usa un título preciso para nombrar cada reunión. Incluye tu nombre y el propósito de la llamada.
  • Ingresa la fecha y hora correctas. Ten en cuenta las zonas horarias de los participantes. 
  • Selecciona la opción de audio correcta, la línea de conferencia y las capacidades del audio incorporadas.
  • Configura tu usuario como anfitrión. Esto te permitirá compartir tu pantalla y editar la información de la reunión, si es necesario.

5. Envía la invitación a tus clientes por correo electrónico

Una vez que se crea la reunión, el sistema mostrará el enlace del asistente, el código de la conferencia y la información de la llamada. Envía toda esta información a tu cliente potencial o cliente.

Si la herramienta no genera automáticamente instrucciones para unirse a la reunión (la mayoría lo hace), entonces escribe una o dos oraciones diciéndoles a los asistentes cómo encontrarse virtualmente contigo cuando llegue el momento. Titula el correo electrónico con el tema de la reunión, la fecha, la hora y tu nombre para que el cliente potencial pueda encontrarlo fácilmente si es necesario.

6. Crea una invitación en el calendario

Además de enviar por correo electrónico los enlaces y códigos de la reunión virtual, también te recomendamos crear una invitación de calendario con la misma información. De esta manera, tus asistentes no tendrán que buscar en su bandeja de entrada para encontrar el enlace y estos aparecerán automáticamente en su sistema de recordatorio cuando sea el momento de unirse.

Algunas aplicaciones de conferencia virtual te permiten crear una invitación de calendario al mismo tiempo que realizas una reunión. Por lo tanto, examina las capacidades de tu software para ver si es una opción para ti. 

7. Únete temprano a la reunión

Como organizador, debes llegar a la conferencia virtual a tiempo para asegurarte de que todo funcione correctamente. Las dificultades técnicas pueden molestar a los asistentes que se han tomado tiempo de su día para reunirse contigo.

Si usas el audio incorporado de tu computadora, te recomendamos utilizar auriculares; de lo contrario, asegúrate de que hables al micrófono para que puedan escucharte. La mayoría de las herramientas muestran los niveles de voz para dar una indicación visual del audio. Ajusta esos niveles si es necesario y verifica que estés en la lista como el anfitrión para que puedas compartir tu pantalla si es necesario.

8. Prepara tu computadora para compartir pantalla

Si tienes un video, una presentación de PowerPoint o algún otro apoyo visual que planeas usar durante la presentación, entonces ábrela, maximízala y céntrala en tu pantalla. Cierra todas las demás pestañas o ventanas que puedan distraer a tu asistente, como tus fotos personales en Facebook o los resultados de tus búsquedas recientes de Google. Escanea tu pantalla y piensa cómo la vería alguien más para limpiarla a nivel visual.

9. Da la bienvenida a los asistentes a través de la función del chat

Si tu plataforma de conferencia web tiene un chat y hay más de un asistente en la llamada, entonces escribe un breve mensaje de bienvenida en el cuadro de chat. Informa a los invitados que pueden escribir una pregunta si no se sienten cómodos interrumpiéndote durante la presentación.

10. Una vez que todos los asistentes se hayan unido, comparte tu pantalla

Antes de iniciar una reunión, solicita a todos que verifiquen que pueden ver tu pantalla y escucharte claramente.

11. Presiona el botón de grabación si es necesario

Si tu cliente te pidió que grabaras la reunión, asegúrate de hacer clic en el botón de grabación antes de comenzar. Luego envía la presentación por correo electrónico a todos los asistentes.

12. Si algo sale mal, no te asustes

Sin importar el tiempo y esfuerzo que hayas dedicado a la preparación de una reunión, existe la posibilidad de que algo salga mal o que tu computadora o la de los otros asistentes se congele justo en ese momento. También puede pasar que el audio deje de funcionar o que un ruido externo interrumpa.

Lo mejor que puedes si se presenta esta situación es mantener la calma. Todos hemos enfrentado un error tecnológico en algún momento. Puedes bromear un poco para romper la tensión y retomar la conversación lo más pronto posible. Si no consigues solucionar el problema, solicita a los asistentes que reprogramen la conferencia virtual para no perder más tiempo. Luego, resuelve el problema tú mismo o con tu departamento de TI fuera de línea e intenta asegurarte de que no vuelva a suceder. 

 

Estos son los detalles que te recomendamos revisar. ¡Comienza tu conferencia virtual con confianza y prepárate para cerrar tratos sin salir de casa!

 

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Publicado originalmente en abril 1 2020, actualizado mayo 22 2020

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